Wat is een EPOS-systeem en waarom zou je het in een hotel moeten gebruiken?

Wat is een EPOS-systeem?

Een EPOS is een Electronic Point of Sale systeem. Oftewel, de werkelijke plaats waarop de verkoop in je hotel gebeurt. Het gebruikt software en hardware om je hotel te helpen bij het verwerken van niet alleen de verkoop en betalingen voor je hotelkamers, maar ook de betalingen van de F&B kant van je hotel zoals digitale bestellingen, terwijl het tegelijkertijd je inventaris bijhoudt.

Je hoeft dus niet moeilijk te doen met verschillende inkomstencentra – want zoals je weet, kunnen transacties op verschillende plekken in een hotel gebeuren – de software kan je helpen bij het controleren en volgen van betalingen, het inkopen en verwerken van bestellingen, het creëren en bijhouden van loyaliteitsprogramma's, promoties en kortingen, en het kan zelfs integreren met je PMS. De hardware is in veel vormen verkrijgbaar en je kunt deze in het algemeen aanpassen aan de behoeftes van je hotel.

Hoe werken EPOS-systemen?

Dus hoe werkt het precies? Kort gezegd combineert het de hardware- en software-elementen om je hotel betalingen te laten verwerken en, afhankelijk van de behoeftes van jouw hotel, kan het andere belangrijke werkzaamheden regelen. Het is net een moderne kassa die met een computer verbindt en automatisch met je PMS synchroniseert.

Als een gast voor een toegevoegde dienst wil betalen, of het nu room service, spa, of digitaal bestellen bij het restaurant van je hotel is, kan je personeel de gast opzoeken door hun kamernummer of naam te gebruiken. Dat is dus extra handig omdat transacties vaak over heel het hotel gebeuren; met een elektronisch kassasysteem kun je al deze transacties aan de kamer van de gast toewijzen terwijl je ook nog eens klantengegevens in de backend van je hotelsysteem kunt updaten.

Waarom zouden hotels een EPOS-systeem moeten gebruiken?

Er zijn veel redenen waarom het voor hotels handig is om zo’n systeem te gebruiken, wij zullen ze hieronder één voor één bekijken.

Beheer je verkoop vanuit één plek

In plaats van te moeten vechten met verschillende inkomstencentra, of deze nu de bar bij het zwembad, de spa, het restaurant of je conciërgediensten zijn, laat een elektronisch kassasysteem je overal betalingen nemen. Je kunt de verkoop digitaal beheren, allemaal via één betaalpunt. Gasten bepalen of ze het op de rekening van hun kamer zetten of liever gelijk betalen. Het is een geweldige manier om de werkzaamheden van je hotel te centraliseren en tegelijkertijd voor een vlot betaalproces te zorgen.

Het beheren van je verkoop vanuit één plek is ook handiger en voorkomt dat je per ongeluk twee keer om betaling vraagt. Het elektronisch kassasysteem kan alle verkoop bijhouden en ervoor zorgen dat de gast aan het eind van hun verblijf alles betaald heeft. Dit is echt belangrijk voor een naadloze gastervaring. Leer meer over de voordelen van het automatiseren van betalingen.

Betere rapportages

Dankzij de synchronisatie met het PMS van je hotel, samen met je elektronische terminal, krijg je een beter inzicht in de voorkeuren en het gedrag van de gasten in je hotel. Je kunt ook de prestatie van je bedrijf bijhouden dankzij rapporten over waar gasten het meeste geld besteden wanneer ze bij je verblijven (d.w.z. restaurant, bar, zwembad, extra diensten). Op basis van deze gastprofielen, kun je dan je strategieën voor upselling en marketing optimaliseren.

Bovendien kun je dan de totale inkomsten van F&B nauwkeuriger bijhouden, van zowel gasten of niet-gasten die in het restaurant van je hotel eten. Op deze manier kun je een beter idee krijgen over waar je inkomsten vandaan komen, zodat je kunt bepalen of je in externe promotie wilt investeren of het restaurant eerder voor het gebruik van je gasten wilt houden.

Elimineer handmatige processen om fouten te verminderen en tijd te besparen

Hoe meer je de werkzaamheden in je hotel kunt automatiseren, hoe gelukkiger je personeel zal zijn en hoe beter de service zal zijn die ze bieden. Met een elektronisch kassasysteem, kun je ervoor zorgen dat je alle kosten bijhoudt en er geen fouten zijn wanneer je gasten uitchecken, omdat je de kosten niet handmatig hebt moeten bijhouden. Bovendien maakt dit het check-out proces veel sneller omdat alle kosten op één plek vermeld staan.

Papierwerk zorgt voor rommel en verwarring voor je personeel, terwijl digitaliseren meer wendbaar is voor dynamische bedrijven zoals die in de horeca.

Houd je loyaliteitsprogramma en kortingen bij

Een elektronisch kassasysteem is ook ideaal om de promoties van je loyaliteitsprogramma bij te houden en om kortingen toe te passen. In plaats van dat je ze handmatig in moet voeren, synchroniseert het systeem automatisch met je PMS om te weten welke kortingen en loyaliteitsvoordelen je gasten hebben, en zo weet je zeker dat er weinig marge voor fouten is.

Wees flexibeler

In de horeca draait het altijd om flexibiliteit. Of je nu gasten on-the-go in rekening wilt brengen, gemakkelijk betalingen wilt accepteren, of het bestedingsgedrag van je gasten bij wilt houden zodat je beter kunt upsellen terwijl ze bij je verblijven, je kunt dit allemaal gemakkelijk beheren met een EPOS-systeem omdat het digitaal is en zich dus flexibeler aanpast aan de steeds veranderende behoeftes van moderne hoteliers.

Conclusie

In dit artikel hebben we gekeken naar wat een EPOS is, hoe het werkt, en waarom jouw hotel er een zou moeten gebruiken. Met zo veel verschillende aspecten van een hotel om te beheren, wil je een systeem hebben dat automatisch met je andere belangrijke software synchroniseert, zoals je PMS. Om alle aspecten van je hotel te stroomlijnen, moet je een betrouwbare manier hebben om betalingen te accepteren en te verwerken, die het makkelijker maakt voor je personeel en je gasten.