Organiser une conférence dans un hôtel : les avantages
Lorsqu’une entreprise prépare un événement professionnel, le choix du lieu n’est pas anodin. Un centre de congrès pour profiter de salles immenses en pleine ville ? Un château-domaine de caractère pour un cadre plus atypique ? Que la société cible Paris, Lyon ou Montpellier, son séminaire ou sa conférence doit répondre à un objectif stratégique pour l’entreprise : créer un moment de dialogue fructueux autour d’un thème, vendre des produits et services, présenter un nouveau projet innovant…
Il est donc essentiel de marquer les esprits tout en évitant les problèmes techniques. Pour rester efficace tout au long de l’événement professionnel, il est préférable d’avoir tout le nécessaire à disposition et d’éviter les déplacements inutiles, notamment entre le lieu du séminaire et un restaurant.
Et si, finalement, le meilleur choix de lieu pour un séminaire ou une conférence n’était pas un hôtel ? Pratique et bien équipé, ce type d’établissement peut accueillir des dizaines de personnes à toute heure de la journée et de la nuit. Il offre un panel de services, du bar-restaurant à la nuitée en chambre, et garantit une gestion optimale de l’événement professionnel.
Des chambres sur place pendant tout l’événement
L’avantage numéro 1 de l'hôtel pour organiser sa conférence, c’est évidemment de pouvoir loger tout le monde sur place. Pas besoin de se poser la question de l’hébergement : il est déjà tout trouvé ! Les voyageurs d’affaires n’ont pas besoin de quitter l’établissement et de prendre un taxi coûteux pour se rendre à l’autre bout de la ville. Les chambres et les places de parking leur sont réservées dès leur arrivée à l'hôtel.
Si les professionnels viennent en grand nombre, c’est l’option pratique la plus idéale. De plus, bien souvent, l’entreprise organisatrice profite d’un tarif préférentiel auprès de l'hôtel.
Des services d'hôtel exclusifs pour les professionnels
L'hôtel règle la question de l’hébergement et de la salle de conférence, mais il peut encore faire mieux ! La plupart des établissements disposent de leur propre bar-restaurant. Là aussi, c’est l’occasion de nourrir tous les convives au même endroit sans se prendre la tête. En général, les salles de restauration peuvent accueillir des dizaines de clients et proposent une cuisine de qualité. Petit-déjeuner, dîner, cocktail ou dégustation de vins, l’entreprise organisatrice a l’embarras du choix pour satisfaire ses invités.
Et puisqu’on parle d’avantages sur place, l’intérêt de la conférence dans un hôtel réside aussi dans sa variété de services exclusifs. Quoi de mieux qu’une pause détente après une journée de séminaire ? Les invités seront ravis de profiter de la piscine, du lounge, du bar, de la salle de fitness, du spa ou du jardin privatif de l'hôtel.
Des salles de réunion bien équipées
Pour des événements professionnels, le choix de l'hôtel s’étudie aussi en fonction des équipements et espaces de travail disponibles. Afin de satisfaire plus d’entreprises, il est préférable d’équiper plusieurs salles de séminaire, des salles de réception et des espaces de coworking. Sur votre site web, présentez le type et le nombre de salles, ainsi que leur contenu : vidéoprojecteur avec écran, paper board, tables et places assises, bureaux, prises d’alimentation, carnets et stylos, wifi gratuit…
Des points d’intérêt à proximité de l’hôtel
Alors oui, du restaurant aux chambres, il y a tout à disposition dans votre hôtel. Mais ça ne signifie pas que les voyageurs d’affaires n’auront pas envie de découvrir les environs après le travail ou à la pause de midi. Que votre établissement soit posté en plein cœur de Paris ou en campagne, votre personnel sait déjà conseiller les clients sur les spots touristiques à visiter.
En plus de vos salles de séminaire, valorisez les points d’intérêt à proximité de l’établissement : monument, cinéma, salle de spectacles, commerce, château, domaine viticole, jardin, événement particulier… ainsi que les commodités : pharmacie, gare, aéroport… pour attirer plus de clients !
La gestion de la conférence par des professionnels de l'hôtellerie et de l’événementiel
Organiser une conférence dans un hôtel, c’est aussi tirer parti de l’expertise du personnel. De la préparation de la salle de réception au service de restauration, les entreprises peuvent compter sur les professionnels de l’hôtellerie et de l’événementiel pour les assister au long du séjour. Ils s’appuient sur les conseils et la main d’œuvre de l'établissement, tout en simplifiant l’aspect administratif de la conférence ou du séminaire.
Comment gérer vos espaces de conférence dans votre hôtel ?
Vos salles de conférence sont prêtes ? Avant de communiquer des offres attractives pour les voyageurs d’affaires, équipez-vous des bons outils digitaux ! Un nouveau service dans votre hôtel, c’est un nouveau processus à concevoir et à optimiser. Utilisez donc un logiciel de gestion des espaces hôteliers comme Mews Spaces pour vous simplifier la tâche ! Générez des revenus supplémentaires avec le séminaire d’entreprise, toujours depuis votre PMS.
Attirez de nouveaux clients dans votre hôtel
Avez-vous pensé aux besoins des digital nomads, ces salariés qui peuvent travailler à distance tout en voyageant, ou aux organisateurs de voyages d’entreprise ? Qu’ils recherchent un cadre de travail différent ou des espaces de travail pour un séminaire, ces voyageurs d’affaires représentent peut-être votre prochaine source de revenus. Valorisez des offres de séjour longue durée, des abonnements de coworking, vos salles de conférence et tous vos espaces événementiels !
Simplifiez la réservation des salles de conférence
Pas besoin de vous procurer un énième logiciel de gestion tiers. Mews Spaces se greffe à votre pile technologique hôtelière : vous contrôlez donc toutes vos opérations depuis une seule et même plateforme. Comme c’est déjà le cas pour les chambres, la réservation et le paiement des salles de réunion sont simples, sans aucune erreur ou chevauchement dans les plannings.
Aujourd’hui, les hôteliers ne peuvent pas uniquement dépendre des revenus des chambres. Reconsidérez chaque mètre carré afin d’organiser des événements professionnels au sein de votre établissement. Exploitez tous vos services, du bar-restaurant à la salle de réunion, avec un outil digital dédié.
Découvrez notre guide pour diversifier les revenus de votre hôtel
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