Inventarliste in der Gastronomie: Tipps und kostenlose Vorlage

Bedeutung einer Inventarliste in der Gastronomie

Gern werden Strukturen und Listen belächelt oder ungern genutzt. Allerdings ist eine strukturierte Inventarverwaltung der Schlüssel für ein erfolgreiches Gastronomiegeschäft. Mithilfe einer solchen Bestandsverwaltung können die Kosten und Rentabilität verfolgt und koordiniert werden. Je nach Unternehmen können die Listen natürlich individuell angepasst und bei Verwendung einer entsprechenden Software natürlich in ein POS-System  integriert werden.

Inventarliste für Vermögensgegenstände

Wer eine immer aktualisierte Inventarliste führt, kann beispielsweise im Schadensfall wichtige Fragen ad hoc beantworten: Wie hoch ist die Gesamtsumme des Bestandes, wie hoch der Zeitwert? Stehen in den nächsten Wochen Wartungen an? Wie lang läuft die Garantie noch?

Inventarliste zur Bestandsverwaltung

Insbesondere in der Gastronomie werden auch für Lebensmittel und Lagerbestände werden Inventarlisten genutzt. Sie sind essenziell, denn damit behalten Restaurantmanager den Überblick. Sie helfen, Verkaufsmuster zu erkennen, Überbestände zu vermeiden und gezielte Bestellungen für erfolgreiche Menüs und Lieferungen zu planen.

Vorteile einer strukturierten Inventarverwaltung

Kein Suchen nach verblichenen Rechnungen, kein Verpassen von Terminen, ein optimiertes Konzept und genau richtig gefüllte Lager. Wer gewissenhaft Inventarlisten führt, hat viele Vorteile: Inventarlisten sparen Zeit, bares Geld, ermöglichen reibungslose Abläufe und die Optimierung des Konzeptes.

Darüber hinaus wird die Menüplanung und Bestellungen vereinfacht. Die Zahlen dienen nicht nur dem Reporting, sondern gewährleisten auch eine zuverlässige Planung. Es ermöglicht eine präzisere Abschätzung des Bedarfs im Restaurant für die kommenden Wochen und Monate, unter Berücksichtigung der saisonalen Vorlieben der Gäste und der Lagerbestände.

Unternehmen machen normalerweise einmal im Jahr Inventur. Dabei werden alle Gegenstände mit Warenwert festgehalten, damit sie in der Buchhaltung entsprechend berücksichtigt werden können. Wer das Jahr über gewissenhaft eine Inventarliste geführt hat, spart hier viel Zeit und die Lagerverwaltung wird enorm vereinfacht.

Risiken ohne Inventarliste

Wer keinen Überblick hat, riskiert Chaos und macht sich im Restaurantmanagement das Leben unnötig schwer. Ohne eine strukturierte Bestandsverwaltung können Posten verloren gehen, Bestellfristen unbemerkt verstreichen und Lagerbestände unbeabsichtigt leergeräumt werden. Ohne Überblick kann auch kein gutes Preismanagement betrieben werden.

Außerdem verursacht die jährliche Inventur Zeit und Aufwand, die durch eine effiziente Inventarliste minimiert werden können. Im schlimmsten Fall wird sich verkalkuliert, falsch bestellt und die Gäste können nicht ihren Wünschen entsprechend versorgt werden.

Vorlage für Inventarliste im Restaurant

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Kriterien für eine effektive Vorlage

Eine effektive Bestandsliste sollte zentrale Kategorien beinhalten:

•         Artikel
•         Artikelnummer
•         Datum
•         Beschaffungspreis
•         Stückkosten
•         Standort / Bereich
•         Seriennummer
•         Beschreibung
•         Kommentar
•         Anzahl der vorrätigen Einheiten

Diese Kriterien ermöglichen einen vollständigen Überblick über den Lagerbestand und erleichtern gezielte Entscheidungen.

Anpassung an spezifische Bedürfnisse der Gastronomie

Inventarlisten sind flexibel und können ohne weiteres an die spezifischen Bedürfnisse von Restaurantbetrieben angepasst werden. Dafür sorgen diverse Unterkategorien, die beispielsweise Bereiche unterteilen können. Einmal angelegt, kann die Liste im Betrieb überprüft und bei Bedarf optimiert werden. Schnell wird man nur noch die aktuellen Daten eintragen müssen.

Bereits als einfache Excel schaffen diese Listen einen Überblick. Wer eine umfangreichere Liste führen und diese mit anderen Bereichen wie beispielsweise dem POS der Menübestellungen verknüpfen will, kann zu einer Inventarverwaltungssoftware wechseln.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung der Inventarliste

Dateneingabe und Verwaltung

Die Daten werden ganz einfach in die Excel-Vorlage eingetragen. Durch eine klare Strukturierung werden alle wichtigen Informationen übersichtlich dokumentiert. Durch die Feldfunktionen werden Posten wie der Inventarwert automatisch kalkuliert. Und sobald ein Artikel nachbestellt werden muss oder ein Wartungstermin ansteht, wird die Zeile rot.

Tipps zur regelmäßigen Aktualisierung

Idealweise ist die Aktualisierung der Inventarliste Teil der täglichen Aufgaben. Die Verantwortlichkeiten sind geklärt und die zuständigen Mitarbeiter integrieren die regelmäßigen Aktualisierungen in ihren Tagesablauf. Nur so kann der Überblick über die Bestände aufrecht gehalten werden.

Verwaltung durch Software

Automatisierte Bestandsverwaltung

Wird die Aufgabe zu groß und die Anforderungen der Inventar- und Lagerverwaltung zu umfangreich, liegt der Gedanke an eine Automatisierung der Vorgänge nahe. Mews POS bietet eine umfassende Inventarverwaltungssoftware. Diese Software ermöglicht eine detaillierte Bestandsführung, die Verfolgung von Lieferungen, Transfers und Anpassungen sowie eine Echtzeitverfolgung von Beständen. Und sie ist mit anderen Anwendungen des POS-Systems verknüpft. Gleichzeitig dienen die erhobenen Daten der Planung zukünftiger Beschaffungen und Menüplanungen:

• Alle Kosten können nach Artikel, Gericht oder Menü verwaltet und die Rentabilität so erhöht werden
•  Lieferungen, Verkäufe, Transfers und Anpassungen können für mehrere Lager gleichzeitig verfolgt werden
• Warnungen bei niedrigem Bestand

Integration mit anderen Management-Systemen

Ein gutes Property-Management-System (PMS) verbindet Anwendungen wie eine Verwaltungssoftware mit anderen Softwares, sodass die Abläufe im Hotel übergreifend reibungslos laufen. Dazu gehören beispielsweise auch digitale Bestellungen und Zahlungen, die den Gästebedürfnissen entgegenkommen und Angebote wie Roomservice wesentlich vereinfachen.

Fazit: Effizienzsteigerung durch professionelle Inventarlisten

Eine gut geführte Inventarliste bietet im Gastgewerbe klare Vorteile. Sie ermöglicht eine präzise Bestandsführung, erleichtert das Beschaffungsmanagement und trägt zur effizienten Ressourcennutzung bei. Mit der Excel-Vorlage für die Inventarliste erhalten Gastronomiebetriebe eine einfach zu bedienende und anpassungsfähige Lösung zur Optimierung ihrer Bestandsführung.

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