¿Qué es un presupuesto hotelero?
El presupuesto de un hotel es, en resumen, su hoja de ruta financiera. Determina la forma de gastar y generar dinero durante un periodo concreto (normalmente un año fiscal) según los objetivos estratégicos del hotel. Es mucho más que una herramienta para el departamento financiero; condiciona la toma de decisiones en todos los niveles de la empresa y determina cómo deben asignarse los recursos durante el periodo presupuestado.
Un presupuesto hotelero bien elaborado tiene en cuenta diversas fuentes de ingresos, como las reservas de habitaciones, los servicios adicionales y las ventas de comidas y bebidas, además de los costes operativos, los presupuestos de marketing y los gastos generales.
¿Por qué es importante el presupuesto de un hotel?
El presupuesto de un hotel es fundamental porque te permite distribuir los recursos de forma eficiente, gestionar los gastos operativos, establecer objetivos de ingresos realistas y prepararte para imprevistos como averías repentinas en las instalaciones o crisis económicas. Teniendo en cuenta todos estos elementos, tu hotel puede mantener el rumbo para alcanzar sus objetivos y mantenerse a flote independientemente de los factores macroeconómicos o microeconómicos.
Todo hotel necesita un plan financiero sólido para garantizar que sus resultados financieros se ajusten a sus objetivos empresariales y que cada departamento contribuya a alcanzarlos.
¿Todos los hoteles necesitan un presupuesto?
Respuesta corta, sí. Sin un presupuesto bien estructurado, tu hotel tendría dificultades para mantenerse organizado o gestionar eficazmente sus operaciones diarias. Un presupuesto mantiene centrado al personal, mejora la organización, agiliza los procesos y, al mismo tiempo, ofrece información valiosa sobre la gestión del hotel.
Distintos tipos de presupuestos hoteleros
Existen varios tipos de presupuestos hoteleros, cada uno diseñado para abordar aspectos concretos de tu planificación financiera. Juntos, proporcionan una estructura financiera completa que permite a tu hotel funcionar de forma fluida y eficiente.
Presupuesto de los departamentos
Los presupuestos de cada departamento se elaboran teniendo en cuenta tanto los gastos fijos como los variables. Esto incluye también los presupuestos de marketing, que destinan fondos y recursos a actividades de marketing y promoción destinadas a aumentar las reservas y la visibilidad.
Presupuesto operativo
Como su nombre indica, un presupuesto operativo se centra en los gastos cotidianos necesarios para que el hotel funcione sin problemas. Abarca los gastos esenciales, como los suministros de productos gastronómicos, los suministros públicos, los salarios de los empleados y los suministros de limpieza.
Presupuesto consolidado
Un presupuesto consolidado es el gasto global de toda la empresa. Combina el rendimiento financiero de cada departamento, los presupuestos individuales de cada departamento y el presupuesto global de toda la propiedad, lo que te ofrece una imagen clara del gasto total y la salud financiera de la empresa.
Presupuestos de tesorería
Los presupuestos de tesorería sirven para planificar y gestionar mejor las entradas y salidas de dinero. Las entradas pueden incluir préstamos, inversiones o ingresos por ventas, mientras que las salidas cubren gastos como salarios de empleados, alquileres, impuestos y otros costes operativos.
Presupuesto de capital
Los presupuestos de capital se centran en inversiones a largo plazo, como la modernización de la tecnología de las habitaciones. En lugar de centrarse en los beneficios a corto plazo, los presupuestos de capital se diseñan para evaluar cómo estos proyectos a largo plazo añadirán valor e impulsarán el crecimiento a lo largo del tiempo.
5 pasos para diseñar el presupuesto de tu hotel
Ahora que ya hemos aclarado algunos de los aspectos técnicos de la elaboración de presupuestos, veamos los 5 pasos que hay que seguir para crear el presupuesto de un hotel.
Paso 1: recopilar información
El primer paso es recopilar todos los datos relevantes. Empieza por identificar tus costes operativos, incluidos los salarios del personal, el mantenimiento, los suministros, los gastos en marketing, el material de oficina, los gastos en productos gastronómicos, el inventario, los productos de cortesía y cualquier otro gasto relacionado con el funcionamiento diario de tu hotel. Además, conviene analizar las métricas clave del año anterior, como las tasas de ocupación, las tarifas medias diarias (ADR), el RevPAR (ingresos por habitación disponible) y los costes de adquisición de los clientes.
También deberías recopilar datos de las opiniones de los huéspedes. Esto puede ayudarte a identificar áreas para mejorar que podrían requerir una inversión adicional. Por ejemplo, si los clientes suelen comentar que las camas son incómodas, puede que sea el momento de presupuestar nuevos colchones para mejorar la experiencia de los huéspedes.
Paso 2: establecer objetivos
Establecer objetivos específicos y medibles para periodos de tiempo concretos es importante para comprender el rendimiento de tu hotel. Estos objetivos individuales deberían respaldar el objetivo más general del hotel.
Paso 3: realizar previsiones
La previsión hotelera es clave para prever los ingresos futuros en base a datos históricos, tendencias del mercado y actividades promocionales o eventos locales próximos. Es posible realizar previsiones mensuales, trimestrales y anuales para predecir los periodos de baja y alta demanda.
Paso 4: asignar recursos
La asignación de recursos está estrechamente ligada a la previsión porque, por ejemplo, en periodos de alta demanda habrá que asignar más recursos a los salarios del personal que en periodos de baja demanda. Al margen de los costes operativos, también tendrás que considerar cuánto debes destinar a marketing, mejoras en la propiedad y tecnología.
Paso 5: evaluar, ajustar, implementar
Debes evaluar y ajustar los presupuestos con regularidad con el fin de comparar los resultados con las previsiones y asegurarte de que estás alcanzando tus objetivos estratégicos. Asegúrate de que el presupuesto se comparta en todos los departamentos y de que todos participen activamente en alcanzar los objetivos de rendimiento.
Consejos para crear presupuestos hoteleros más eficaces
Para crear un presupuesto hotelero eficaz, céntrate en las áreas que generan más ingresos y destina más recursos a esas actividades. También es una buena idea adoptar un enfoque más detallado en tus estrategias de marketing y tener en cuenta cada canal y cada gasto individual.
En cuanto a los ingresos por habitaciones, diseña tu presupuesto en base a las tasas de ocupación, ADR (tarifa media diaria) y RevPAR (ingresos por habitación disponible) previstas. Del mismo modo, calcula los ingresos procedentes de los productos de restauración en función del gasto medio de los clientes, teniendo en cuenta que no todos los huéspedes cenarán en el bar o restaurante de tu hotel. Recuerda realizar un seguimiento de los cambios en el comportamiento de los huéspedes para ajustar tus previsiones para el año siguiente.
A la hora de presupuestar los gastos operativos, divídelos en ítems específicos para que puedas hacerte una idea más precisa de los costes operativos previstos. Reserva algo de capital para gastos imprevistos, como reparaciones o emergencias, y planifica estratégicamente las renovaciones más importantes de la propiedad, distribuyendo los gastos de capital para evitar tener que abordarlo todo a la vez.
Errores más comunes al crear el presupuesto de un hotel y cómo evitarlos
Ser demasiado optimista
Hacer un presupuesto no es fácil. Todo hotelero desea que su propiedad supere sus expectativas, sin embargo, un exceso de optimismo puede conducir a objetivos poco realistas que frustrarán al personal. Para evitarlo, basa tus previsiones en datos realistas que tengan en cuenta la situación del mercado y los resultados anteriores.
No tener en cuenta los imprevistos
Siempre se dice que hay que tener un "colchón" a la hora de presupuestar, y los presupuestos hoteleros no son la excepción. Los imprevistos, ya sean cambios en el mercado, fluctuaciones de la demanda, emergencias o problemas internos del hotel, pueden afectar considerablemente al presupuesto si no se está preparado. Para evitar este riesgo, es esencial crear un «fondo de emergencia» como parte de tu presupuesto. Este colchón financiero te permite protegerte frente a imprevistos y ayuda a mantener la estabilidad del hotel.
Falta de flexibilidad
La falta de flexibilidad es otro problema común. Los presupuestos no deben estancarse, ya que las condiciones del mercado y las necesidades operativas evolucionan constantemente. Es fundamental ajustar los presupuestos con regularidad (ya sea anual o mensualmente, en función de la volatilidad del mercado). Un presupuesto demasiado rígido podría provocar previsiones financieras inexactas o incompletas que tendrán un impacto negativo en la rentabilidad.
Conclusión
En esta guía hemos tratado los aspectos más importantes para diseñar presupuestos que ayuden a tu hotel a prepararse mejor para el futuro y garantizar la rentabilidad. Si sabes cómo elaborar un presupuesto adecuado, los empleados podrán trabajar de forma eficiente para alcanzar un objetivo global, y el personal directivo podrá supervisar mejor el rendimiento tanto del personal como de las operaciones en general. Un presupuesto hotelero eficiente es mucho más que una estrategia: es una necesidad para alcanzar el éxito.
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