Automatisation des flux de travail : les meilleurs cas d’utilisation de Zapier dans les hôtels

Sur la Mews Marketplace, nous mettons des centaines d’outils hôteliers à votre disposition, et nous ne sommes pas censés faire de favoritisme. Cela dit, un outil aussi formidable que Zapier mérite certainement qu’on lui dédie un article de blog.

Un client de Mews sur cinq utilise Zapier. D’ailleurs, nous avions déjà abordé le sujet de l’automatisation avec Zapier en 2018. Et depuis ? Récemment, un article consacré à Zapier et publié par Matt sur LinkedIn a suscité énormément de réactions. L’une d’entre elles a retenu notre attention :

Merci, Nick, c’est une excellente idée. Voici donc un tour d’horizon rapide des différentes manières dont nos clients utilisent Zapier.

En quoi consiste Zapier ?

Avant de présenter les cas d’utilisation, commençons par un rappel concernant Zapier. Zapier est un assistant virtuel qui sert principalement à automatiser les tâches en utilisant des flux de travail personnalisés, ou Zaps. Il peut connecter plus de 1 000 applications pour créer une série d’actions automatisées à travers différents logiciels, ce qui permet de supprimer la partie répétitive et manuelle de vos processus.

Pourquoi l’automatisation est-elle si utile pour les hôtels ?

En réalité, l’automatisation des flux de travail a le potentiel d’améliorer les opérations de n’importe quelle industrie, mais elle répond particulièrement bien aux besoins spécifiques de l’hôtellerie en raison de la nature complexe de ce secteur.

Le quotidien des hôtels consiste en une multitude de tâches réparties entre différents départements et faisant appel à divers outils et applications. Au niveau des employés, cela se traduit souvent par de la saisie de données et d’actions à l’aide de boutons. L’automatisation de ces tâches vous fera gagner énormément de temps, optimisera vos opérations, réduira les erreurs et augmentera la satisfaction au travail du personnel.

Par exemple, vous pourriez connecter votre CRM à votre cloud hôtelier pour automatiser le transfert de données. Ou améliorer des tâches telles que l’attribution des chambres, la gestion des rotations du service d’étage, la planification du personnel et la vente incitative des chambres. Si vous utilisez un cloud hôtelier adapté, vous devriez déjà être en mesure d’automatiser la plupart de ces processus. Même si la fonctionnalité exacte de flux de travail que vous recherchez n’est pas disponible, Zapier sera capable de vous aider à simplifier vos processus.

Chez Mews, nous avons utilisé Zapier pour automatiser le nombre renversant de 1,3 million de tâches au cours des 12 derniers mois. La quantité de temps gagnée est tout bonnement inestimable.

Zaps populaires chez les hôtels Mews

Est-ce qu’il vous est déjà arrivé de lire un article consacré aux pratiques d’un autre hôtelier et de vous demander pourquoi vous n’y avez pas pensé ? C’est une réaction tout à fait normale. Nous espérons que les exemples d’automatisation avec Zapier présentés ici pourront vous servir d’inspiration pour améliorer l’efficacité de vos opérations.

Ajustement des dates d’arrivée

Surprise, surprise : notre liste commence avec The Social Hub, qui se distingue par sa capacité à innover. Son Zap ajuste automatiquement les dates d’arrivée des réservations pour la gestion des frais, ce qui est particulièrement utile lorsque des étudiants se désistent. On vous explique comment ça fonctionne.

Les étudiants réservent habituellement des périodes fixes, par exemple pour un semestre, à partir du 1er septembre. Cependant, il n’est pas rare qu’un étudiant arrive quelques jours après la date prévue. Comme TSH doit tenir un registre précis des clients dans l’établissement, la date d’arrivée des étudiants qui ne se sont pas présentés sera automatiquement reportée au jour suivant (et ainsi de suite) jusqu’à leur arrivée, tout en comptabilisant des frais d’hébergement par nuit corrects.

Envoi du code Pin

Cabiner est une marque néerlandaise unique en son genre qui propose des séjours en pleine nature. Ses cabines, situées dans de magnifiques parcs nationaux, sont uniquement accessibles à pied. Le parcours client se déroule sans aucune interaction avec le personnel grâce à l’utilisation appropriée de technologie intelligente.

Les portes de chaque cabine visitée (il peut s’agir de plusieurs cabines au cours d’un même séjour) doivent être déverrouillées à l’aide d’un code Pin. Un Zap prédéfini permet l’envoi automatique du code Pin pour le jour en question à l’e-mail du client avant son arrivée.

Tâches de service d’étage dans Asana

Asana est l’un des rouages essentiels au fonctionnement de Mews. Il s’agit de notre propre outil de gestion des tâches et chaque département l’utilise selon ses besoins. Northern Lights Village a créé un Zap qui organise ses tâches de service d’étage dans Asana, ce qui permet d’éviter de demander à un membre de son équipe de créer manuellement des dizaines de tâches chaque jour.

Appels d’API directs vers Mews

Avec Zapier, vous n’avez plus besoin d’écrire du code. En utilisant les Webhooks de Zapier, vous pouvez recevoir les données directement depuis n’importe quel service, ou envoyer une requête vers n’importe quelle URL. Cette technique est utilisée par Generator et SACO pour passer des appels d’API directement avec Mews. Vous pouvez en savoir plus sur les Webhooks ici.

Accès aux données des clients à des fins de marketing

Nous vous en avons déjà parlé, mais il s’agit d’un Zap si populaire qu’un rappel ne peut pas faire de mal. Si vous utilisez un outil CRM, celui-ci devra accéder aux données de vos clients qui sont stockées dans votre cloud hôtelier. Or, la saisie manuelle des données est extrêmement chronophage. Si votre cloud hôtelier n’est pas connecté avec votre CRM directement, Zapier peut faire office de pont. C’est cette méthode qu’utilise Ostello Bello pour se connecter à Pipedrive.

Accueil de VIP

Si certains de vos clients bénéficient d’un traitement VIP, vous pouvez utiliser le Zap correspondant. Classez un client en tant que VIP dans son profil client. Au moment du check-in, Mews enverra automatiquement un SMS au directeur ou au propriétaire pour accueillir le client dans le lobby et apporter une touche personnelle. Le même événement (le check-in d’un VIP) peut également déclencher d’autres actions, par exemple un message Slack à l’équipe de service d’étage pour apporter du champagne frais dans la chambre réservée.

Maintenir le contact après le séjour

Le retour des clients est un des objectifs ultimes de l’hôtellerie. L’une des meilleures façons de motiver vos clients à revenir est de maintenir le contact après leur séjour. Configurez un Zap basé sur les données des clients, par exemple pour leur souhaiter un joyeux anniversaire et leur proposer une offre spéciale par e-mail le jour de leur anniversaire. Ou si c’est trop simple, créez un Zap qui se déclenchera quelques heures avant l’anniversaire, pour commander des fleurs, des chocolats ou une autre attention, avec une livraison à l’adresse du client via un service tel que Florist One ou Bloom & Wild.

L’automatisation, c’est l’avenir

Nous avons 590 intégrations avec Zapier à travers 443 établissements. En plus des exemples ci-dessus, des établissements tels que Mercure MOA Berlin, Spicers Retreat et Bloc Hotels ont adopté Zapier. Partout dans le monde, les hôteliers mettent au point des stratégies pour simplifier leurs opérations quotidiennes.

Vous voulez configurer un Zap dans Mews ? C’est plus facile que vous ne le pensez. Regardez la vidéo créée par Adam, notre Responsable produit B2C et passionné de technologie, et réfléchissez à la façon dont l’automatisation des flux de travail pourrait transformer votre établissement. Oh, et merci pour votre indulgence concernant le visuel Mews rétro de la vidéo.

Intégration avec Zapier via la Mews Marketplace

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