¿Qué es una carta de bienvenida de un hotel?
De pequeña, cuando nos íbamos de vacaciones el día más emocionante para mí era el día que llegaba una carta de mis abuelos.
Abrir el sobre era como un gran abrazo, la combinación de palabras todas ellas dirigidas hacia mí me hacían sentir especial.
Una carta de bienvenida es un mensaje personalizado que enviará el director del hotel o su equipo a sus huéspedes cuando llegan al hotel. Puede escribirse a mano o enviarse por correo electrónico cuando el huésped complete su registro. Aunque si me preguntas a mí, mis preferidas son las que se escriben a mano y las encuentro en la habitación ni bien entrar.
Una carta de bienvenida a tus huéspedes es la mejor forma de decir que nos importa y que apreciamos que nos haya elegido.
Abrir el sobre y leer su nombre, lo predispone de manera positiva y lo prepara para vivir una gran experiencia.
Con tantas opciones de alojamiento que existen, debemos entender que lo más importante para atraer a los mejores huéspedes y ganarnos su confianza es ofreciendo experiencias personalizadas. Y una carta de bienvenida, es el primer paso.
¿Por qué es importante enviar una carta de bienvenida a los huéspedes de tu hotel?
Como decíamos, una nota de bienvenida es el primer paso para causar una buena impresión y para establecer una conexión con los huéspedes. Esta carta no solo muestra la hospitalidad del hotel, sino que también ofrece una cálida bienvenida que puede hacer que los huéspedes se sientan apreciados y valorados desde el primer momento.
Una nota de bienvenida bien redactada puede diferenciar tu hotel de la competencia y establecer un tono positivo para la estancia de tus huéspedes. Este pequeño gesto puede marcar la diferencia entre una experiencia ordinaria y una memorable.
Si aún no envías cartas de bienvenida a los huéspedes en tu hotel, estas 6 razones te te convencerán para empezar a hacerlo.
1. Ayuda a crear una experiencia personal
¿Sabes cuáles la palabra favorita que todos tenemos? Nuestro nombre propio.
Ver tu nombre en una carta de bienvenida ayuda a crear una primera impresión positiva y una conexión inmediata. Los mensajes de bienvenida ayudan a tus huéspedes a sentirse apreciados desde que entran a su habitación.
2. Proporciona información importante
Cuando llegas a un hotel por primera vez, quieres conocer aquellos detalles que no son tan evidentes (porque el horario de check in y check out ya te lo enviaron en el mail de la confirmación de reserva). Lo que quizás no sepas es dónde se encuentra caja fuerte, cuál es la contraseña del wifi o cuál es el restaurante que no te debes perder.
3. Personaliza la estancia
Así era la carta que dejaron en mi habitación durante aquella escapada de desconexión: personalizada. Me dieron la sensación de que había sido escrita solamente para mí. Que alguien se tomó el tiempo para saber el motivo de mi viaje y hacer lo posible por mejorar mi experiencia en el hotel. Mencionar algún detalle que el huésped nos dejó caer y ofrecer sugerencias o servicios que se alineen con sus intereses puede mejorar significativamente su estancia.
4. Establece expectativas
Una carta de bienvenida permite a los huéspedes saber qué pueden esperar de su estancia. Por ejemplo, qué productos encontrarán en la mesa del desayuno, cuál es el horario del spa o el tratamiento estrella que ofrecemos allí. Estos detalles ayudan a establecer claras expectativas y a evitar posibles malentendidos.
5. Crea una relación más personal
Puedes aprovechar una carta de bienvenida para pedir que rellene una encuesta o nos comente su experiencia al final de su estancia, esto fortalece nuestra relación con ellos.
También puedes compartir enlaces a tus redes sociales con una invitación para que publiquen sobre su estancia y utilicen tus hashtags.
6. Ayuda a vender más
Un mensaje de bienvenida es una excelente oportunidad para vender servicios adicionales.
Podemos ofrecer que reserven una mesa en el bar del hotel con solamente un clic, o que consulten a nuestro conserje virtual sobre los tratamientos que ofrecemos en el spa.
Puntos clave al crear una carta de bienvenida de un hotel
Al redactar una carta de bienvenida para un hotel, hay tres elementos fundamentales que debemos considerar para asegurarnos una experiencia inolvidable para nuestros huéspedes:
- Personalización
- Información esencial
- Atractivo visual
Primero, la personalización es crucial; asegúrate de dirigir la carta a los huéspedes por su nombre y mencionar detalles específicos de su estancia, como aniversarios, fechas importantes o algún detalle que conozcas (en mi carta mencionaron el detalle de mi necesidad de descansar, algo que me sorprendió gratamente). Además, un caluroso saludo inicial es esencial para agradecer a los huéspedes por elegir tu hotel y hacerles sentir valorados desde el principio. Si este saludo puede ser diferente del típico: “Gracias por elegirnos”, mucho mejor.
Proveer información esencial es otro aspecto vital. Esto incluye horarios, detalles sobre el Wifi, y las comodidades disponibles en el hotel. Hazlo fácil para que tus huéspedes no tengan que ocupar su tiempo resolviendo dudas sobre su estancia. También es útil mencionar atracciones locales y eventos que interesen a los huéspedes. No olvides resaltar servicios adicionales, como ofertas especiales, opciones gastronómicas, tratamientos de spa y servicios de conserjería, que pueden mejorar la estancia del huésped y darnos un plus de beneficio gracias al crosselling y el upselling.
El atractivo visual de la carta también juega un papel importante. Utiliza elementos de la marca del hotel, como logotipos y colores, e incluye un mapa del hotel y sus alrededores si es posible. Si, además, puedes escribir esta carta a mano, esto sería un detalle muy agradable (es que hoy en día las cartas escritas a mano son una reliquia).
Tips para escribir una carta de bienvenida
Para que la carta de bienvenida sea efectiva, es fundamental que mantenga un tono amigable y profesional. Evita un lenguaje excesivamente formal a menos que sea adecuado para la marca del hotel. La carta debe ser concisa y clara, con párrafos cortos y puntos clave destacados en negrita o cursiva para facilitar la lectura.
Es importante resaltar información clave, como servicios y horarios importantes, y procura asegurarte de que todos los detalles necesarios estén fácilmente accesibles. Incluir un toque personal, como notas escritas a mano, puede hacer que tus huéspedes se sientan especialmente bienvenidos y valorados.
Promociona servicios del hotel dentro de la carta, sugiriendo opciones gastronómicas internas, servicios de spa, o tours locales, y ofreciendo descuentos o promociones exclusivas. Finalmente, considera animar a tus huéspedes a proporcionar retroalimentación, invitándolos a compartir sus experiencias ya sea publicando en redes sociales o mediante reseñas. Para esto, no olvides mencionar dónde deben escribir estas reseñas y también cómo encuentran tu hotel en las redes sociales.
Estos tips te pueden ayudar a crear una carta de bienvenida que no solo informe y oriente a los huéspedes, sino que también mejore su experiencia y promueva los servicios de tu hotel de manera efectiva. Y, si superamos sus expectativas, ten por seguro que tus huéspedes se animarán a compartir su experiencia con el resto del mundo.
¿Cómo escribir la mejor carta de bienvenida para tu hotel?
Ahora pasemos a la parte práctica:
Siempre debemos ser coherentes con el tono de voz de nuestra marca, por lo tanto, debemos considerar utilizar el mismo tono en todas las comunicaciones del hotel. Si empleamos un tono formal, así será nuestra carta de bienvenida. En cambio, si solemos ser más informales a la hora de dirigirnos a nuestros huéspedes, podemos elegir un tono más relajado en nuestra carta de bienvenida.
Recordémoslo una vez más. Llama a tu huésped por su nombre, como “Estimada Agustina”.
Y si se trata de un huésped frecuente, optemos por empezar con: "Bienvenida de nuevo, Agustina”
Presentación
Preséntate y presenta a tu hotel agradeciendo al huésped que te haya elegido. Y si es posible, agrega unas palabras que lo hagan sentir que esta carta ha sido escrita para él. Si sabes el motivo del viaje, menciónalo junto con alguna idea para mejorar su experiencia.
Cuerpo
La mayoría del contenido de la carta de bienvenida puede dedicarse a información que el huésped necesita saber para disfrutar de su estancia. Podemos mencionar los eventos locales que se celebran en las inmediaciones, las ofertas especiales de su restaurante o avisar de que tenemos paraguas de cortesía en la recepción porque hay previsión de lluvia.
No debemos olvidar el mencionar información importante sobre algún cambio o reforma que se pueda estar produciendo en el hotel. Si la piscina va a estar cerrada durante toda la estancia, debemos hacérselo saber. Esto lo menciono porque me ha pasado. Y créeme, no fue tanto la decepción de no poder disfrutar de la piscina, sino, lo ridícula que me sentí con el bañador y el albornoz puestos frente a la puerta cerrada del spa. Solo me faltaba el flotador de patito para rematar la situación.
Despedida
Terminamos la carta deseándoles una estancia maravillosa. Y recordándole nuestra forma más directa para contactar con nosotros. También podemos añadir nuestras redes sociales para animarlos a que te etiqueten en las fotos que suban.
Ejemplo de una carta de bienvenida para los huéspedes de tu hotel
Y con esto, aquí tienes lo que estabas esperando: una carta de bienvenida para tus huéspedes. Si te gusta, siéntete libre de utilizarla en tu hotel.
Querido [Nombre del huésped],
¡Bienvenido/a al [Nombre del Hotel]! Estamos emocionados de tenerte como nuestro huésped y queremos asegurarnos de que tengas una estancia excepcional desde el primer minuto.
Encontrarás una caja fuerte en el armario de la entrada, te invitamos a guardar tus objetos de valor allí durante tu estancia. También te hemos dejado almohadas y mantas extra dentro del armario frente a la cama.
Mañana te esperamos a partir de las 7 de la mañana para desayunar como un/a rey/reina. Tenemos un buffet lleno de frutas de estación, una selección de panecillos y dulces caseros preparados por nuestro pastelero profesional, [Nombre] y una variedad de embutidos y productos de proximidad.
Nota personal: No te pierdas nuestro café late ecológico.
Si tienes coche, el aparcamiento ubicado en la esquina más próxima suele tener plazas libres, no busques más.
¿Quieres un lugar para relajarte y disfrutar de un cóctel después de un largo día? Juan y José, nuestros recepcionistas más divertidos, te recomiendan El Oasis, un bar a la vuelta de la esquina del hotel.
Sabemos lo importante que es capturar momentos especiales, así que te animamos a que compartas tus selfis al lado de nuestra piscina en las redes sociales. Nos encuentras como [nombre de la red social] y el hashtag [hashtag del hotel]
¡Síguenos para inspirarte al sacar tus fotos!
Si te bajas la aplicación del hotel [nombre de la aplicación] puedes comunicarte con tu conserje durante las 24 horas. También puedes marcar el cero (0) para hablar con la recepción.
Esperamos que disfrutes de tu estadía en el [Nombre del Hotel] y que te lleves recuerdos inolvidables.
Un cordial saludo,
Director general
Nombre del hotel
Conclusión
Una carta de bienvenida en más que un agradecimiento por habernos elegido. Es una nota con datos prácticos para que nuestros huéspedes puedan disfrutar de una experiencia 360 grados. Incorporando estos elementos, puedes crear una carta de bienvenida que informe, oriente, y promueva los servicios de tu hotel de manera efectiva.
Eso sí, tanto si la escribes a mano, como si la envías por correo electrónico procura hacerla lo más personalizada posible. Los huéspedes notarán la diferencia.
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