¿Qué es el registro de viajeros?
El registro de viajeros es como la lista de invitados a un evento: un trámite obligatorio que permite a las autoridades tener claro quién está alojado en tu establecimiento, ya sea un hotel de lujo, una casa rural en la montaña o un apartamento turístico en plena ciudad.
Pero no se trata solo de cumplir con la normativa y quedar bien con la ley. Este proceso también tiene ventajas muy prácticas: ayuda a garantizar la seguridad de tus huéspedes y la tuya.
Pongamos que un huésped decide organizar una fiesta improvisada en tu alojamiento y la cosa se desmadra: música a todo volumen, vecinos enfadados y hasta objetos rotos durante el “fiestón”. Cuando toca aclarar responsabilidades, el registro de viajeros es tu mejor aliado. Con todos los datos bien anotados, puedes identificar al "DJ improvisado" y gestionar el problema sin rodeos. Además, en casos más serios, como accidentes o investigaciones policiales, el registro puede ser clave para colaborar con las autoridades.
¿Es obligatorio el registro de viajeros?
Absolutamente, sin rodeos. Según el Real Decreto 933/2021, cualquier persona o empresa que ofrezca alojamiento en España tiene que registrar a sus huéspedes y enviar esos datos a las autoridades. Y sí, esto aplica a todos, desde hoteles con spa y estrellas de sobra, hasta esa habitación que alquilas en tu piso para ganar un extra.
En pocas palabras: si alguien duerme en tu alojamiento y te paga por ello, tienes que registrarlo. Es como si fueras portero de discoteca: no importa si entran en traje o en chanclas, las reglas son las mismas para todos.
¿Para qué sirve el registro de viajeros?
Puede que al principio te suene a trámite aburrido, pero el registro de viajeros tiene un propósito claro (y bastante útil):
- Seguridad nacional: a las autoridades les ayuda a tener control sobre quién está en el país y dónde se hospeda. Básico para evitar líos mayores.
- Prevención de delitos: si pasa algo en tu alojamiento o cerca de él, tener los datos de los huéspedes puede ser la clave para aclarar el embrollo.
- Protección para ti: ¿qué pasa si un huésped decide irse sin pagar o deja el sofá convertido en una obra de arte abstracto? Gracias al registro, puedes identificarlo y buscar soluciones rápidas.
El registro de viajeros puede parecer innecesario en aguas tranquilas, pero cuando hay marejada, agradeces haberlo tenido a mano.
¿Qué alojamientos tienen que implementar le registro de viajeros?
Básicamente, si ofreces un lugar donde alguien pueda dormir a cambio de dinero, estás dentro de la normativa. Esta obligación se aplica a todos los gestores y propietarios que proporcionan servicios de alojamiento, tanto si lo hacen de manera profesional como ocasional: desde el hotel más lujoso hasta la cabaña en medio del bosque, nadie se libra.
- Hoteles y hostales: da igual si tienen tres estrellas, cinco o ninguna. Todos cuentan.
- Casas rurales: ya sea una pequeña cabaña acogedora o una finca para eventos familiares.
- Apartamentos turísticos: desde un estudio en pleno centro hasta una villa con piscina en la costa.
- Campings y bungalós: sí, incluso si lo único que ofreces es un espacio para plantar una tienda de campaña.
En definitiva, si alguien pasa la noche bajo tu techo (o tu tienda de campaña), es tu responsabilidad tenerlo registrado. No importa si eres el rey de la hospitalidad o un anfitrión ocasional: la norma aplica para todos.
¿Qué datos hay que pedir el huésped?
Si pensabas que con pedir el nombre y el DNI bastaba, agárrate, porque la lista es más larga de lo que parece. Según la normativa, y dependiendo de la Comunidad Autónoma en la que se encuentre tu propiedad, necesitas recopilar información que te podría servir para montar un perfil completo del huésped.
- Datos personales: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad y el tipo de documento que presenta.
- Datos de contacto: su dirección completa (sí, hasta el número del portal), teléfono y correo electrónico.
- Datos de la estancia: cuándo llega, cuándo se va y cuántas personas le acompañan (y qué relación tienen con él: pareja, familia, amigos).
- Datos del pago: ¿cómo pagó? ¿con tarjeta, transferencia o efectivo? Además, detalles como el titular y el medio utilizado.
¿Parece mucho? Un poco, sí. Pero, por suerte, hay herramientas de gestión que simplifican esta tarea para que no pierdas tiempo y puedas centrarte en lo que importa: ofrecer una buena experiencia a tus huéspedes.
¿Hay algún problema si no registras a tus huéspedes?
No cumplir con esta normativa puede meterte en un buen lío. Las sanciones incluyen multas bastante elevadas y, en casos graves, la suspensión temporal de tu licencia de actividad. Además, incumplir esta norma puede afectar la reputación de tu negocio y complicar la relación con las autoridades.
Por ejemplo, en 2017, la Policía Nacional inició inspecciones para verificar el correcto registro de viajeros en viviendas turísticas. Las multas por incumplimiento oscilaban entre 100 y 600 euros para infracciones leves, y entre 601 y 30.000 euros para las graves.
Es como conducir sin seguro: puede que no pase nada... hasta que pasa, y ahí vienen los problemas.
¿Cómo registrar a los huéspedes de tu hotel?
Aquí viene la parte técnica, pero no te preocupes, es más fácil de lo que parece. Dependiendo de la comunidad autónoma donde esté tu alojamiento, los requisitos y la plataforma para el registro pueden variar.
En la mayoría de España, el registro se hace a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES, creada por el Ministerio del Interior. Pero si tu alojamiento está en comunidades con policía propia, como Cataluña o el País Vasco, las cosas cambian un poco. Allí los datos van directos a los Mossos d'Esquadra o a la Ertzaintza. En el resto de las regiones, todo fluye hacia la Policía Nacional o la Guardia Civil.
Paso a paso para registrar a tus huéspedes
- Consigue un certificado digital: es tu llave para acceder a las plataformas oficiales. Sin él, ni siquiera puedes empezar.
- Crea tu cuenta: regístrate en SES.HOSPEDAJES o en la plataforma que corresponda según tu comunidad autónoma.
- Introduce los datos de los huéspedes: asegúrate de recopilar toda la información que pide la normativa. Más vale tenerlo todo que quedarse corto.
- Automatiza el envío: si tu software de gestión lo permite, configúralo para que haga los envíos automáticamente. Te ahorras tiempo y evitas errores. Por ejemplo, la API de Mews permite integrar herramientas como Chekin, que automatizan el registro y envío de datos a las autoridades, asegurando el cumplimiento normativo de forma sencilla.
Cada comunidad autónoma tiene sus particularidades. Por ejemplo, en Andalucía puedes conectar el registro directamente con la Policía Nacional, mientras que en Galicia sigues las directrices estatales. Es como conducir por distintas carreteras: todas te llevan al destino, pero unas tienen más curvas que otras. ¿Lo importante? Que llegues y cumplas con la normativa sin complicarte la vida.
Conclusión
El registro de viajeros puede sonar como una montaña de papeleo, pero en realidad es más sencillo de lo que parece. Además de ser obligatorio, te protege a ti, a tus huéspedes y asegura que todo funcione como debe. Con las herramientas adecuadas y un poco de organización, no será un problema, sino parte de tu rutina. Así que ya lo sabes: con cada huésped registrado, ganas tranquilidad y evitas sustos.
Descarga nuestra guía 7 maneras de optimizar las operaciones de tu hotel independiente
.webp)