Zahlungsabwicklung im Restaurant: Darauf kommt es an

Die Zahlungsabwicklung ist Teil des Restauranterlebnisses

Die Zahlungsabwicklung in Restaurants betrifft jeden: Management, Küche, Bedienungspersonal und Gäste. Gerade im Zusammenhang mit digitalen Bestellungen wird das Thema noch relevanter. Das Bezahlen ist damit ein wesentlicher Teil des Restauranterlebnisses.

Selbst wenn der Service top war, die Atmosphäre entspannt und das Essen gut – wenn der Bezahlvorgang am Ende umständlich ist und vielleicht sogar Fehler passieren, trübt das als letzten Eindruck das ganze Erlebnis. Zusätzlich hat sich durch FinTech einiges verändert, die Erwartungen der Gäste sind andere. Ein effizienter Zahlungsdienstleister kann solche Situationen vermeiden, sodass sich die Mitarbeiter auf den Service und die Gäste auf ein schönes Erlebnis konzentrieren können. In Hotels kann die Restaurantrechnung beispielsweise unkompliziert einfach auf die Gesamtrechnung gesetzt werden.

Welche Zahlungsmethoden gibt es?

Aber welche Methoden gibt es? Traditionell wird in bar oder mit Karte bezahlt. Bargeld ist einfach und anonym, aber nicht immer bequem und fehleranfällig. Kartenlesegeräte sind eine bewährte Alternative. Dazu kommen vermehrt automatisierte Zahlungen, die Prozesse weiter vereinfachen.

Die Bewährten: Bargeld und Kartenterminals

Kartenlesegeräte sind praktisch und mittlerweile weit verbreitet. Es gibt sie mobil (GPRS), stationär (verkabelt) und WLAN- oder Bluetooth-fähig. Manchmal zahlt man also an der Kasse über ein verkabeltes Gerät, manchmal kommen Kellner mit einem mobilen Gerät an den Tisch. Die Vorteile und Nachteile variieren etwas je nach Einsatzgebiet:

Vorteile:

• Schnelle und einfache Transaktionen
• Akzeptanz verschiedener Kartenarten
• Geringe Fehleranfälligkeit bei der Datenübertragung

Nachteile:

• Abhängigkeit von funktionierender Technik und Internetverbindung
• Potenzielle Zusatzkosten durch Transaktionsgebühren
• Manchmal komplexe Integration ins Kassensystem

Die Neuen: Mobile Payment und QR-Code-Bezahlung

Neben den bewährten Methoden werden auch moderne Technologien immer beliebter. Bei der QR-Code-Zahlung scannen Gäste den Code auf ihrer Rechnung, beim Mobile Payment wird mit einer gespeicherten Zahlungsmethode im Handy oder Smartwatch gezahlt. Durch Cloud-Technologie werden außerdem manuelle Schritte eingespart.

Vorteile von Mobile Payment und QR-Codes:

• Bequemes und schnelles Bezahlen
• Kontaktlos und hygienisch
• Geringe Transaktionskosten
• Leichte Integration mit anderen digitalen Services

Nachteile von Mobile Payment und QR-Codes:

• Abhängigkeit von mobilen Endgeräten der Kunden
• Datenschutzbedenken der Kunden
• Kompatibilitätsprobleme mit verschiedenen Systemen

Die ideale Lösung: deine persönliche Kombination

Die richtige Lösung für Zahlungen in Restaurants existiert so pauschal nicht. Gut ist immer, was individuell auf das Restaurant und die Gästebedürfnisse zugeschnitten ist. Aktuell ist das in den meisten Fällen eine hybride Mischung aus traditionellen und modernen Varianten. Ermögliche älteren Gästen mit Bargeld zu zahlen und modern eingestellten mit der Smartwatch. Mit entsprechenden Dienstleistern können die Methoden kombiniert werden.

Integration ins Kassensystem oder nicht?

Neben der Auswahl geeigneter Methoden stellt sich auch die Frage: Soll die Zahlungsabwicklung in das Kassensystem integriert werden? Das bedeutet, die Zahlung wird nahtlos mit dem Kassensystem synchronisiert, die Zahlungsmethode kann individuell ausgewählt werden – das erleichtert die Prozesse vor Ort und die Buchhaltung.

Integrierte Zahlungsabwicklung:

• Automatische Synchronisation von Zahlungsinformationen und Beträgen
• Direkte Weiterleitung des Betrags an das Kassensystem zur Bezahlung der Bestellung
• Reduzierte Fehleranfälligkeit
• Erleichterte Buchhaltung

Nicht integrierte Zahlungsabwicklung:

• Manuelle Eingabe der Beträge erforderlich
• Zusätzliche Schritte für das Abrufen und Markieren von Quittungen

Mews Absatz

Das Mews Restaurant Kassensystem bietet jetzt auch integrierte Zahlungen an, somit wird der gesamte Prozess automatisiert. Zahlungen im Hotelbetrieb können jederzeit und von überall angenommen werden: über die Buchungsmaschine, per E-Mail-Bestätigung, beim Check-in oder durch eine Zahlungsaufforderung.

Wie wird der geeignete Zahlungsdienstleister gewählt?

Wer sich für die Arbeit mit Zahlungsdienstleistern entschieden hat, sollte bei der Auswahl einige Dinge berücksichtigen, die im Arbeitsalltag relevant werden:

Was soll geleistet werden?

Was wird vom Dienstleister benötigt? Überlegungen zum Bedarf sollten immer vorab gemacht werden: Brauchst du eine Integration ins Kassensystem, Daten und Berichterstattung, Übersicht über die Bestandsverwaltung?

Achtung: Hardware-Anforderungen

Einer der wichtigsten Punkte ist natürlich die Kompatibilität mit der eigenen Hardware. Die Option, Hardware vom Zahlungsdienstleister zu beziehen, ist oft die sicherste Variante.

Wie ist die Bearbeitungszeit?

Die Geschwindigkeit, mit der Restaurantbetreiber das Geld erhalten, ist entscheidend. Der Prozess sollte nicht zu lange dauern, idealerweise nicht länger als zwei Arbeitstage. Wer das Geld noch schneller möchte, muss in der Regel zusätzliche Gebühren zahlen.

Der Ablauf bei Rückbuchungen

Rückbuchungen können frustrierend sein, insbesondere für kleine Restaurants. Wenn das nicht geregelt ist und viel Kommunikation erfordert, ist es ein Zeitfresser. Darum sollte darauf geachtet werden, dass der Zahlungsdienstleister ein klares Verfahren zur Lösung von Rückbuchungen hat.

Sicherheitsregelungen sind entscheidend

Sicherheit ist in Zeiten der Digitalisierung ein großes Thema und die Gäste sind darauf sensibilisiert. Im Fall der Zahlungsabwicklungen sollte daher darauf geachtet werden, dass der Dienstleister die PCI-Konformität erfüllt und geeignete Sicherheitsmaßnahmen trifft.

Gibt es einen erreichbaren Kundensupport?

Probleme tauchen früher oder später vermutlich auch bei den besten Voraussetzungen auf. Dann kommt der Support ins Spiel und der sollte erreichbar sein und kompetent handeln können. Führende Zahlungsanbieter bieten unbegrenzten Support, oft kostenlos.

Preismodelle von Zahlungsdienstleistern

Let’s talk about money. Natürlich wollen Zahlungsdienstleister auch bezahlt werden, das kann aber auf unterschiedliche Weise ablaufen. Überlege, was für den Betrieb am passendsten wäre:

1. Pauschalpreise

Bei diesem Modell wird eine feste Gebühr für jede Transaktion gezahlt. Beispielsweise 1,5 Prozent + 0,10 Euro pro Transaktion. Bei dem Modell kommen keine Überraschungen auf dich zu, die Kosten sind klar kalkulierbar.

2. Interchange Plus

In diesem Fall wird eine Interchange-Gebühr gezahlt und dazu kommt ein fester Aufschlag. Diese Gebühren werden von der Bank des Karteninhabers festgelegt und können daher unvorhersehbar sein.

3. Preisstaffelung

Bei einer Preisstaffelung werden die Transaktionen werden in qualifizierte, mittelqualifizierte und nichtqualifizierte Stufen eingeteilt. Jede Stufe ist mit anderen Kosten ist verbunden. Es ist ratsam, die meisten Transaktionen als mittlere oder nichtqualifizierte einzustufen, um die Kosten besser einschätzen zu können.

Warnsignale: Das sollte bei Zahlungsdienstleistern vermieden werden

Es gibt auch Warnsignale, die bei der Auswahl eines passenden Zahlungsdienstleisters beachtet werden können.

•   Unflexible Verträge
•   Undurchsichtige Preisstrukturen
•   Druck zum Leasing von Hardware

Mit derartigen Stolperfallen wäre dir nicht geholfen. Achte also gut auf entsprechende Stichworte und hake im Zweifelsfall nach.

Fazit

Die Wahl der richtigen Zahlungsabwicklungslösung ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb und die Zufriedenheit Ihrer Gäste. Durch die Kombination traditioneller und moderner Zahlungsmethoden und die Integration in ein effizientes Hotel POS-System kann sichergestellt werden, dass Zahlungsprozesse nahtlos und effizient ablaufen.

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