Hotelmanagement mit POS-Software: Vorteile und Einsatzmöglichkeiten

Was ist POS-Software für Hotels?

POS bedeutet „Point-of-Sale“, an diesem Punkt finden also Bestellungen und Verkäufe statt. Es wird auch ePOS genannt, wenn es sich um ein elektronisches und webbasiertes System handelt. Die Einsatzbereiche reichen von den Kartengeräten beim Klamottenkauf bis zu den Self-Order-Systemen im Schnellrestaurant. Je nach Umfang kann ein POS außerdem Bestände verwalten und Daten analysieren. Ein POS-System für Hotels ist somit vielfältig einsetzbar: Für Bestellungen und Zahlungen in Restaurants und beim Zimmerservice, aber auch für andere Dienstleistungen und Produkte, die vom Hotel angeboten werden.

Diese Systeme helfen je nach gewünschtem Einsatzzweck durch Vernetzungen nicht nur bei der Zahlungsabwicklung, sondern auch bei der Bestandsüberwachung, der Erstellung von Berichten und Analysen und der Verbesserung der Kommunikation zwischen den Teams.

Was beinhaltet ein POS-System?

Reine Zahlungsabwicklung war gestern. Die POS-Technologie hat sich weiterentwickelt und umfasst heute wesentlich mehr Funktionen als herkömmliche Kassensysteme. Um das zu leisten, werden verschiedene Hardware- und Softwarekomponenten eingesetzt:

Hardware-Komponenten:

• Barcode- oder QR-Code-Scanner
• Touchscreen
• Tastatur
• POS-Terminal-Display (PC-Bildschirm, Tablet oder Mobilgerät)
• Kredit-/Debitkartenleser
• Quittungsdrucker
• Kassenschublade

Software-Funktionen (Auswahl):

• Zugriff zu jedem internetfähigen Gerät
• Check-out
• Raum- und Tischpläne
• Zimmerverwaltung
• Menüverwaltung
• Buchung auf Gesamtrechnung
• Bestandskontrolle
• Berichte und Datenanalysen

Vor allem die Software-Funktionen sind umfangreich und können ganz nach Bedarf des jeweiligen Hotels zusammengestellt und kombiniert werden. So wird immer die richtige Lösung gefunden, vom kleinen Boutique-Hotel bis zum Apartmentkomplex.

Was sind die Vorteile von POS-Systemen im Detail?

POS-Systeme bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber den traditionellen Kassensystemen – durch Vernetzung können sie viel mehr bieten.

Verbesserung des Gästeerlebnisses

Gäste können von verschiedenen Standorten im Hotel aus bestellen und bezahlen, sei es an der Rezeption, im Restaurant oder am Pool. Sie verwalten Bestellungen und Zahlungen selbstständig. Digitale Bestellungen verbessern die Gästezufriedenheit erheblich und können einen gravierenden Unterschied zur Konkurrenz ausmachen.

Daten und Analysen

Abrechnungen und Berichte gehören nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben von Hotelbesitzern. POS-Systeme automatisieren einen Teil und helfen, Umsätze zu verfolgen, detaillierte Berichte zu erstellen und die Leistung Ihres Hotels zu analysieren.

Bestandsverwaltung

Ein POS-System kann auch für die Bestandsverwaltung eingesetzt werden: Produkte rechtzeitig bestellen oder abbestellen und Lagerbestände an verschiedenen Standorten im Auge behalten – alles kann automatisiert werden. Das spart enorm Zeit und hilft, Engpässe zu vermeiden und die Verfügbarkeit von Produkten zu gewährleisten.

Kundenbindung

Mit den im POS-System gespeicherten Daten können ganze Gästeprofile angelegt werden. So können enge Beziehungen zu Gästen aufgebaut und durch personalisierte Ansprache und Vorschläge Marketing betrieben werden. Vom präsenten Anbieten des Lieblingsdrinks bis zu Vorschlägen, welcher Wein zum bestellten Essen passt.

Einsatzplanung

Krankheitsausfälle, Doppelbesetzungen – die Einsatzplanung ist nicht immer einfach. POS-Systeme helfen, die Aktivität zu prognostizierten und die Mitarbeiter entsprechend einzuplanen.

Traditionelle oder cloudbasierte POS-Systeme: Welche sind besser?

Innerhalb der POS-Systeme kann zwischen zwei Varianten unterschieden werden: zwischen den traditionellen und der cloudbasierten Variante.

Traditionelle POS-Systeme

Traditionelle POS-Systeme speichern Informationen in der Regel lokal auf Computern und arbeiten auf der Grundlage eines geschlossenen Netzwerks. Diese Systeme machen derzeit den größten Teil des Marktes aus und haben sich bewährt – die Anforderungen der Gäste haben sich allerdings verändert und denen können sie nicht mehr gerecht werden. 

• Datenaufbewahrung: Lokal auf Computern
• Zugriff: Nur von lokalen Computern
• Kosten: Hohe einmalige Zahlung
• Datensicherheit: Hoch
• Gästeprofile: Nein

Cloudbasierte POS-Systeme

Cloudbasierte POS-Systeme speichern Daten auf Online-Servern und ermöglichen den Zugriff von verschiedenen Geräten aus. Diese Systeme bieten eine einfachere Bestandsverwaltung und ein hohes Maß an Sicherheit. Sie kommen den neuen Bedürfnissen der Gäste entgegen.

• Datenaufbewahrung: In der Cloud
• Zugriff: Von jedem Gerät mit Internetverbindung
• Kosten: Geringe monatliche/jährliche Zahlungen
• Datensicherheit: Hoch
• Gästeprofile: Ja

Die Vorteile des cloudbasierten Systems

Mobile, cloudbasierte POS-Systeme wie Mews POS bieten diverse Vorteile:

Überschaubare Kosten

Cloudbasierte Systeme wie das von Mews basieren oft auf einem Abonnementmodell, das besonders für Einsteiger vorteilhaft ist, da die Einstiegskosten gering sind. Das System kann günstig getestet und Funktionen nach und nach hinzugefügt und getestet werden. Je umfangreicher das Hotelgeschäft, je mehr Unterkünfte mit dem System verbunden werden und je mehr Features benötigt werden, desto höher wird der monatliche Beitrag.

Einfach zu installieren

Einer der großen Vorteile eines cloudbasierten POS-Systems ist die einfache Installation. Ein internetfähiges Android-Smartphone oder -Tablet reicht schon. Nach der Anmeldung und dem Herunterladen der App kann sofort losgelegt werden.

Integration in bestehende POS-Systeme

Ein wesentlicher Vorteil cloudbasierter POS-Systeme ist die nahtlose Integration mit dem vorhandenen PMS. So stehen Echtzeit-Updates und eine effiziente Verwaltung aller Daten zur Verfügung – der gesamte Hotelbetrieb kann effizienter gestaltet werden.

Speicherung sensibler Daten

Alle Informationen werden sicher in der Cloud gespeichert. Ein Datenverlust wird dadurch minimiert und Hotels können gewährleisten, dass Kundendaten sicher und geschützt verarbeitet werden.

Auf das Gastgewerbe zugeschnitten

Mews POS ist auf das Hotelgewerbe ausgerichtet. Die verschiedenen Funktionen geben Gästen je nach Wunsch der Hotelbesitzer mehr Freiheit und Flexibilität und den Hotelbetreibern mehr Überblick und effizientere Arbeitsabläufe.

Vereinfachte Bestandsplanung

Ist noch genug im Lager? Die Frage stellt sich mit dem POS-System nicht mehr. Es ist mit den Beständen verknüpft, sodass diese effizient verfolgt, analysiert, geplant und nachbestellt werden können.

Vereinfachte Berichterstattung und Analyse

Echtzeit-Berichte liefern Leistungskennzahlen und Einblicke. Was wurde bestellt? Wie sieht die Entwicklung des letzten Jahres aus? Was wird für das kommende Jahr prognostiziert? Diese Daten sind entscheidend für datengestützte Geschäftsentscheidungen.

Fazit

Ein modernes POS-System ist mittlerweile ein unverzichtbares Werkzeug für Hotels, um Zahlungen zu verwalten, Bestände zu kontrollieren und das Gästeerlebnis zu verbessern. Die Wahl eines cloudbasierten POS-Systems wie Mews bietet zahlreiche Vorteile, darunter einfache Installation, niedrige Kosten und nahtlose Integration mit bestehenden Systemen. Dies führt zu effizienteren Geschäftsprozessen und einer verbesserten Gästezufriedenheit.