Das Bundesreisekostengesetz: Was Hotelbetreiber wissen sollten

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) im Überblick

Das Bundesreisekostengesetz - kurz BRKG - regelt, wie der Bund die Reisekosten seiner Beschäftigten erstattet. Dazu zählen unter anderem Beamte, Richter und Soldaten. Auch der Staat muss schließlich Dienstreisen abrechnen. Im Gesetz ist genau festgelegt, welche Ausgaben übernommen werden - etwa Fahrten, Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten.

Für Hoteliers ist besonders interessant: Auch wenn das BRKG ursprünglich für Bundesbedienstete gedacht ist, orientieren sich viele Unternehmen bei ihren internen Reiserichtlinien daran. Wer also weiß, wie das BRKG tickt, kann gezielt Angebote entwickeln, die den Erwartungen von Geschäftsreisenden entsprechen - und damit die Auslastung erhöhen.

Übernachtungskosten nach dem BRKG: Was wird erstattet?

Die Erstattung von Hotelübernachtungen ist ein zentraler Bestandteil des BRKG. In §7 BRKG ist geregelt, was Dienstreisende geltend machen können:

• Pauschale Übernachtungskosten: Für jede notwendige Übernachtung erhalten Dienstreisende pauschal 20 Euro pro Nacht.
• Tatsächliche Kosten: In der Praxis reichen 20 Euro für ein Hotelzimmer selten aus. Wenn die tatsächlichen Kosten darüber liegen und die Übernachtung notwendig war, können auch höhere Beträge erstattet werden - in der Regel sind je nach Standort 70 bis 120 Euro pro Nacht üblich.
• Belegpflicht: Voraussetzung für die Erstattung der tatsächlichen Kosten ist eine ordentliche Rechnung. Digitale Lösungen wie Mews Payments erleichtern hier die schnelle und fehlerfreie Zahlungsabwicklung.
• Ausnahmen: Keine Erstattung gibt es, wenn die Übernachtung in einem Beförderungsmittel erfolgt oder eine kostenfreie Unterkunft bereitgestellt wurde.

Bedeutung für Hotelbetreiber

Wer gezielt Geschäftsreisende ansprechen will, sollte das Bundesreisekostengesetz im Blick haben. Daraus lassen sich einige praktische Maßnahmen ableiten, mit denen Hotels für diese Zielgruppe besonders attraktiv werden:

1. Hotelrechnungen mit korrekten Angaben: Damit Dienstreisende ihre Übernachtungskosten erstattet bekommen, braucht es eine ordentliche Rechnung - mit Namen, Datum, Adresse des Hotels und Steuernummer. Besonders gut kommen digitale Abrechnungen an, die automatisch erstellt, direkt verschickt und frei von Fehlern sind.
2. Sonderkonditionen für Geschäftsreisende: Hotels können spezielle Tarife anbieten, die sich an den üblichen Erstattungssätzen orientieren. Das schafft Vertrauen und senkt die Hürde für eine Buchung.
3. Lage und Erreichbarkeit: Wer in der Nähe von Behörden, Ministerien, Messen oder Verkehrsknotenpunkten liegt, hat bei Dienstreisenden klar die Nase vorn - hier lohnt es sich, gezielt zu kommunizieren.
4. Zusätzliche Services: Frühes Frühstück, kostenloses WLAN, ein Schreibtisch im Zimmer oder flexible Check-in-/Check-out-Zeiten machen oft den entscheidenden Unterschied. Was nach Kleinigkeiten klingt, ist für Geschäftsreisende häufig entscheidend.
5. Verträge mit Behörden: Verträge mit öffentlichen Einrichtungen zu Sonderkonditionen können sich auszahlen: Zwar sinkt der Preis pro Übernachtung leicht - dafür steigt die Auslastung und die Planungssicherheit für das Hotel.

Weitere im BRKG geregelte Kostenpunkte

Erstattung von Fahrtkosten und Wegstreckenentschädigung

Ein wesentlicher Bestandteil des BRKG ist die Erstattung von Fahrtkosten. Diese kann auf unterschiedliche Weise erfolgen: Die Ausgaben für Bahn, Bus und andere öffentliche Verkehrsmittel werden in voller Höhe übernommen, sofern sie als notwendig gelten. Für Flugreisen gilt dasselbe. Wer mit dem eigenen Pkw anreist, kann eine Wegstreckenentschädigung in Form einer Kilometerpauschale geltend machen - derzeit sind das 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer.

Tagegeld für Verpflegungskosten

Neben den Übernachtungskosten regelt das BRKG auch die Verpflegungspauschalen. Diese sollen die zusätzlichen Ausgaben abdecken, die während einer Dienstreise für Mahlzeiten entstehen:

• Mehr als 8 Stunden Abwesenheit: 14 €
• Mehr als 24 Stunden Abwesenheit: 28 €
• Bei Dienstreisen über mehrere Tage: Der An- und Abreisetag wird mit jeweils 14 € vergütet.

Für Hotels lohnt es sich, Frühstück oder andere Mahlzeiten separat auf der Rechnung auszuweisen, da diese von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Das erleichtert Dienstreisenden die Abrechnung und vermeidet Rückfragen.

Reisenebenkosten

Neben den Hauptkosten wie Fahrt, Unterkunft und Verpflegung gibt es eine Reihe von Reisenebenkosten, die ebenfalls erstattungsfähig sind. Dazu gehören beispielsweise: Parkgebühren und Mautkosten, dienstlich veranlasste Telefonkosten, Ausgaben für Gepäckaufbewahrung oder -transport sowie notwendige Versicherungen für die Reise. Hotelbetreiber sollten daher die Möglichkeit bieten, auch Parkgebühren und Gepäckaufbewahrung auf den Rechnungen auszuweisen.

Aufwands- und Pauschvergütung

Zusätzlich zu den klassischen Reisekosten erhalten manche Dienstreisende eine Aufwands- oder Pauschvergütung - etwa bei besonderen Umständen wie ungewöhnlichen Reisezeiten oder bei bestimmten Berufsgruppen, z. B. Außendienstmitarbeitern oder Soldaten im Einsatz. Wer seine Angebote gezielt auf solche Zielgruppen ausrichtet, kann von höheren Budgets profitieren.

Fazit

Das Bundesreisekostengesetz regelt die Kostenerstattungen für Angestellte des Bundes und hat dadurch einen direkten Einfluss darauf, welche Hotels von Geschäftsreisenden bevorzugt werden. Hotelbetreiber, die sich mit den Regelungen des BRKG vertraut machen und gezielt auf die Bedürfnisse von Dienstreisenden eingehen, können ihre Auslastung steigern. Ein angepasstes Angebot, transparente Preisgestaltung und eine strategisch günstige Lage machen ein Hotel zur bevorzugten Wahl für Dienstreisende.

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