Wat is een point-of-sale-systeem in de cloud en wat zijn de voordelen ervan?

Wat is een POS-systeem in de cloud?

Een POS-systeem in de cloud is een manier om betalingen en transacties te beheren voor elk type bedrijf waar informatie wordt opgeslagen op externe servers in de cloud. Het bestaat uit front-end hardware waarmee gasten en medewerkers van je hotel rechtstreeks interactie hebben via een tablet, smartphone of ander apparaat met internet. De back-end bevat software waarmee je gegevens, klantprofielen, inzichten en meer kunt beheren vanuit elke webbrowser.

Omdat gegevens en informatie worden opgeslagen op internet, heb je er overal toegang toe, zolang je verbonden bent met internet. Er is weinig training of installatie voor nodig omdat je eigenlijk gewoon de app downloadt zodra je bedrijf is geregistreerd bij de POS-aanbieder en je SaaS-technologie (software as a service) gebruikt.

Wat zijn de voor- en nadelen van een POS-systeem in de cloud?

Er zijn veel voordelen en maar weinig nadelen aan het gebruik van een POS-systeem in de cloud. Laten we eens kijken.

Integratie met andere systemen

Eén van de grootste voordelen van een systeem dat gebruikmaakt van de cloud voor de point-of-sale-functionaliteiten is de mogelijkheid om het te integreren met je PMS. Zo kun je je werkzaamheden makkelijker optimaliseren. Integratie betekent ook dat alles in realtime wordt bijgewerkt en dat betalingen in alle systemen worden gestroomlijnd. Hoe meer geïntegreerd je systemen zijn, hoe makkelijker het is om alle aspecten van je bedrijf te stroomlijnen, van rapporten tot dagelijkse taken.

Je kunt het altijd en overal gebruiken

Met een hotelrestaurant-POS dat virtueel toegankelijk is, kun je gasten overal in het hotel laten betalen, of dat nu bij de receptie, bij de bar aan het zwembad, in hun hotelkamer of in het restaurant van je hotel is. Dit zorgt voor een betere gastervaring. Je kunt ook alle gegevens op één plek synchroniseren, zodat ze makkelijk toegankelijk zijn, waar je ook bent en vanaf welk apparaat je de gegevens ook bekijkt. Dit zorgt ervoor dat je gegevensverzameling en optimalisatieproces nog meer gestroomlijnd zijn.

Connectiviteit heeft ook nadelen. Als de server of internet eruitligt, loop je kans dat je geen betaalsysteem meer hebt, wat een negatieve invloed kan hebben op de verkoop in je bedrijf. Dat gezegd hebbende, zelfs als je WiFi eruitligt, zou je over kunnen schakelen op mobiele data om verkopen te verwerken.

Geen training nodig

Eén van de voordelen van een POS in de cloud is dat het heel erg intuïtief is. Je kunt je aanmelden bij een aanbieder, de app downloaden en meteen aan de slag gaan. Dit betekent dat jij en je personeel geen tijd hoeven te besteden aan training. Anderzijds betekent het dat de ondersteuning beperkt kan zijn tot online support, aangezien het systeem zo makkelijk te gebruiken is.

Prijs

De prijs voor cloudsystemen is meestal gebaseerd op een abonnementsmodel met drie opties. Dit maakt het vooral voordelig voor wie net begint: de drempel om te beginnen is laag. Maar hoe meer accommodaties je hebt, en hoe meer functies je nodig hebt, hoe hoger je maandelijkse abonnementskosten.

Geen back-up nodig

Cloudsystemen hebben één groot voordeel ten opzichte van traditionele systemen: alle informatie wordt opgeslagen op internet, dus het is niet nodig om een back-up te maken van gegevens en inzichten over klanten, en je loopt ook geen risico om gegevens kwijt te raken. Maar zoals we al zeiden, als er een stroomstoring is of als de server eruitligt, kan dit nadelig zijn voor de verkoop in je hotel.

Bespaar op hardwarekosten

Omdat SaaS-producten via internet werken, hoef je niet in dure hardware te investeren. Je kunt zelfs transacties verwerken op een smartphone of tablet met internet. Je loopt ook geen risico om onderdelen te moeten vervangen omdat je geen fysiek apparaat nodig hebt. Software-updates worden automatisch uitgevoerd, wat betekent dat je geen technici hoeft in te huren die je apparaat handmatig updaten.

Zo kies je het beste POS-systeem in de cloud voor je bedrijf

Omdat het nooit makkelijk is om het beste systeem te kiezen, is het belangrijk om rekening te houden met verschillende factoren. Laten we ze allemaal even bekijken.

Gebruiksgemak

Het is essentieel voor je hotel om betalingen te kunnen accepteren en verwerken, dus je wilt er zeker van zijn dat het POS dat je kiest makkelijk te gebruiken is en weinig installatietijd heeft (want tijd is geld), en je wilt dat je personeel zo productief mogelijk blijft.

(beschikbaar in het Engels) Lees meer over hoe je het personeel voor je hotel het beste beheert..

De functies

De functies die je nodig hebt, zijn afhankelijk van je hotel, dus voordat je een systeem aanschaft, is het handig om een grondige analyse uit te voeren van wat er nog ontbreekt of welke gedeelten in je bedrijf nog geoptimaliseerd kunnen worden. Omdat er zoveel functies beschikbaar zijn, van voorraadbeheer tot integraties, rapporten, planning en nog veel meer, is het belangrijk om te begrijpen wat je valkuilen zijn, zodat je kunt zien hoe je die kunt oplossen met de juiste tool.

De behoeften van je hotel

Je kunt overwegen om een SWOT-analyse te doen om de sterke punten, zwakke punten, mogelijkheden en bedreigingen voor het verwerken van betalingen in je hotel in kaart te brengen. Zo kun je beter bepalen welke functionaliteiten je nodig hebt en hoeveel budget je bereid bent aan de aankoop te besteden.

Lees meer over SWOT-analyses uitvoeren voor hotels (beschikbaar in het Engels).

Conclusie

We hebben gekeken naar een POS in de cloud, de voor- en nadelen ervan en hoe je de beste POS kiest voor je horecabedrijf. Deze oplossing brengt niet alleen lage kosten met zich mee, maar kan ook de productiviteit verhogen doordat er minder behoefte is aan handmatig werk en vanwege de integratiemogelijkheden en het gebruiksgemak. Een POS in de cloud is ongetwijfeld een belangrijke tool voor elk horecabedrijf om in te investeren.

6 voordelen van het combineren van je PMS en POS