Automatisierung in der Gastronomie: Herausforderungen und Chancen für Hoteliers

Was ist Automatisierung?

Digitalisierung und Automatisierung

Wenn wir vor einem Automaten stehen, ist uns allen klar: Hier wurde ein Prozess automatisiert. Manche verbinden mit der Zukunft der Automatisierungen allerdings vor allem Szenarien, die aus einem Science-Fiction-Film stammen könnten. Grundsätzlich bedeutet Automatisierung aber erst einmal nur, dass manuelle Arbeitsschritte durch moderne Technologien optimiert werden. Wie groß die Bandbreite von Automatisierung ist, was das alles umfassen kann, ist vielen gar nicht bewusst. Das kann aber von einem alltäglichen Fahrkartenkauf bis zu Robotern reichen.

Automatisierung in der Gastronomie

In der Gastronomie hat sich in den letzten Jahren eine Automatisierung an verschiedenen Stellen entwickelt, die grundlegende Veränderungen in der Arbeitsweise bewirkt. Nicht zuletzt durch die Pandemie mussten schnell neue Konzepte gefunden werden, die weniger Begegnungen notwendig machen. Auch zukünftig wird es ein Thema werden, die Branche kämpft mit Personalengpässen und finanziellen Belastungen durch Inflation und Energiekrise und nicht zuletzt einem starken Wettbewerb. Gerade die Gastronomie bietet viele sich wiederholende Abläufe, die sich für eine Automatisierung eignen – angefangen von den Bestellprozessen bis hin zum Gemüseschälen.

Vorteile der Automatisierung

Im Überblick lassen sich viele Vorteile listen, die mit der Automatisierung von Prozessen in der Gastronomie zusammenhängen:

• Optimierte Abläufe steigern die Effizienz.
• Zeitersparnis durch Abgabe sich wiederholender Aufgaben.
• Weniger Abhängigkeit von Personal.
• Erhöhte Effizienz bei gleichbleibender Qualität.
• Reduzierte Fehlerquote.
• Schnellere Abläufe und weniger Wartezeiten.
• Umsatzsteigerung und Kostenersparnis.
• Datensammlung für optimierte Planung.

Ein letzter Punkt ist nicht zu unterschätzen. Gerade in der Gastronomie sind Informationen über das Gästeverhalten und die Analyse von Statistiken für eine optimierte Planung essenziell. Software wie die Mews Restaurant Analystics liefern auf den Punkt die Zahlen, die benötigt werden. Sogar standortübergreifend, beispielsweise bei Hotelketten. So können KPIs einfacher gesetzt, verfolgt und die Geschäftsziele entsprechend geplant werden. 

Nachteile der Automatisierung 

Jede Veränderung kann auch Nachteile mit sich bringen, was manche Menschen möglicherweise abschreckt. Im Fall der Automatisierung sollten folgende Punkte im Blick behalten und im eigenen Betrieb entsprechend geplant werden:

• Ggf. Arbeitsplatzverlust
• Herausforderungen im Bereich Lebensmittelhygiene.
• Notwendigkeit für Schulungen und neues Fachwissen.
• Hohe Anfangsinvestitionen, besonders für kleine Betriebe.
• Potenzieller Verlust der individuellen Note.
• Ggf. geringere Kundenbindung durch weniger Kontakt.

Bereiche der Gastronomie, in denen automatisiert werden kann

Die Gastronomie ist ein Paradebeispiel dafür, wie viel, aber auch wie flexibel und individuell automatisiert werden kann. Vom Moment des Betretens bis zum Verlassen eines Restaurants sowie in den organisatorischen Abläufen im Hintergrund lassen sich verschiedene Aspekte verfolgen, die den gesamten Restaurantbesuch umfassen.

Tischreservierungen

Schon bei der Reservierung fängt es an. Systeme können die Gästeanfrage annehmen und freie Tische zuweisen. So wird nicht nur Kapazität beim Personal frei, sondern auch die Fehlerquote kann sinken.

Bestellungen

Egal ob über Terminals, Tablets am Tisch oder QR-Codes und digitale Speisekarten – auch Bestellsysteme haben schon vor längerer Zeit Einzug in die Gastronomie gehalten und werden immer beliebter. Servicepersonal wird dadurch entlastet und Bestellungen sind nachvollziehbarer und fehlerfreier. In Hotels können QR-Codes auch außerhalb der Gastronomie platziert werden, beispielsweise in der Lounge, am Pool oder natürlich auch im Zimmer.

Zubereitung der Speisen

Tatsächlich können auch in der Küche diverse Schritte automatisiert werden. Vor allem diejenigen, die sich stetig wiederholen und wenig Expertise erfordern. Mittlerweile können Küchengeräte das Vorbereiten von Zutaten und teilweise auch Brat- und Kochprozesse übernehmen oder Getränke zubereiten.

Automatische Ausgabe

Ein Punkt, der eher in der Systemgastronomie oder Budget-Hotels zum Einsatz kommen kann: die automatisierte Ausgabe der Speisen und Getränke. Das kann entweder über Transportbänder passieren, wie wir sie aus Sushi-Restaurants kennen, oder etwas aufregender durch Roboter, die an den Tisch fahren. Da ist das Gästeerlebnis gleich inklusive.

Bezahlung

Wir alle kennen die Situation, in der am Ende eines Restaurantbesuchs schon mit der Jacke in der Hand gefühlte Ewigkeiten nach einer Bedienung gesucht wird, um endlich zu zahlen. Mit der Automatisierung des Prozesses fällt das weg. Durch Systeme wird gleich beim Bestellen gezahlt oder Zahlungen werden durch ein System erfasst und automatisch alle Aufträge auf eine Rechnung gebucht. Das kommt vor allem in Hotels gern zum Einsatz, denn hier kann das auch bereichsübergreifend und für die Dauer des ganzen Besuches passieren. Kein Suchen nach der Geldbörse mehr, wenn am Pool noch ein Drink bestellt wird. Und noch praktischer: Auch die Buchhaltung wird so wesentlich einfacher.

Lagerverwaltung und Bestandsmanagement

Dieser Punkt betrifft weniger das Gästeerlebnis, ist aber für Gastronomen mit der wichtigste: Die Lagerverwaltung. Auch diese kann automatisiert und damit optimiert werden. So weiß man immer, was im Lager vorrätig ist und wann nachgeordert werden muss. Wenn man einen Schritt weitergeht, kann künstliche Intelligenz durch Datenanalyse dabei helfen, den Einkauf zu optimieren und die richtigen Mengen zu bestellen.

Wer kann mit der Automatisierung helfen?

Wer sich entschieden hat, im eigenen Betrieb zu automatisieren, steht erstmal vor einigen Fragen. Wie sehen die ersten Schritte aus?

Zunächst sollte evaluiert werden, an welchen Punkten und in welchem Umfang Prozesse optimiert werden können. Das kann ohne detaillierten Einblick in die Optionen kaum geleistet werden. Aber es gibt einige Anlaufstellen, die unterstützen. Zum einen die Anbieter der Systeme, wie beispielsweise Mews. Oder auch Beratungen, die sich auf genau diesen Bereich spezialisiert haben und Gastronomen und Hotelbesitzern bei dem wichtigen Schritt helfen.

Was kostet die Automatisierung?

Eine genaue Ziffer kann hier nicht genannt werden. Klar ist: Die Implementierung neuer Systeme ist eine Investition. Allerdings variieren die Kosten je nach Umfang und Komplexität der Automatisierung. Außerdem ist zu bedenken, dass Anfangsinvestitionen hoch sein können, langfristig aber ein hohes Potenzial für Einsparungen und Effizienzsteigerungen bieten.

Fazit

Wie an vielen anderen Stellen unseres Alltages bieten Automatisierungen auch im Gastgewerbe die Chance, Betriebe effizienter zu gestalten, Kosten zu senken, die Gästezufriedenheit zu steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. Das sollte gut geplant und durchdacht werden, für unterschiedliche Betriebe sollten individuelle Lösungen gefunden werden.

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