Willkommensnachricht für Feriengäste: Das sollte drinstehen

Warum du eine Willkommensnachricht für Gäste schreiben solltest

Die Konkurrenz schläft nicht! Auch nicht auf dem Markt für Ferienwohnungen. Eine Willkommensnachricht ist die ideale Gelegenheit, sich von anderen Ferienerlebnissen abzuheben und einen bleibenden Eindruck bei den Gästen zu hinterlassen.

Warum Willkommenstexte?

Wenn Gäste nach einer womöglich langen Anreise endlich die Ferienwohnung betreten, freuen sie sich umso mehr über eine persönliche Botschaft. Ein guter Start in den Urlaub! So eine Begrüßung steigert nicht nur Zufriedenheit und Wohlbefinden, sondern baut tatsächlich auch eine langfristige Bindung auf und trägt zu positiven Bewertungen bei. Der erste Eindruck zählt eben. Wer das noch toppen will, kann eine kleine Aufmerksamkeit bereitstellen. Vielleicht etwas Obst oder Saft eines lokalen Bauern?

Willkommenstexte bei kontaktloser Anreise?

Im Hotel mit Rezeption ist die Gästebegrüßung Standard. Auch hier gibt es natürlich Tipps und Tricks, die für besonders gute Laune beim Gast sorgen. Für Ferienwohnungen gilt das gleiche Prinzip und egal, ob bei persönlicher Schlüsselübergabe oder digitalem Check-in – ein Willkommenstext ist immer gut. Gerade bei ansonsten digitalen Abläufen macht ein persönlicher Gruß das Gästeerlebnis authentischer.

Mews-Absatz (Kasten)

Die Gäste von heute wünschen sich immer häufiger eine kontaktlose Anreise, von der Buchung bis zum digitalen Check-in. Möglichst flexibel und selbstbestimmt, ohne Warteschlangen. Mit der Mews Guest Experience wird die Guest Journey dabei nicht vernachlässigt und die Kommunikation durch Online-Messaging vereinfacht.

So schreibst du eine gelungene Willkommensnachricht

Die Frage ist nun, wie genau so eine Nachricht aussehen kann? Da gibt es viele Möglichkeiten. Der wichtigste Punkt: Du solltest dich mit der Botschaft wohlfühlen.

Vorab: Digital oder handgeschrieben?

Persönliche Texte kommen immer besser an. Aber muss jetzt jeder Willkommensbrief handgeschrieben sein? Das hängt ganz von dir ab, aber ein Muss ist das sicher nicht. Die Kommunikation wird immer digitaler, inklusive Willkommensnachrichten, das bedeutet aber nicht, dass sie weniger herzlich ist.

Wer ist deine Zielgruppe?

Bevor es an den Inhalt geht, solltest du dir überlegen, für welche Gästegruppe man schreibt. Sind es eher ältere Gäste, junge Familien oder vielleicht Geschäftsreisende? Das bestimmt den Ton und auch den Inhalt: Welche Informationen sind für genau diese Urlauber hilfreich? Eine junge Familie hat schließlich andere Bedürfnisse als ein älteres Ehepaar oder Aktivurlauber.

Persönliche Note

Bei allen Gruppen ist aber ein persönlicher Touch empfehlenswert. Die Personalisierung hilft bei der Bindung des Gastes und bietet Anlass zu Weiterempfehlungen. Das kann von persönlicher Anrede bis zum Bezug auf den Reisegrund vieles sein. Positiv sollte es auf jeden Fall sein und Lust auf den Aufenthalt machen. Das geht auch ohne jedes Mal neu geschriebenen Brief, Kleinigkeiten lassen sich einfach in vorab erstellte Vorlagen einfügen. So hast du keinen großen Zeitaufwand und die Gäste fühlen sich individuell betreut.

Einzelheiten über die Ferienwohnung

Nutze den Willkommenstext, um den Gästen die wichtigsten Informationen mit auf den Weg zu geben. Vor allem Hinweise zur Ausstattung. Wie lässt sich die Sauna einschalten? Wo stehen die Fahrräder? Und wo die Mülleimer? So entstehen Missverständnisse und Rückfragen gar nicht erst. Die Gäste leben sich schnell ein, müssen sich keine Gedanken über Details machen und alle Beteiligten sparen Zeit und Anrufe. In einer Gästemappe können diese Informationen wie unten erläutert natürlich ausführlicher beschrieben werden.

Wie können dich die Gäste erreichen?

Sollten doch einmal Fragen auftauchen oder etwas schiefgehen, sollten die Gäste Telefonnummern für Notfälle bekommen. Auch wenn diese nicht genutzt werden, gibt Erreichbarkeit ein gutes Gefühl. Dazu gehören auch die wichtigen Notrufnummern von Feuerwehr, Krankenhaus und Polizei.

Die richtige Schlussnachricht

Der Schluss bleibt im Kopf. Ein herzlicher Abschiedswunsch ist immer empfehlenswert - zum Beispiel für eine schöne Zeit in deinem Domizil. Wünsche wenn möglich mit Bezug auf den Reiseanlass einen guten und erholsamen Urlaub, spannende Radabenteuer oder produktive Geschäftstreffen.

Ein Schritt weiter: Willkommensgruß in digitale Gästemappe einbinden

Die Gästemappe als Serviceoption

Wer mehr bieten möchte, erstellt eine digitale Gästemappe, hier ist der Willkommensgruß der freundliche Auftakt. So eine Mappe lässt in der Regel kaum noch Fragen offen. Wo gibt es eine Fahrradroute in der Gegend? Die Gästemappe beantwortet es. Was für Restaurants bieten sich an? In der Gästemappe gibt es eine Liste. Das ist ein Service, den alle Gäste zu schätzen wissen.

Abgesehen von hilfreichen Tipps rund um den Aufenthalt bietet sie auch die Möglichkeit, freundlich und subtil auf die Hausregeln aufmerksam zu machen. Zwischen Willkommensgruß und Radkarten fallen Regeln gar nicht negativ auf.

Digital oder analog?

Das kommt auf deine Zielgruppe an. Bei älteren Zielgruppen empfiehlt sich immer die analoge Variante. Bietest du aber eine Ferienwohnung mit Onlinebuchung und Schlüsselbox oder Code an, kannst du davon ausgehen, dass auch digitale Gästemappen eine gute Option sind. Für die Zielgruppe sogar die bessere: So können deine Gäste auch unterwegs noch nach Tipps schauen.

Was kommt in eine Gästemappe?

Eine Gästemappe kann beispielsweise folgendes beinhalten:

• Willkommensnachricht: Gestartet wird natürlich mit einem herzlichen und möglichst sogar persönlichen „Willkommen“
•   Hausregeln: Hier kann es etwas ausführlicher sein als in einem einfachen Willkommenstext, aber der Teil sollte nicht länger sein als die hilfreichen Tipps.
• Ausstattung: Gibt es einen Grill oder kann draußen Lagerfeuer gemacht werden? Vielleicht ein Kamin oder Fahrräder im Schuppen? Weise gern auf alles hin. Auch wenn das Angebot nicht angenommen wird, beeindruckt das noch einmal.
• Technik: Auch der Teil kann etwas ausführlicher sein als in einem einfachen kurzen Willkommenstext. Gib gern Bedienungshinweise für technische Geräte und weise darauf hin, was bei der Nutzung von Sauna, Whirlpool oder Fahrrädern zu beachten ist. Die Liste soll nur einen Überblick geben, lange Anleitungen werden lieber direkt beim Gerät platziert.
• Persönliche Empfehlungen: Welche Restaurants empfiehlst du? Gibt es einen Supermarkt in der Nähe? Einen besonders schönen Picknickplatz?
• Rabatte und Kooperationen: Können irgendwo Brötchen bestellt werden? Hast du mit dem lokalen Fahrradverleih einen Rabatt für deine Gäste vereinbart? Das sind Dinge, die Eindruck machen können.
• Karten: Wo sind schöne Spazierwege, die besten Sehenswürdigkeiten oder gute Radrouten?

Schöne Fotos sind alles

Nicht nur, wenn die Gästemappe vorab digital geschickt wird, sind Fotos der wichtigste Teil. Sie geben ein Bild davon, was die Gäste zu erwarten haben, und hinterlassen einen guten Eindruck. Außerdem steigern sie natürlich die Vorfreude auf den Aufenthalt.

Fazit

Eine gut geschriebene Willkommensnachricht ist der erste Schritt, um Gästen ein schönes Erlebnis zu bieten. Ganz egal, ob Geschäftsreise oder Familienurlaub. Sie bieten die Option, auf Bedürfnisse und Vorlieben einzugehen, die Hausregeln subtil zu platzieren und bauen eine persönliche Bindung auf. Ob digital oder handgeschrieben, eine sorgfältig gestaltete Nachricht zeigt Gästen, dass du ihren Aufenthalt zu etwas Besonderem machen möchtest.

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