La comptabilité hôtelière est le processus par lequel les hôtels gèrent et suivent leurs flux de trésorerie, c’est-à-dire l’ensemble des mouvements de liquidités entrants et sortants. Ce faisant, les hôtels peuvent optimiser leurs revenus, mieux comprendre leur situation financière et identifier leurs éventuelles lacunes. C’est également un processus essentiel pour prendre des décisions éclairées sur la base de données réelles.
La comptabilité hôtelière est un processus complexe, car en comparaison à d’autres secteurs d’activité, elle englobe des aspects clés spécifiques au secteur de l’hôtellerie : l'audit de nuit, une tarification propre à chaque chambre et des sources de revenus différentes pour chaque département. Dans cet article, nous vous expliquons en détail en quoi consiste la comptabilité hôtelière et pourquoi elle est cruciale. Vous découvrirez également les meilleurs logiciels pour optimiser ce processus. C’est parti !
Qu’est-ce que la comptabilité hôtelière ?
La comptabilité hôtelière est le processus qui consiste à suivre les flux de trésorerie de tous les départements d’un hôtel afin d’analyser sa situation financière à une période donnée. Pour ce faire, la personne responsable de cette tâche vérifie que le bilan, le compte de résultat et les flux de trésorerie de chaque département sont à jour. Elle suit également de près les frais propres à chaque département et l’état des stocks.
Lisez cet article pour en savoir plus sur la gestion des flux de trésorerie d’un hôtel (contenu disponible en anglais).
Pour que ce processus soit effectué aussi efficacement que possible, il est primordial de comprendre précisément quelles sont vos charges fixes et variables et vos sources de revenus. Une pratique courante consiste à suivre vos sources de revenus de manière séparée afin d’obtenir une représentation détaillée de votre profitabilité. Comme ce processus est complexe, assurez-vous de recruter un·e comptable qui possède une solide expérience dans l’hôtellerie et qui connaît et applique les meilleures pratiques en vigueur, car elles varient d’un secteur d’activité à un autre.
Il est très important que votre comptabilité soit à jour afin d’éviter le moindre problème opérationnel. Le personnel responsable des opérations doit notamment surveiller la facturation et les sommes dues par les clients, mais également le taux d’occupation, l’ADR, le nombre de chambres vendues, les frais de fonctionnement, le revenu des chambres, le RevPAR et d’autres indicateurs clés pour garantir la rentabilité de vos opérations. Pour optimiser ce processus, un PMS efficace et adapté à vos besoins est un outil incontournable. De la même manière, pour optimiser vos tarifs et maximiser vos bénéfices, vous devez déployer une stratégie de revenue management pertinente pour l’ensemble de votre établissement.
Pourquoi la comptabilité hôtelière est-elle cruciale ?
La comptabilité hôtelière est cruciale, car en gardant une trace et en suivant de près vos flux de trésorerie entrants et sortants, vous pourrez réaliser de meilleures prévisions, avoir une idée plus concrète de vos coûts à venir et respecter les budgets annuels définis. Autrement dit, la comptabilité vous permet de suivre les flux de trésorerie, d’établir un budget de manière plus précise, de gérer les salaires de vos employés et de vous assurer que votre hôtel se conforme à la législation fiscale en vigueur au niveau local. Il s’agit donc d’un des départements les plus importants de votre hôtel, car il a un impact sur votre profitabilité et oriente votre prise de décision.
De plus, le service comptable d’un hôtel effectue des tâches clés telles que la production de rapports financiers, la gestion budgétaire, le traitement des salaires, le suivi des dépenses et l’audit financier. Par conséquent, son rôle est essentiel au bon fonctionnement d’un hôtel.
Quels sont les meilleurs logiciels de comptabilité hôtelière et quels avantages offrent-ils aux hôtels ?
Étant donné l’importance de votre service comptable, il est indispensable d’utiliser un logiciel efficace et à la pointe de la technologie. Nous vous conseillons vivement d’adopter une solution que vous pourrez intégrer à votre PMS, car vous serez en mesure de gérer toutes vos opérations à partir d’un seul endroit, par exemple, la plateforme Mews.
De nombreux logiciels sont disponibles sur le marché : pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps, nous avons sélectionné les plus intéressants. Chaque solution mentionnée vous permet de vous connecter à un fournisseur existant via la Mews Marketplace ou de trouver des intégrations qui répondent aux besoins propres à votre activité.
Xero
Xero est un logiciel de comptabilité et de gestion des salaires pour les petites et moyennes entreprises. Avec ce logiciel, vous pouvez suivre vos flux de trésorerie en temps réel grâce à des outils en ligne pour gérer la comptabilité, la facturation et le rapprochement bancaire. Xero peut être connecté à Mews, ce qui vous permet de transférer les données quotidiennes relatives à vos paiements et revenus entre les deux systèmes.
Exact Online
Exact Online est un autre logiciel qu’il est possible de connecter à votre Mews PMS. Vous pouvez bénéficier d’un aperçu en temps réel de votre situation financière et gérer les aspects essentiels de votre activité. Autre avantage : il s’agit d’un logiciel basé sur le cloud, vous disposez donc de tous les outils nécessaires pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
M3
M3 est un logiciel qui fournit des solutions de comptabilité, business intelligence et de gestion des salaires, avec de nombreuses intégrations disponibles. Des rapports faciles à interpréter et des données financières en temps réel vous aident à réduire vos frais généraux et vos coûts de main-d’œuvre. Vous pouvez même ajouter vos transactions quotidiennes à votre PMS et calculer automatiquement le montant des taxes.
Sage Exports
Ce logiciel s’intègre facilement aux suites de solutions de business management et aux logiciels de gestion de la relation client. Vous pouvez quotidiennement exporter les données relatives à vos paiements et revenus comptables pour optimiser vos opérations et assurer leur bon fonctionnement. Notez que ce logiciel est disponible en plusieurs versions, veillez donc à choisir la plus adaptée à vos besoins.
Zen Soft
Si vous voulez gérer votre comptabilité en toute simplicité, Zen Soft est le logiciel qu’il vous faut. Avec cette solution, intégrer vos données financières à votre PMS est un jeu d’enfant. Tout ce que vous avez à faire, c’est interpréter vos données et prendre les meilleures décisions stratégiques pour votre entreprise.
Omniboost
Vous pouvez non seulement utiliser ce logiciel pour gérer vos opérations comptables, mais également obtenir une représentation précise et fidèle des performances de chacun de vos départements et ainsi améliorer vos processus internes. Vous pouvez connecter Omniboost à votre PMS et accéder à des tableaux de bord qui présentent vos données financières de manière claire.
Conclusion
Pour qu’un hôtel soit profitable, sa comptabilité doit être exemplaire, mais cela demande beaucoup d’efforts, car il s’agit d’un processus complexe. La bonne nouvelle, c’est qu’avec un logiciel efficace comme ceux que nous vous avons présentés et des intégrations intelligentes qui se connectent à votre PMS en toute simplicité, vous pouvez considérablement vous simplifier la vie. Le plus important est de confier cet aspect crucial à une personne expérimentée et hautement qualifiée.
En suivant de près vos budgets, vos flux de trésorerie et en réalisant des prévisions, entre autres, vous parviendrez à identifier vos lacunes et à prendre des décisions stratégiques. Ce suivi comptable vous permettra d’obtenir les résultats optimaux qui garantiront la profitabilité et le succès de votre entreprise.
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