¿Cómo planificar la limpieza de tu hotel?
Hace un tiempo hemos escrito un artículo sobre housekeeping donde mencionábamos varios aspectos sobre el futuro de la tecnología de housekeeping en los hoteles.
No nos hemos equivocado, la digitalización y automatización de procesos es el cambio más significativo que los hoteles hemos adoptado estos últimos años.
La automatización simplifica procesos liberando a los empleados de tareas repetitivas como llamadas telefónicas entre departamentos, envío de información de un lado a otro, etcétera.
Al mismo tiempo, una hoja de ruta y un protocolo de limpieza mantendrá a todo el mundo enterado de cómo se entrega una habitación en cuanto a higiene y orden, cómo se debe mantener limpias las áreas comunes, y cuándo y cómo dedicarse a cada espacio del hotel.
Ambas cuestiones pueden resolverse mediante el software de gestión hotelera adecuado, pero eso lo veremos más adelante.
¿Cuánto tiempo se tarda en limpiar y revisar una habitación? ¿Cuántos empleados se necesitan cuando la ocupación está baja, medio o alta?
Otro aspecto imprescindible para planificar la limpieza de tu hotel y preparar un protocolo de limpieza acertado es conocer el tiempo promedio que se requiere para preparar una habitación y cada uno de los espacios del hotel. A partir de ahí, haremos el cálculo de cuántas habitaciones se pueden trabajar en cada turno y cuántas personas se van a necesitar para la limpieza de habitaciones y zonas comunes de acuerdo a cada tasa de ocupación.
También es importante contar con una lista de verificación o check list de actividades. Una vez que el personal de limpieza completó una tarea, la misma estará preparada para que su supervisor realice el chequeo. Habitación revisada, habitación lista para la venta.
Insistimos en que este check list sea digital así podemos mantener actualizada la información en todo momento y el personal tendrá acceso al estado de la habitación en tiempo real. El personal indicará en la app que tiene en su tableta o móvil cuándo completó una tarea y el supervisor, con un solo clic, la da por revisada.
Otra parte importante de la planificación que debe estar presente en los protocolos de limpieza en hoteles es la eficiencia en la comunicación. Parece algo simple, y debería serlo, pero suele resultar más complejo de lo que nos gustaría. Hay muchos departamentos involucrados en la limpieza del hotel, por lo tanto, una comunicación sólida y efectiva mantendrá a todo el hotel organizado.
Consejos al realizar la limpieza en hoteles
1. Seguimiento de las actualizaciones
El departamento de limpieza debe realizar el seguimiento de todas las actualizaciones que nos indica el resto del personal sobre lo que debe hacer y cuándo se debe realizar cada trabajo.
2. Los suministros de limpieza deberán prepararse con antelación y almacenarse correctamente
No podemos demorar el trabajo porque nos falta, o no encontramos, cualquier producto de limpieza, amenities, sábanas o toallas. Esto debe revisarse periódicamente.
3. Utilizar productos ecológicos
Los productos químicos más agresivos se pueden sustituir por alternativas más ecológicas.
4. Tips para la limpieza de las habitaciones
- Ventilar para mejorar la calidad del aire.
- Recoger las sábanas, toallas, la basura y cualquier objeto de los huéspedes anteriores.
- Quitar el polvo de todas las superficies para luego desinfectarlos.
- Limpiar y desinfectar el baño en profundidad.
- Reponer los amenities del baño y de la habitación.
- No olvidar la limpieza de cortinas, cristales, colchas y armarios.
- Limpiar suelos y moquetas de manera exhaustiva.
- Comprobar que todos los artefactos eléctricos funcionen (aire acondicionado, secador de pelo, TV, etc.)
5. Servicio de jardinería y mantenimiento adecuados
Para los hoteles que cuentan con zonas verdes o piscina, contar con un servicio específico para estas zonas, marcará la diferencia.
6. Desinfección continuada en la recepción
Al ser la zona más transitada por huéspedes y empleados, la desinfección debe ser una prioridad.
7. Identificar patrones
El encontrarnos con quejas o problemas comunes puede indicar que hay algún proceso de limpieza que se debe revisar.
¿Qué puede hacer Mews para optimizar el proceso de limpieza de tu hotel?
Tanto protocolo, listado, tareas y controles agobia a cualquiera.
Atrás quedaron los tiempos en los que apuntábamos con boli cada tarea, llamábamos a la recepción por cualquier incidencia que retrasaba la entrega de la habitación o preguntábamos insistentemente por walkie-talkie si la habitación 402 ha hecho la salida.
Por suerte, tenemos expertos en sistemas que han pensado en nosotros y han creado softwares de hostelería capaces de automatizar muchos de estos procesos facilitando las tareas diarias. Lo ideal es contar con sistemas inteligentes de gestión hotelera que nos permitan integraciones de diferentes softwares.
Y un software de housekeeping nos ayudará en las actualizaciones de estado en tiempo real y la comunicación instantánea, en la reducción de costes y conflictos.
Te daremos pistas sobre cómo Mews puede ayudarte a optimizar el proceso de limpieza de tu hotel:
1. Con una App móvil gratuita de Housekeeping compatible con iOS y Android para móviles y tabletas es la forma perfecta para seguir a tu equipo de limpieza. Te ayudará a la gestión de tareas, a la comunicación y a la digitalización de esos tediosos procesos manuales.
2. Actualización del estado de las habitaciones en tiempo real, es decir, si una habitación se libera a las 8 de la mañana, el empleado de limpieza que la tenga asignada lo verá a esa hora y no tendrá que esperar al horario de salida oficial. Y del mismo modo, en cuanto esa habitación está lista y chequeada, el departamento de recepción lo sabrá al instante. Esto maximiza el beneficio ya que podremos ofrecer early check ins con un costo adicional.
3. Visión general del trabajo gracias a que nuestro sistema brinda una gran cantidad de filtros para poder ver el estado de las habitaciones en tiempo real. También permite crear informes en tiempo real y gracias a esto podremos asignar nuevas reservas a las habitaciones libres.
4. Planificación inteligente de turnos de limpieza rápido y sin papel. Cada empleado puede ver en su app cuales espacios y habitaciones han sido asignados para trabajar ese día. Solo tendrán que confirmar que está limpio al terminar y pasar al siguiente.
5. Comunicación mediante mensajería instantánea en un solo lugar. Olvídate de los grupos de WhatsApp que lo confunden todo. Con nuestro sistema puedes enviar mensajes individuales, crear grupos o comunicarte con departamentos enteros mediante la app móvil o iniciando sesión en el ordenador.
Conclusión
Mantener los estándares de calidad altos en cuanto a la limpieza del hotel es una tarea que requiere tiempo, esfuerzo y personal cualificado. No debemos subestimar el poder que tienen las formaciones periódicas para no perder el foco.
Afortunadamente, ya no tenemos que realizar todas las tareas de forma manual, recuerdo en mis épocas la cantidad de llamadas a la recepcion para saber si una habitacion había salido, las confusiones en cuanto a si la habitación estaba lista o no, incluso los errores de comunicación entre tanto personal involucrado.
Gracias a la digitalización y la automatización de procesos podemos minimizar cantidad de fallos para dedicarnos a lo que realmente importa: la satisfacción de nuestros huéspedes.
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