Kassenintegration: Self-Ordering und Kassensysteme verbinden

Warum ist Automatisierung bei Bestellungen vorteilhaft?

Wir kaufen unser Busticket digital, wir bezahlen unseren Lebensmitteleinkauf per Mobile Payment an der Selbstbedienungskasse und wir möchten natürlich auch im Restaurant und Hotel digital zahlen und gern auch bestellen. Digitale Bestellsysteme sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken und werden mittlerweile von Kunden vorausgesetzt. Sie verkürzen den Vorgang auf Sekunden und machen es um ein Vielfaches unkomplizierter.

Was bedeutet die Automatisierung in der Gastronomie? Grundsätzlich bedeutet Automatisierung, dass manuelle Schritte durch moderne Technologie ersetzt werden. Diese Effizienz von Bestellvorgängen und damit einhergehend auch die Optimierung der Arbeitsabläufe ist besonders in der Gastronomie relevant, die mit Personalengpässen und einem zunehmenden Wettbewerb konfrontiert ist. Automatisierte Bestellsysteme bieten eine Möglichkeit, dem Personal oftmals wiederkehrende Prozesse abzunehmen und den Gästen gleichzeitig ein nahtloses Erlebnis zu bieten.

Auch in der Hotelbranche bieten sie Gästen diverse Vorteile, im üblichen Hotelrestaurant spart ein digitales Bestellsystem Geld und Zeit. Wer die vollen Möglichkeiten nutzen möchte, platziert im Hotel QR-Codes – mal eben am Pool den nächsten Drink bestellen oder digital auf dem Zimmer Essen auswählen zu können, hebt das Gästeerlebnis auf ein ganz anderes Level.

Mit Mews POS bieten wir eine umfassende Lösung für das Hotel- und Gastronomiegewerbe, die die Integration von Self-Ordering und Kassensystemen erleichtert. Das bedeutet mehr Effizienz, mehr Agilität und letztendlich vor allem mehr Umsatz.

Ist ein System mit oder ohne Kassenintegration sinnvoller?

Wer ein digitales Bestellsystem einführen möchte, steht vor der Entscheidung: ein System mit oder ohne Kassenintegration? Das ist nicht ganz pauschal zu beantworten und hängt vor allem von den individuellen Bedürfnissen und Abläufen des Restaurants ab.

Kurz gesagt: Self-Order-Systeme mit Kassenintegration eignen sich besonders gut für klassische Restaurants. Bei komplexeren Abläufen ist das nahtlose Servicekonzept mit funktionierenden Abläufen besonders wichtig. Hier unterstützen Systeme mit Kassenintegration und bieten diverse Vorteile. Der Gast bestellt selbstständig per QR-Code, die Bestellung wird automatisch in der Kasse vermerkt, an die Küche übermittelt und auch die Bezahlung erfolgt digital ohne Personaleinsatz. Das Personal bleibt beim Servieren dennoch am Gast und ist bei Fragen präsent, kann aber durch das Entfallen dieser Arbeitsschritte und zeitraubenden manuellen Eingaben in die Kasse mehr Zeit dafür verwenden.

Ein System ohne Kassenintegration kommt eher für Restaurants mit weniger komplexen Abläufen infrage, wie Selbstbedienungsrestaurants oder Cafeterias, kleinere Bars oder Kneipen. Hier kann der Gast ebenfalls digital bestellen, wird benachrichtigt, sobald die Bestellung bereit ist und holt sie selber an der Ausgabestelle ab. Dabei ist kaum Servicepersonal notwendig und die Vorgänge somit weniger komplex, dafür kann das System einfach parallel zur Kasse aufgebaut werden.

Vorteile einer nahtlosen Verbindung von Bestellsystem und Kasse

Keine aufwendigen Prozessumstellungen

Oft entsteht die Frage: Aber bringt eine Integration nicht alle unsere Abläufe durcheinander? Keine Sorge, es soll gar nicht in eingespielte Systeme eingegriffen werden. Das Serviceteam kann weitgehend mit vertrauten Abläufen arbeiten, es entfallen lediglich sich wiederholende Abläufe wie manuelle Übertragungen an die Kasse bei Bestellungen von Getränken und Speisen, die automatisiert werden können. Das bedeutet Arbeitserleichterung und Effizienz durch das Self-Ordering-System.

Vereinfachte Zusammenarbeit

Wird mit einem entsprechenden POS-System gearbeitet, können alle Mitarbeiter auf die Plattform zugreifen. Ganz egal, ob Bestellungen am Pool getätigt wurden, Servicekräfte im Restaurant Informationen brauchen oder am Empfang Rückfragen der Gäste zu Bestellungen beantwortet werden müssen.

Pflege von Produktdaten

Die Integration von Bestellsystemen mit dem Kassensystem ermöglicht eine synchronisierte Verwaltung von Speisen, Getränken und Preisen. Praktisch: Änderungen im Produktstammdatensatz der Kasse werden automatisch auch im Bestellsystem übernommen, was die Verwaltung und Aktualisierung von Produktdaten erheblich vereinfacht. Mit nur einem Datensatz können weniger manuelle Fehler passieren und alles bleibt im Überblick.

Konsolidierte Buchhaltung

Werden Bestellsysteme mit dem Kassensystem verbunden, wird eine einheitliche Buchhaltung ermöglicht. Sowohl händische Buchungen als auch die digitalen werden automatisch zusammengeführt. Das ist natürlich ein Riesenvorteil, da die Notwendigkeit einer separaten Buchhaltung für das Bestellsystem entfällt.

Angebundene Warenwirtschaft

Haben wir das noch auf Lager? Im POS lassen sich auch Verknüpfungen mit der Bestandsverwaltung herstellen, was einen vollständigen Überblick über Warenbestände in Echtzeit bietet. Keine manuellen Überprüfungen mehr im Lager, die zeitaufwendig und fehleranfällig sind.

Eine aktuelle Inventarliste ist essenzieller Bestandteil in der Gastronomie. Kosten und Rentabilität können damit verfolgt werden. Je nach Unternehmen können diese Listen auch angepasst werden, außerdem ist eine digitale Variante denkbar, die auch in POS-Systeme integrierbar ist.

Reporting und Planung

Noch ein Riesenvorteil zum Schluss: Durch die Automatisierung von Zahlungsprozessen wird die Analyse der Restaurantzahlen erheblich vereinfacht. Transparente Übersichten über Gebühren und Kosten, nach den gewünschten Faktoren filterbar. Klare und leicht verständliche Berichte bieten wertvolle Einblicke in Betriebsleistung und Kundenverhalten.

Warum ist das wichtig? Das Wissen um konkrete Zahlen ermöglicht datengestützte Entscheidungen. Das betrifft sowohl die Menüplanung und die nächste Warenbeschaffung als auch langfristige Investitionsplanungen. Wer seine Zahlen und KPIs kennt, kann Umsatz und Effizienz maximieren und einfacher Geschäftsziele setzen und erreichen.

Kein Ersatz von Personal

Bei allen digitalen Neuerungen steht eine Angst im Raum: Werden damit Arbeitskräfte ersetzt? Aber keine Sorge, Self-Ordering über Bestellsysteme zielt nicht darauf ab, Servicekräfte zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, den Arbeitsalltag zu erleichtern, den Gästen zusätzlichen Komfort zu bieten und gleichzeitig die Effizienz und Umsätze zu steigern. Wer sich weniger mit administrativen Abläufen beschäftigen muss, hat mehr Zeit für die Gäste.

Übrigens: Auch das Trinkgeld kann von der Sorgenliste gestrichen werden. Trinkgeld kann auch bei digitalen Bestellungen und Zahlvorgängen gegeben werden und erfahrungsgemäß wird hier genauso gern ein Extraeuro gegeben.