Quels sont les outils de contrôle de gestion hôtelière ?

Qu’est-ce que la gestion hôtelière ?

La gestion hôtelière, ou hotel management, consiste à superviser l’ensemble des tâches commerciales, opérationnelles et administratives d’un établissement hôtelier. De l’entretien des chambres au service de restauration, en passant par la réservation en ligne, ce travail comprend tous les aspects de l’exploitation de l'hôtel.

L’objectif est de coordonner les différents services pour respecter les normes, maintenir un niveau de qualité élevé et satisfaire les clients. Dans l’industrie hôtelière, il faut pouvoir anticiper les besoins des voyageurs et mettre en place des stratégies pour améliorer la performance de l’établissement. Outre le directeur général, le premier responsable de la pérennité de l'hôtel, il faut également comprendre le rôle du contrôleur de gestion hôtelière.

Qu’est-ce que le contrôle de gestion en hôtellerie ?

Le contrôle de gestion hôtelière est une technique de pilotage de la performance et d’aide à la décision. Il consiste à vérifier si les procédures relatives à la stratégie d’entreprise et la réglementation en vigueur sont bien respectées, tout en pointant les sources de dysfonctionnement et des axes d’amélioration à court, moyen et long terme…

Ce système offre une vision globale d’une organisation. Complémentaire aux audits internes, qui sont des vérifications plus ponctuelles, le contrôle de gestion se consacre à l’ensemble des processus opérationnels. Il alloue les bonnes ressources financières et humaines au bon service et au bon moment, afin d’atteindre les objectifs fixés par l’organisation.

Quelles sont les missions du contrôleur de gestion hôtelière? 

Le contrôleur de gestion assiste l'hôtel dans sa stratégie économique globale et dans l’optimisation de sa rentabilité financière. La direction va s’appuyer sur ses compétences pour définir des objectifs réalistes et suivre les performances de l’activité hôtelière.

Ses missions varient en fonction du secteur et de la taille des hôtels, mais de façon générale, il s’occupe de :

• Mettre en place des dispositifs et des procédures de contrôle ;
• Suivre les performances de l'hôtel via les KPI du secteur hôtelier ;
• Analyser les dysfonctionnements, points forts et points faibles du système ; 
• Alerter sur les non-conformités et les dangers ;
• Préconiser des solutions et des axes d’amélioration ;
• Élaborer et rectifier les budgets ;
• Réaliser des études financières.

Dans la pratique, le contrôle de gestion hôtelière se base sur le cycle PDCA (Planifier, Développer, Contrôler, Agir). Cette méthode de résolution des problèmes interactive améliore les processus hôteliers en continu.

Comment choisir un système de gestion hôtelière?

S’il souhaite apporter des solutions et suggérer des actions correctives à son entreprise, le contrôleur de gestion en hôtellerie doit s’appuyer sur des données. Ces dernières proviennent de tout type de service et évoluent à chaque instant. Afin d’utiliser tout leur potentiel et d'être au plus juste dans les analyses, il faut s’équiper d’un outil de suivi comme le Hotel Data analytics de Mews.

Cette plateforme tout-en-un rassemble toutes vos données clés dans des tableaux interactifs et visuels. Vos mesures sont précises et actualisées en temps réel. Vous suivez facilement vos performances et observez votre historique, en combinant si besoin les données de plusieurs établissements. Avec Mews, il n’aura jamais été aussi simple de contrôler ses opérations quotidiennes et d’analyser ses finances !

Les 5 outils de contrôle de gestion en hôtellerie-restauration

Afin de mener à bien sa mission, le contrôleur de gestion hôtelière dispose d’outils complémentaires et évolutifs. On les divise en 3 catégories :

• Prévisionnels et budgétaires ;
• Mesure et suivi ;
• Pilotage et communication.

Ces outils peuvent prendre la forme d’un logiciel de gestion tout-en-un comme Mews afin d’optimiser les processus et de transmettre les informations au directeur de l'hôtel (ou du groupe hôtelier) et de tous les autres services.

La gestion des coûts

C’est souvent à travers la comptabilité générale que l’on détermine si l'hôtel a généré du profit ou des pertes. Mais c’est plus précisément la comptabilité analytique, focalisée sur les coûts, qui va permettre de mesurer le bénéfice réalisé sur les produits et services.

Le management des coûts suit l’ensemble des postes de charge dans les hôtels afin d’anticiper les dépenses à engager sur une période donnée. On compte ici les salaires, les consommables, les matières premières, les loyers, etc. La mise en œuvre d’un budget prévisionnel permet ainsi de ne pas naviguer à vue, et les reportings d’optimiser les ressources de l’établissement hôtelier.

Le système d’information

Le système d’information (SI) désigne l’ensemble de dispositifs permettant de collecter, de stocker et de transmettre des informations dans une entreprise. Pilier de la gestion hôtelière, il doit faciliter la communication interne et externe, optimiser la coordination des tâches et garantir la fiabilité des données. Le SI détient une place centrale dans le fonctionnement de votre hôtel.

Le tableau de bord

Qui dit « pilotage » dit « tableau de bord ». Dans l’idéal, cet outil d’entreprise est pertinent, clair et synthétique. Il doit permettre de prendre des décisions éclairées de manière rapide. Un bon tableau de bord montre les résultats précis et actualisés que vous souhaitez voir. Il peut se combiner à d’autres tableaux ou indicateurs, dans le but de pointer du doigt les réussites ou les problèmes survenus dans un process spécifique dans l'hôtellerie-restauration. C’est un outil d’aide à la décision à personnaliser en fonction de votre structure et de vos besoins. Afin d’éviter de les multiplier et de créer une usine à gaz, choisissez un logiciel de management complet et interactif pour hôtels comme celui de Mews. Revenus des chambres et du restaurant, nombre de réservations en ligne, chiffre d’affaires, avis des clients… Nous rassemblons automatiquement vos KPI sur notre plateforme dédiée à l'hôtellerie-restauration.

L’analyse de la performance

Les résultats exposés doivent permettre d’établir un bilan : comment avez-vous évolué ? Quels sont vos points forts, vos points faibles, vos axes d’amélioration ? Sur quel élément agir en priorité dans votre hôtel ?

L’analyse de la performance donne lieu à des actions d’amélioration. C’est à cette étape que le contrôleur de gestion hôtelière va proposer d’allouer de nouvelles ressources, de modifier les processus de l’établissement, de rectifier les budgets…

Le pilotage stratégique

Vous avez mis en œuvre des actions correctives ? Le contrôle de gestion hôtelière va plus loin. Il pilote votre stratégie d’entreprise sur le long terme avec une vision macro. Vous anticipez ainsi les effets extérieurs qui pourraient impacter votre établissement hôtelier et orientez votre communication de manière cohérente et éclairée. De ce fait, vous améliorez l’expérience client et votre réputation.

Besoin d’optimiser vos processus et de maîtriser vos finances ? Avec le logiciel de Mews, vous facilitez la tâ​c​he à vos équipes et gagnez du temps au quotidien ! Et si vous souhaitez aussi optimiser vos taux d’occupation et vos tarifs afin de booster vos revenus, découvrez le Revenue Management de Mews !

Découvrez notre guide pour maximiser tout le potentiel de votre établissement.