10 manieren waarop hotelgroepen hun efficiëntie en inkomsten kunnen maximaliseren

Hoewel het beheer van hotelgroepen extra uitdagingen met zich meebrengt op het gebied van gecentraliseerde operaties, merkconsistentie en verhoogde veiligheid, biedt het ook kansen voor een groter klantenbereik, schaalvoordelen en meer inkomsten. Dus hoe kun je de voordelen van een groep benutten zonder je personeel extra te belasten? Hier zijn tien plaatsen om te beginnen.

1. Kies voor cloud-native

Uitdaging: Oplossingen op locatie zijn onpraktisch, onveilig en niet flexibel. Serverruimtes met veel te veel kabels hebben regelmatig onderhoud nodig en software-updates (die niet vaak voorkomen) moeten handmatig worden geïnstalleerd. Een stroomstoring, een internetstoring of een kwaadwillende inbraak zou alle hotelactiviteiten stilleggen.

Zelfs software die op locatie begon maar naar de cloud is gemigreerd, is niet goed genoeg voor hotelgroepen. Dat komt doordat deze oplossingen gewoon dezelfde verouderde processen herhalen, maar ze in plaats daarvan in de cloud hosten. De software stroomlijnt geen activiteiten en helpt ook niet om de inkomsten te verhogen.

Oplossing: Cloud-native hoteltechnologie is niet gebonden aan dezelfde nutteloze methodologie. De software is sneller, intuïtiever en heeft een hoger beveiligingsniveau. Het is ook veel eenvoudiger om meerdere accommodaties te beheren, omdat je kunt inloggen en gegevens over je hele portfolio kunt bekijken.

Er zijn ook oplossingen voor geïntegreerde betalingen en POS-producten (point-of-sale): je maakt dus gebruik van een verbonden kernecosysteem. Zo'n krachtige, flexibele opstelling is alleen mogelijk in de cloud.

2. Centraliseer activiteiten

Uitdaging: Eén hotel runnen is al ingewikkeld genoeg. Je kunt bijna onmogelijk consistente tarieven, veilig gebruikersbeheer en consistente rapportage op orde hebben als je accommodaties op verschillende PMS'en draaien of zelfs dezelfde, niet cloud-native PMS gebruiken. Meerdere kamerprijzen in meerdere hotels handmatig wijzigen is geen effectief gebruik van de tijd van je medewerkers.

Oplossing: Ga op zoek naar technologie waarmee je wijzigingen in een portfolio net zo makkelijk kunt beheren als wijzigingen in één accommodatie. Tariefbeheer in bulk bespaart je team uren tijd, stroomlijnt taken en vermindert het risico op menselijke fouten. Gecentraliseerd gebruikersbeheer is ook essentieel voor hotelgroepen, omdat het je in staat stelt om de rechten voor een voortdurend veranderend personeelsbestand bij te houden en te beheren. Dat is verbeterde snelheid en veiligheid in één klap.

3. Automatiseer dagelijkse taken

Uitdaging: Onnodige taken kosten hoteliers te veel tijd en hebben invloed op de operationele efficiëntie en de gastervaring. Vinden je receptiemedewerkers het leuk om persoonlijke gegevens in te typen terwijl de gast voor hen staat te wachten? Houdt je managementteam ervan om elke dag handmatig rapporten samen te stellen? Vinden je gasten het fijn om hun pinpas tevoorschijn te moeten halen om een flesje water te kopen? Waarschijnlijk is het antwoord op al die vragen: nee.

Oplossing: Automatisering bestaat echt en het maakt een enorm verschil voor hotelgroepen die er gebruik van maken. Receptieteams kunnen meer tijd besteden aan de gasten in plaats van naar schermen te staren, terwijl automatisering in de backoffice ruimte vrijmaakt voor meer strategisch denkwerk. Door de efficiëntie op deze manier te maximaliseren, kunnen ook de kosten laag worden gehouden. Het resultaat van dit alles? Gelukkiger personeel, tevreden gasten en meer mogelijkheden om de omzet te optimaliseren door upselling.

4. Maximaliseer je bezettingsgraad en inkomsten

Uitdaging: Succesvol zijn op één of twee locaties is niet genoeg. Hotelgroepen moeten hun bezettingsgraad en inkomsten in elke accommodatie maximaliseren om ervoor te zorgen dat het bedrijf gezond blijft.

Oplossing: Geautomatiseerd tariefbeheer voor alle hotelgroepen is een must. Slimme algoritmes maken gebruik van live en eerdere gegevens om optimale prijzen in te stellen en tegelijkertijd het maximale aantal gasten te trekken. En stop niet bij het maximaliseren van de inkomsten uit kamers; zoek naar technologie waarmee je met elke ruimte in je portfolio inkomsten kunt genereren, van parkeerplaatsen tot co-working spaces. Hierdoor stijgen niet alleen het aantal gasten en de kamerprijzen, maar ook de dagelijkse bestedingen van gasten en de lifetime value van gasten, twee van de belangrijkste maatstaven voor moderne hospitality.

5. Focus op de gastervaring

Uitdaging: Met zoveel gasten die in een hotelketen verblijven, betekent de ideale gastervaring voor elke gast wat anders. Het is niet eenvoudig om elke gast tevreden te houden en tegelijkertijd operationeel efficiënt te blijven.

Oplossing: Keuzevrijheid is een krachtig iets. Maak gebruik van technologie waarmee gasten de guest journey kunnen kiezen die bij hen past. Bied online inchecken, uitchecken en selfservicemogelijkheden aan, zodat meer technisch georiënteerde gasten de receptie kunnen overslaan en gasten die de voorkeur geven aan persoonlijk contact korter hoeven te wachten en meer tijd hebben met het personeel. Personaliseer waar je maar kunt en onthoud dat de guest journey niet eindigt met hun verblijf. Er is namelijk niets waardevollers dan een terugkerende gast.

6. Maak gebruik van integraties

Uitdaging: Verschillende hotels hebben verschillende behoeften, zelfs binnen dezelfde hotelgroep. Bijna elk hotel heeft wel een of andere specialistische oplossing nodig en de integratie met deze tools moet eenvoudig en gratis zijn.

Oplossing: Toegang tot een integratiemarktplaats is essentieel voor elk complex hospitalitybedrijf. Het biedt de mogelijkheid om aangepaste tech-stacks per accommodatie te maken, wat zorgt voor echte operationele flexibiliteit. Ondertussen kun je zonder aansluitkosten en doorlopende contracten nieuwe oplossingen testen zonder langdurige financiële verplichtingen.

7. Stimuleer duurzaamheid

Uitdaging: Steeds meer reizigers vinden de impact van hun reizen op het milieu belangrijk. Een toenemend aantal gasten zoekt actief naar milieuvriendelijke hotels en het is belangrijk voor groepen om hun duurzaamheid te laten zien.

Oplossing: Het goede nieuws is dat milieuvriendelijk zijn vaak hand in hand gaat met het verbeteren van de efficiëntie. Het digitaliseren van hotelprocessen zoals registratiekaarten en facturering zorgt voor minder onnodig oud papier. In een hotelketen kunnen binnenkort hele bossen worden gered. Milieuvriendelijke integratiepartners kunnen ook een grote impact hebben, bijvoorbeeld besparingen op nutsvoorzieningen zoals temperatuurregeling en elektriciteit.

Wil je meer weten? Lees dan deze duurzaamheidsgids: Het groene hotel van de toekomst.

8. Maak van beveiliging en betrouwbaarheid een prioriteit

Uitdaging: Cyberaanvallen komen steeds vaker voor in de hospitalitysector, en zelfs de grootste internationale ketens zijn kwetsbaar gebleken. In 2023 kreeg 31% van de hospitalitybedrijven te maken met beveiligingslekken, met een gemiddelde schade van 3,4 miljoen dollar per aanval als gevolg van gemiste omzet, reputatieschade, juridische kosten en meer.

Oplossing: Kies je technologiepartners heel zorgvuldig. Vraag naar de beveiligingsgegevens en de uptime van het systeem. Verhoog de beveiliging door een PMS-aanbieder te gebruiken met certificeringen voor regelgeving en naleving, zoals ISO27001, SOC 2 Type 2 en PCI-DSS, een uitgebreid privacybeleid voor gegevens en cloudgebaseerde technologie met datacentra die worden beheerd door gerenommeerde leveranciers. Het is ook cruciaal om een PMS te gebruiken die het gebruikersbeheer (activitatie en deactivitatie) voor 2FA, SSO en SCIM bevat.

9. Geef prioriteit aan bruikbaarheid

Uitdaging: Personeel vinden blijft een probleem voor de hospitalitysector, en gezien de omvang van hotelgroepen zal er een natuurlijk personeelsverloop zijn. Nieuwe medewerkers vinden en opleiden kan moeilijk en tijdrovend zijn.

Oplossing: Kies technologie die modern en intuïtief is. Dit verbreedt je wervingspool en geeft je toegang tot mensen die niet per se ervaring hebben met hotelsoftware, maar wiens talenten meer liggen in echte gastvrijheid, oftewel sociale vaardigheden. Het is ook belangrijk om uitgebreid trainingsmateriaal te hebben dat op elk moment toegankelijk is, met rolgebaseerde leertrajecten, videotutorials, livesessies en meer.

Je moet ook een reeks onboardingopties krijgen, zodat je nieuwe accommodaties met zo min mogelijk gedoe kunt toevoegen. De allerbeste oplossingen hebben speciale programma's voor groepsimplementatie, waaronder het instellen van shells en trainingen voor personeel om zelf aan de slag te gaan.

10. Investeer in toekomstgerichte oplossingen

Uitdaging: Schaalbaarheid en vertrouwen zijn twee van de belangrijkste factoren bij het kiezen van een technologiepartner zoals een property management system. Je hotelgroep zal waarschijnlijk groeien, dus je moet erop kunnen vertrouwen dat je iemand kiest die met je meegroeit.

Oplossing: Gedrag, trends en technologie kunnen zeer snel veranderen. Alleen cloud-native technologie kan dat tempo aan. Dit geldt voor het onboarden van nieuwe accommodaties, zoals we zojuist hebben besproken, maar ook voor het implementeren van nieuwe functies en producten. Het andere belangrijke woord hier is partner. Kies oplossingen die een echte partner zijn in je succes, niet slechts een leverancier waar je een oppervlakkige, zakelijke relatie mee hebt. Zaken als bètatesten, feedbackportalen en proactieve klantenserviceteams zijn hier allemaal het bewijs van.

Essentiële software voor hotelgroepen

Technologie loopt als een rode draad door deze voorbeelden. Zonder technologie is het onmogelijk om een succesvolle hotelgroep te runnen. Maar waar begin je, met zoveel hotelsoftware om uit te kiezen? Dit zijn de vier essentiële softwarebeslissingen voor hotelketens.

1. Property management system (PMS)

Bijna elke hotelgroep vertrouwt op een PMS om zijn activiteiten te beheren. Het is de enige manier om reserveringen, facturering, check-ins, check-outs en meer effectief te beheren in een complex bedrijf met meerdere accommodaties. Het is ook de lijm die de PMS met alle andere software verbindt, van boekhouding tot CRM.

2. Revenue management system (RMS)

Hotelgroepen werken meestal met een centraal reserveringsteam, dat als taak heeft de bezettingsgraad te maximaliseren en tegelijkertijd de beste prijs te krijgen voor elke kamer of ruimte. In het verleden vereiste deze rol nauwgezet en tijdrovend beheer, waarbij elk tarief in elk hotel handmatig moest worden aangepast. Tegenwoordig kan een slim RMS de vraag en marktactiviteit in een oogwenk analyseren, wat tot minder overboekingen en een hogere RevPAR/RevPAG leidt.

3. Point-of-sale (POS)

Een geïntegreerde POS-oplossing is essentieel voor elke hospitalitygroep. Bars en restaurants spelen een belangrijke rol in het genereren van inkomsten en in de gastervaring, dus gasten moeten naadloos kunnen bestellen en betalen, of de betaling nu aan hun tafel wordt gedaan of automatisch wordt toegevoegd aan hun gastprofiel. Het verandert ook het voorraadbeheer in de keuken en verlicht de druk op je personeel.

4. Ruimtebeheersysteem

De meeste PMS'en bieden wel ruimtebeheer, maar alleen voor kamers. Hotelgroepen beschikken echter over veel meer soorten ruimtes die geboekt kunnen worden en hebben een echte oplossing voor ruimtebeheer nodig om hun inkomsten en efficiëntie te maximaliseren. Ruimtes zoals parkeerplaatsen, co-working desks en vergaderzalen moeten allemaal eenvoudig beheerd kunnen worden binnen hetzelfde platform als de kamers om zo efficiënt mogelijk te werken.

Hoe Mews hotelgroepen sterker maakt

In dit artikel wordt de theorie van bijzondere bedrijfsvoering voor hotelgroepen uitgelegd, maar hoe zou je dit in de praktijk willen zien? Ontdek hoe Mews hotelgroepen kan veranderen: