Workflow-Automatisierung: Die besten Nutzungsmöglichkeiten von Zapier in Hotels

Es gibt hunderte Gastgewerbewerkzeuge auf Mews Marketplace und wir sollten keines bevorzugen. Trotzdem denk ich, dass niemand etwas dagegen haben sollte, wenn wir einen eigenen Blogeintrag über das geniale Zapier schreiben.

Einer von fünf Mews Kunden nutzt Zapier. Tatsächlich haben wir 2018 auch schon einmal darüber geschrieben, wie du mit Zapier deine Unterkunft automatisieren kannst. Was gibt‘s also neues? Tja, als Matt neulich auf Linkedin über das Werkzeug schrieb, gab es ein enormes Feedback. Aber diese Antwort stach heraus:

Danke, Nick, das ist eine tolle Idee. Hier eine kurze Zusammenfassung der Arten, wie einige unserer Kunden Zapier nutzen.

Wer ist Zapier und was machen sie?

Bevor wir zu den Nutzungsmöglichkeiten kommen, werfen wir doch einen kurzen Blick darauf, was Zapier ist. Kurz gesagt, ist Zapier ein virtueller Assistent, der Aufgaben automatisiert, indem angepasste Workflows - sogenannte Zaps - zum Einsatz kommen. Er kann mehr als 1.000 Apps verbinden, um eine Reihe an automatisierten Aktionen über mehrere Softwares hinweg zu erstellen, wodurch der repetitive Teil der Prozesse, in dem zuvor manuelle Interaktion nötig war, nicht mehr nötig ist.

Warum ist Automatisierung für Hotels so nützlich?

Wenn wir ehrlich sind, gibt es nicht eine einzige Industrie, die nicht von automatisierten Workflows profitieren würde. Aber aufgrund der komplizierten Struktur des Gastgewerbes kann Automatisierung für Hotels besonders transformativ sein.

Das Alltagsgeschäft von Hotels besteht zum Großteils aus täglichen Aufgaben in zahlreichen Abteilungen, bei denen verschiedene Apps und Werkzeuge zum Einsatz kommen, von denen viele fast ausschließlich zur Datenerfassung und zum Knopfdrücken für Angestellte dienen. Diese Aufgaben zu automatisieren, erspart endlos viel Zeit, optimiert deinem Betrieb, verringert Fehler und erhöht die Arbeitszufriedenheit.

Beispielsweise kannst du dein CRM mit deiner Gastgewerbe-Cloud verbinden und Daten automatisch zwischen den beiden übertragen. Oder denke nur an Aufgaben wie Raumzuweisung, Planung deines Housekeeping-Arbeitsplans, Mitarbeiterplanung und Upselling von Räumen. Wenn du die richtige Gastgewerbe-Cloud hast, solltest du vieles hiervon schon automatisieren können. Aber auch wenn genau die Workflow-Funktion, die du benötigst noch nicht verfügbar ist kannst du vieles optimieren, wenn du Zapier nutzt.

Bei Mews nutzen wir Zapier, um unglaubliche 1,3 Millionen Aufgaben in nur den letzten 12 Monaten zu automatisieren. Ich weiß nicht mal, wo ich anfangen soll, wenn ich versuchen würde, die eingesparten Stunden zu zählen.

Beliebte Zaps bei Mews Hotels

Liest du auch manchmal von etwas, was ein anderer Hotelier macht und denkst dir: „Warum bin ich nicht darauf gekommen?“ Das ist keine Schande. Mit ein bisschen Glück werden dir diese Zapier Automatisierungsbeispiele eine Inspiration dafür sein, wie du noch effizienter arbeiten kannst.

Ankunftsdatumanpassung

Was für eine Überraschung: Unsere Liste beginnt mit dem stets innovativem The Social Hub. Ihr Zap passt das Ankunftsdatum der Reservierung automatisch an, um Kosten zu verwalten, was besonders bei studentischen No-Shows wichtig ist. Und so funktioniert‘s.

Studierende buchen normalerweise für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel ein Semester, das am 1. September anfängt. Jedoch ist es nicht unüblich, dass ein Student ein paar Tage später ankommt. Da TSH ein genaues Verzeichnis der Gäste im Haus führen muss, wird das Reservierungsankunftsdatum der Studierenden, die noch nicht angereist sind, automatisch auf den nächsten (und den nächsten und den nächsten) Tag verschoben, bis sie ankommen, wobei gleichzeitig die korrekten Übernachtungskosten pro Nacht angezeigt werden.

Pin Code Lieferung

Cabiner ist eine einzigartige niederländische Wildnis-Marke mit in traumhaften Nationalparks verteilten Hütten, die nur zu Fuß erreichbar sind. Sie bieten ein vollständig mitarbeiterfreies Erlebnis für ihre Gäste, was bedeutet, dass sie smarte Technologie clever einsetzen müssen.

Für die Türen jeder Hütte, die man besucht (was bei einem einzigen Aufenthalt eine ganze Menge sein können), wird ein Pin Code benötigt, um sie zu entriegeln. Sie haben einen Zap eingerichtet, der den Pin Code für den/die relevante/n Tag/e automatisch an die E-Mail des Gastes schickt, bevor er ankommt.

Housekeeping Aufgaben in Asana

Asana ist eines der unverzichtbarsten Rädchen in der Mews Maschine. Es ist unser eigenes Aufgabenmanagement Werkzeug und jede Abteilung nutzt es - wenngleich manche intensiver als andere... Northern Lights Village hat einen Zap erstellt, welches ihre Housekeeping Aufgaben in Asana organisiert, wodurch einem ihrer Teams erspart wird jeden Tag dutzende an Aufgaben manuell erstellen zu müssen.

Direkte API Anrufe an Mews

Zapier trägt viel dazu bei, dass man nicht mehr selbst einen Code schreiben muss. Genau genommen, musst du das nicht mal mehr verstehen. Durch die Nutzung von Zapiers Webhooks kannst du direkt Daten von jedem Service erhalten oder Anfragen an jeden URL schicken. Das ist genau das, was Generator und SACO machen, um API Anrufe direkt an Mews zu tätigen. Hier kannst du mehr über Webhooks lesen.

Gastdaten für Marekting verschieben

Wir haben das zwar schon einmal angesprochen, aber da es ein beliebter Zap ist, kommen wir noch einmal darauf zu sprechen. Wenn du ein CRM Werkzeug nutzt, musst du all deine Gastdaten aus deiner Gastgewerbe-Cloud raussuchen. Das alles manuell abzutippen ist eine gigantische Zeitverschwendung. Wenn deine Gastgewerbe-Cloud sich nicht direkt mit deinem CRM verbindet, kann Zapier die Brücke sein. Ostello Bello verbindet sich so mit Pipedrive.

VIP Ankunftserlebnisse

Wenn bestimmte Gäst eine VIP-Behandlung erwarten, gibt es auch dafür einen Zap. Klassifiziere einen Gast als VIP in seinem Gastprofil. Dann schickt Mews automatisch eine SMS an den Geschäftsführer oder Eigentümer, wenn er eincheckt, sodass er ihn in der Lobby begrüßen und dem Aufenthalt eine persönliche Note verleihen kann. Der gleiche Fall (ein VIP checkt ein) kann auch andere Aktionen auslösen, wie eine Slack Nachricht an das Housekeeping Team, dass es jetzt an der Zeit ist, eisgekühlten Champagner an das Zimmer zu liefern.

Lieferungen nach dem Aufenthalt

Wiederholte Buchungen sind der heilige Gral im Gastgewerbe. Einer der besten Wege, Gäste zur Rückkehr zu bewegen ist, ihnen zu zeigen, dass sie dir auch nach ihrem Aufenthalt noch wichtig sind. Erstelle einen Zap anhand deiner Gastdaten. Es kann etwas ganz einfach sein, wie zum Beispiel eine automatisch versendete Geburtstags-E-Mail mit einem Spezialangebot. Oder du könntest einen Zap erstellen, der ein paar Tage vor ihrem Geburtstag per Florist One oder Bloom & Wild Blumen, Schokolade oder eine andere Aufmerksamkeit an ihre Anschrift liefern lässt.

Die Zukunft ist automatisiert

Wir haben 590 Integrationen zu Zapier in 443 Unterkünften. Sowohl die oben genannten, als auch Unternehmen wie, Mercure MOA Berlin, Spicers Retreat und Bloc Hotel nutzen alle bereits Zaps. Kurz gesagt, sind Hotelliers auf der ganzen Welt schon auf dem richtigen Weg , um ihren Alltag leichter zu machen.

Willst du wissen, wie du einen Zap bei Mews erstellst? Es ist leichter als du denkst. Zieh dir dieses Video von B2C Produktmanager und tech-Enthusiast Adam rein und denk mal darüber nach, wie Workflow-Automatisierung deine Unterkunft verändern könnte. Oh und entschuldige das retro Mews branding.

Integration von Zapier durch Mews Marketplace

Deine Anleitung zum Wechsel von PMS

Wenn du noch nicht bei Mews bist und du darüber nachdenkst zu einem neuen Anbieter zu wechseln, ist die Anleitung zum Wechsel deines PMS eine Pflichtlektüre voller wichtiger Fragen, die du einem neuen PMS Anbieter stellen solltest.