Hotelberichte: Wie datengetriebenes Hotelmanagement den Erfolg optimiert

Warum sind Daten und Hotelberichte wichtig?

Geliebt oder gehasst – mit Zahlen hat jeder eine spezielle Beziehung. Gerade im Hotelmanagement kommen diverse Daten zusammen, unabhängig von der Größe eines Hotels sammelt und verarbeitet es täglich eine Vielzahl von Informationen. Die sind entscheidend für die Bewertung der Betriebsleistung, die Planung zukünftiger Strategien und die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebsablaufs.

Wer das nicht berücksichtigt, fährt tagtäglich Verluste ein. Ohne Zahlen kein funktionierendes Hotel. Es ist absolut notwendig, Daten korrekt zu sammeln und zu nutzen. Statistiken zur Auslastung, durchschnittlichen Zimmerpreisen, Gästezahlen und Umsatz pro Tag bieten wertvolle Einblicke, die es Hoteliers ermöglichen, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und operative Prozesse zu optimieren. Heute müssen sich Hoteliers aber nicht mehr nur auf ihr eigenes Zahlenverständnis verlassen. Technologie hilft beim Überblick und der Analyse.

Digitale Tools zur Berichterstellung

Excel-Tabellen waren gestern! Das händische Eintragen, Sortieren und Auswerten von Zahlen ist enorm zeitaufwändig – und vor allem auch fehleranfällig. Bei moderne Hotelmanagement-Software übernehmen leistungsstarke Tools die Erstellung und Analyse von Berichten. Mit einem Klick haben Hotelmanager alle gewünschten Zahlen auf einen Blick. Welche Zahlungsmethoden sind besonders beliebt? Sind bestimmte Muster in der Zimmerbelegung zu erkennen? Mit einem Klick gibt es die gewünschten Auswertungen.

Dabei automatisieren die Tools nicht nur den Prozess der Datenerfassung, sondern bieten durch visuelle Darstellungen auch Unterstützung in der Entscheidungsfindung. Niemand muss mehr Experte in der Datenanalyse sein. Kurz gesagt: Durch die Automatisierung dieser Prozesse wird der Arbeitsaufwand minimiert und die Genauigkeit der Berichterstattung maximiert.

Mews Operations bietet eine Vielzahl von Berichten, die Aufschluss über Vorgänge und eine Basis für zukünftige Planungen bieten. Alles auf einen Blick, individuell anpassbar, in Echtzeit und exportierbar.

Die wichtigsten Hotelberichte

Hotelberichte sind eine individuelle Sache, je nach Größe, Zielgruppe und KPIs eines Hotels. Aber einige grundsätzlich relevanten Berichte lassen sich für alle festhalten:

1. Transaktionsbericht

Dieser Bericht analysiert tägliche Transaktionen und identifiziert Muster sowie beliebte Zahlungsmethoden. Er erfasst auch die Anzahl der Check-in und Check-outs, Stornierungen und Reservierungen. Basierend auf diesen Daten können fundierte Entscheidungen getroffen werden.

2. Statistikbericht

Hier werden wichtige KPIS abgebildet wie Zimmerauslastung, durchschnittliche Aufenthaltsdauer, ADR und RevPAR – also Umsatz pro Buchung und Tagesrate sowie Umsatz pro verfügbarem Zimmer. Diese Metriken sind entscheidend, um die Gesamtleistung des Hotels zu bewerten und zukünftige Prognosen zu erstellen. Vor allem im Laufe der Zeit betrachtet geben sie wertvolle Aufschlüsse.

3. Marktsegmente und Prognosen

Welche Gäste besuchen das Hotel, inwiefern sollte die Marketingstrategie optimiert und geplant werden? Lassen sich bestimmte Gästegruppen ausmachen und damit zusammenhängende Verhaltensweisen und Bedürfnisse? Durch die Analyse von Marktsegmenten können so gezielte Marketing- und Preisstrategien entwickelt und sogar Reservierungs- und Umsatztrends vorhergesagt werden. Wer weiß, wann besonders viele oder besonders wenige Zimmerreservierungen zu erwarten sind, kann sich vorbereiten und vor allem auch die Preise entsprechend kalkulieren.

4. Bericht zu den Buchungskanälen

Woher kommen die Gäste eigentlich? Damit ist nicht die geografische Herkunft gemeint, sondern vor allem der Buchungskanal. Direkt über die Webseite, Reisebüros oder Plattformen – das macht einen wesentlichen Unterschied und die Kenntnis darüber ist wichtiger Hebel für den Erfolg eines Hotels.

Dieser Bericht zeigt die Leistung verschiedener Buchungskanäle auf, einschließlich direkter Buchungen über die Hotelwebsite, OTA-Buchungen und anderer Vertriebswege. So kann die Marketing- und Vertriebsstrategie entsprechend optimiert werden.

Weitere Segmentierungen in Hotelberichten

Neben den genannten Basis-Berichten können die Daten ganz nach Wunsch und individuellen Voraussetzungen im Dashboard weiter segmentiert werden. Von Finanzen über Gästeservice und Betriebsabläufe bis hin zur strategischen Planung. Die Überwachung der gewünschten KPIs hilft Hoteliers dabei, die Effizienz zu steigern und die Rentabilität zu maximieren. Darunter fallen beispielsweise folgende Optionen und Daten:

Finanzen

•   Entwicklungs- und Managementbericht
•   Finanzbericht nach Vertriebskanälen
•   Tagesabschluss
•   Kontostand
•   Bericht der Kassierer
•   Rabattbericht

Zimmerauslastung

•   Stornierungen
•   Check-in / Check-out
•   No Shows
•   Gästebericht
•   Housekeeping

Gastverhalten

•   Liste der Mahlzeiten
•   Tourismus-Statistik

Zukunftsplanungen auf Basis von Daten

Ohne zu wissen, was vor sich geht und wie die realen Zahlen aussehen, lassen sich kaum eine Entscheidung treffen. Geschweige denn Zukunftspläne schmieden. Wer die Daten richtig nutzt, nutzt auch den Schlüssel zu einer effektiven Planung und strategischen Ausrichtung. Es geht nicht nur um eine korrekte Buchhaltung, sondern auch um realistische Prognosen.

Die Analyse von Buchungstrends und Gästedaten ist essenziell für die Zielgruppenanalyse und daraus resultierend die Marketingstrategie. Die Nachfrage kann gezielt gesteuert, der Vertrieb entsprechend optimiert werden. Wer mehrere Unterkünfte verwaltet, kann diese auch separat betrachten.

Fazit

In der heutigen Wettbewerbslandschaft ist die Nutzung von Daten und Berichten entscheidend für den Erfolg eines Hotels. Wer planen will, muss die Zahlen kennen. Moderne Hotelmanagement-Software bietet leistungsstarke Tools zur Erstellung und Analyse von Berichten, die Hoteliers helfen, ihre Betriebsleistung zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die regelmäßige Überprüfung von Schlüsselmetriken können Hotels ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und gleichzeitig eine herausragende Gästeerfahrung bieten.

Interesse geweckt? In unserem kostenlosen Guide „Die neuen Kennzahlen für Revenue Manager“ gibt es weitere Infos rund um Möglichkeiten, Erfolg zu messen.