Funcionalidades esenciales de un software de gestión hotelera
Deja de soñar y empieza a construir. Un software de gestión hotelera a tu medida existe.
Eso sí, debes conocer cuáles son tus medidas porque aquí no vale el “one size fits all”, el talle único lo dejamos para la ropa.
Un PMS o un software de gestión hotelera es como un súper héroe. Solo que está basado en la nube, y es un sistema hotelero. Será quien nos salve de esas tediosas tareas manuales como son ingresar uno a uno los datos de una tarjeta de crédito, o nos sacará de una situación incómoda cuando no recordemos cual es la habitación favorita de nuestro próximo huésped. Entre cientos de otras soluciones, ¡claro!
Las 10 funcionalidades esenciales que debería tener tu software hotelero son:
1. Interfaz intuitiva y fácil de usar.
La tendencia hoy en día es navegar dentro de un sistema fácil, intuitivo y limpio. Y nada mejor que un sistema que nos resulte familiar.
Contar con un software cuyo panel de control sea fácil de leer, con diferentes colores y sea simple de entender facilitará mucho el trabajo en nuestro hotel.
La página de inicio debe ser rápida y completa, es decir, debemos poder ver toda la información relevante de un pantallazo al entrar.
Por otro lado, no olvidemos que somos bastante nómadas, y solemos revisar la información hasta en la fila del supermercado. Por lo tanto, nuestro software debe estar optimizado tanto para portátiles como para móviles.
2. Gestión de reservas y un calendario de control
El módulo de gestión de reservas nos debe permitir establecer tarifas, controlar la disponibilidad, ofrecer promociones y visualizar las reservas en un calendario.
La rapidez en la toma de reservas marca una gran diferencia en la experiencia del huésped al igual que nos facilita esta tarea tan repetitiva. En el panel de control de reservas debemos poder gestionar la disponibilidad, optimizar la asignación de habitaciones, visualizar un overbooking, al mismo tiempo que vincular el sistema de reservas con el gestor de canales o channel manager.
En definitiva, priorizar la gestión de reservas en tu software hotelero mejorará la tasa de ocupación y aumentará los ingresos de tu hotel.
3. Motor de reservas
La confirmación de una reserva es la primera parte del recorrido que hace nuestro huésped con nosotros. El primer paso para crear una buena impresión.
Un motor de reservas impulsa la venta directa mediante un proceso de compra simple que no requiera demasiados esfuerzos. Debe facilitar a nuestros clientes potenciales información sobre el tipo de habitación, su disponibilidad, las opciones de desayuno, etc. Al mismo tiempo que debe publicar nuestras tarifas y habitaciones libres en nuestro sitio web.
Procura que el motor de reservas sea sencillo, simple y esté centrado en el cliente.
4. Gestión de huéspedes y comunicación
Nuestro software debe permitirnos recopilar datos de nuestros clientes para luego personalizar su experiencia con nosotros. Saber si un huésped ya se ha alojado en nuestro hotel nos permitirá elegir qué tipo de información le vamos a brindar.
¿Quieres ir un paso por delante de tu competencia?
Elige un software hotelero que te proporcione un conserje virtual. El conserje virtual permitirá que la recepción reciba mensajes a tiempo real y que nuestros huéspedes puedan hacer el check in o check out sin acudir a la recepción.
Aquel deseo de que un domingo por la mañana no haya cola de huéspedes en la recepción esperando para hacer el check out, se hará realidad.
5. Módulo de limpieza
Un software de gestión hotelera ideal te ofrece un módulo de limpieza que agilizará las tareas de limpieza de las habitaciones, planificará los turnos de trabajo y brindará informes en tiempo real para poder seguir el estado de las habitaciones y de todo el hotel.
Habitación que queda libre, habitación lista para limpiar. No hay tiempo que perder.
6. Proceso de pagos
El software hotelero que contratemos debe estar integrado a un procesador de pagos que acepte la mayoría de las tarjetas de crédito y que nos permita cobrar con un solo clic. También es importante que nos brinde la posibilidad de enviar un enlace de pago, porque no siempre quien hace uso de nuestros servicios en quien los va a abonar.
7. Generación de informes
Información es poder.
¿Queremos brindarles la mejor experiencia posible a nuestros huéspedes?
Evidentemente sí.
Pues debemos saber que no vamos a conseguirlo solamente con automatizaciones y sonrisas. Necesitamos analizar la satisfacción del huésped, la eficiencia del hotel y el rendimiento financiero. Un software hotelero debe darnos herramientas intuitivas para ayudarnos a entender dónde estamos situados y qué pasos a seguir de acuerdo a los resultados obtenidos.
8. Gestión de ingresos
Considera obtener un software hotelero que te brinde la posibilidad de optimizar los resultados financieros creando reglas y diferentes tarifas de productos que se ajusten a tu oferta hotelera.
Puedes crear tarifas base y luego ajustarlas de acuerdo a la categoría de habitación, crear restricciones, o incluso tarifas paquete añadiendo la opción de agregar productos a la reserva.
Utilizando un módulo de Rate Manager podremos aumentar las opciones de compra que les vamos a ofrecer a nuestros potenciales clientes.
9. Integraciones de software con terceros
Vamos a perfeccionarnos aún más con este requisito imprescindible. No es negociable.
Nuestro software hotelero debe tener la posibilidad de conectarle cualquier software o aplicación que maximice nuestros ingresos y mejore la experiencia de nuestros clientes. Estas integraciones se encargan de brindar soluciones a áreas como marketing, revenue management, contabilidad, gestión de clientes, etc.
Si quieres conocer al mayor mercado de aplicaciones e integraciones del sector hotelero, en Mews tenemos 750 soluciones que perfeccionan las operaciones hoteleras mejorando la experiencia de tus clientes.
10. Channel Manager
Hablando de integraciones:
Una de las funcionalidades más importantes de un software hotelero es la impecable conexión con un software de gestión de canales o channel manager.
Es una herramienta que nos ayudará a optimizar la venta de habitaciones conectando nuestro hotel a cientos de OTAs sin riesgos a sobre vendernos.
Ni a mi peor enemigo le deseo que elija un software hotelero que tenga fallos en esta conexión.
Sí, he sufrido estos fallos. Como también me ha pasado eso de abrir y cerrar la disponibilidad y cambiar las tarifas a diario de forma manual en cada uno de los canales. Porque tener un super héroe que se encargue del trabajo pesado, es un lujo moderno.
Conclusión
Digitalización y automatización de tareas: Estas son las características que marcarán un antes y un después en el trabajo diario dentro del hotel.
Para destacar vendiendo experiencias en nuestro hotel, debemos apostar por un software hotelero que nos ayude con esta automatización y acercarnos lo máximo posible a la digitalización.
Si aún no conoces a tu súper héroe que te ayudará con todas las tareas de tu hotel, aquí te lo presentamos: Nuestro Software de Gestión hotelera, el sistema del futuro para la hostelería.
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