GoBD-konforme Hotelbuchhaltung: effiziente und gesetzeskonforme Prozesse

Was sind die GoBD?

Die GoDB, kurz für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", sind verbindliche Richtlinien für Unternehmen in Deutschland zur ordnungsgemäßen Einhaltung der Buchführung und Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen. Erstmals veröffentlicht im Jahr 2014, wurden die GoBD seither mehrfach aktualisiert, um sie an neue Standards und technologische Entwicklungen anzupassen.

Die GoDB gibt vor, wie Finanzdaten gespeichert, verarbeitet und bei Bedarf zugänglich gemacht werden müssen. Besonders im Bereich der elektronischen Buchhaltung schaffen die GoBD ganz klare Vorgaben, damit diese von der Finanzbehörde anerkannt wird. Kernziel ist es, eine lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle sicherstellen und nicht zuletzt auch vor Datenverlust und Manipulation zu schützen. Die GoBD umfassen unter anderem folgende Grundsätze:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Zeitgerechte Erfassung
• Systematische Ordnung
• Unveränderbarkeit

Die GoBD-Compliance für Hotels

Warum sind die GoBD für Hotels wichtig?

Hotels sind wie alle anderen Unternehmen stark auf eine ordnungsgemäße Buchführung angewiesen, um ihre finanzielle Situation zu überwachen, fundierte Entscheidungen zu treffen und steuerliche Anforderungen zu erfüllen. Eine gut geführte Hotelbuchhaltung ist angesichts der komplexen Strukturen sogar noch relevanter - unterschiedliche Einnahmequellen, tagesaktuelle Zimmerpreise und zahlreiche Einzeltransaktionen müssen präzise, strukturiert und gesetzeskonform dokumentiert werden. Hier finden viele Transaktionen an verschiedenen Stellen in unterschiedlichem Ausmaß statt. Das verlangt eine lückenlose Dokumentation. Durch die GoDB sind Hotelmanager gezwungen, die Daten aktuell zu halten und entsprechend zu sichern, damit eine nachvollziehbare Übersicht jederzeit garantiert ist.

Vorteile der GoBD-Compliance für Hotels

Die GoBD bringt aber nicht nur Auflagen mit, die zu berücksichtigen sind, sondern bietet Hotels auch diverse Vorteile:

1. Rechtssicherheit: GoBD-konforme Prozesse minimieren das Risiko von Steuerstrafen und schaffen Vertrauen bei Betriebsprüfungen.
2. Effizienzsteigerung: Für die Einhaltung der GoDB sind digitale automatisierte Prozesse sinnvoll. Diese sparen grundsätzlich Zeit und Kosten in der Buchhaltung.
3. Optimierte Entscheidungsfindung: Durch eine verbesserte Datengrundlage können fundierte betriebliche Entscheidungen getroffen werden.

Wer von Anfang an auf GODB-Anforderungen achtet und das System darauf ausrichtet, kann sich im Fall von Prüfungen sicher fühlen und hat auch für betriebswirtschaftliche Entscheidungen immer präzise Zahlen als Grundlage zur Hand. Mithilfe moderner Software können Daten sicher und in Echtzeit gespeichert werden. Die Umstellung auf digitale Prozesse eliminiert die Papierwirtschaft und reduziert den Arbeitsaufwand durch Automatisierung.

Wie setzen Hotels die GoBD-Richtlinien um?

1. GoBD-konforme Systeme

Um die Prozesse GoBD-konform zu gestalten, ist zunächst ein umfassender Überblick erforderlich. Dabei gilt es, alle relevanten Systeme zu identifizieren, die den GoBD-Anforderungen entsprechen müssen. Im Hotel betrifft dies vor allem die Finanzbuchhaltung, aber auch Nebenprozesse wie Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensysteme, Fakturierung, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Materialwirtschaft.

2. Zeitgerechte Belegverarbeitung

Kein Geschäftsvorgang ohne Beleg! Und langes Aufschieben der Buchhaltung ist keine Option. Belege müssen gemäß GoBD zeitnah erfasst werden, in der Regel innerhalb von zehn Tagen nach dem Geschäftsvorfall. Es geht darum, die tatsächlichen Verhältnisse abzubilden. Bei bargeldlosen Transaktionen gilt eine Frist von zehn Tagen. Ist Bargeld im Spiel, ist der Geschäftsvorfall sogar tagesaktuell zu dokumentieren.

Digitale Lösungen bieten hier enorme Vorteile. Sie ermöglichen eine automatisierte und fehlerfreie Echtzeit-Erfassung der Belege. Außerdem können so menschliche Fehler vermieden werden - ist das Personal im Umgang mit der Software geschult, steigert das die Sicherheit enorm.

3. Archivierung und Aufbewahrungspflicht

Die Belege müssen außerdem GoDB-konform aufbewahrt werden. Jedes der im Hotel genutzten Systeme muss sicherstellen, dass die Daten vollständig (inklusive eindeutiger Belegnummer, Belegdatum, Betrag und Mengenangabe, Nennung Belegaussteller und -empfänger), unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden.

Einfach löschen ist keine Option. Für die Belege müssen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, vor dem Ablauf von 6 oder 10 Jahren dürfen sie nicht entsorgt werden. Dazu gehört die Speicherung eines Zeitstempels in den Metadaten der Dokumente und bei der Digitalisierung von Belegen dürfen Papieroriginale nur unter bestimmten Bedingungen vernichtet werden.

Wer dabei auf eine entsprechend gut strukturierte Software zurückgreift, spart nicht nur Zeit, sondern geht auch sicher, dass diese Anforderungen automatisch erfüllt werden. So helfen beispielsweise digitale Kassensysteme wie Mews Payments, alle Transaktionen ordnungsgemäß zu erfassen und zu archivieren, sodass im Falle einer Betriebsprüfung die benötigten Daten in maßgeschneiderten Zahlungsberichten bereitgestellt werden können.

4. Internes Kontrollsystem (IKS)

Die Einführung eines internen Kontrollsystems ist eine weitere GoBD-Anforderung. Es dient dazu, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherzustellen. Alles muss systematisch erfasst und jederzeit für Außenstehende nachvollziehbar dokumentiert sein. Ein effektives IKS umfasst:

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, um den Zugriff auf Systeme zu steuern.
• Funktionstrennungen und Erfassungskontrollen wie Fehlerhinweise in Software-Systemen.
• Verarbeitungskontrollen und Schutzmaßnahmen gegen Datenmanipulation.

Technologische Lösungen für GoBD-konforme Buchführung

Eine moderne, GoBD-konforme Buchhaltungssoftware unterstützt Hotels bei der Einhaltung aller Richtlinien. Idealerweise wird die Software nahtlos in das Property Management System (PMS) integriert, wodurch Prozesse automatisiert und rechtssicher ablaufen können.Zu den wesentlichen Funktionen entsprechender Tools gehören:

• Unveränderbarkeit der Daten durch Versionierung.
• Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Belege durch zentrale Erfassung und Protokollierung.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen durch mobile Apps und Online-Banking-Integration.
• Datenzugriff für die Finanzbehörde durch DATEV- oder ELSTER-Schnittstellen.

GoBD als Wettbewerbsvorteil für moderne Hotels

Die Einhaltung der GoBD-Richtlinien ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet Hotels auch einen klaren Mehrwert. Durch die Einführung digitaler Buchhaltungsprozesse und den Einsatz GoBD-konformer Softwarelösungen gewinnen Hotels an Effizienz, Rechtssicherheit und Transparenz. Gerade in Zeiten hohen Arbeitsaufkommens kann die richtige Software den entscheidenden Unterschied machen. Automatisierte Prozesse sparen wertvolle Zeit und ermöglichen es dem Personal, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

10 Tipps für hektische Zeiten

Zusätzliche Tipps, wie Hotels auch bei Hochbetrieb reibungslose Abläufe gewährleisten können, finden sich im Guide "10 Tipps für hektische Zeiten".