¿Cuál es el horario de check-in habitual en un hotel?
Como hemos mencionado antes, el horario habitual de check-in en los hoteles es entre las 14:00 y las 16:00 horas. Sin embargo, cuando los huéspedes llegan en vuelos internacionales, estos horarios pueden cambiar drásticamente.
Como hotelero, puedes gestionar el check-in de varias formas. Puedes ofrecer un servicio de recepción las 24 horas del día o aprovechar la flexibilidad que te proporciona un quiosco de check-in autoservicio. Además de reducir el tiempo de espera en las horas punta de check-in, esta herramienta mejora la satisfacción de tus clientes, ya que les permite controlar su llegada y salida.
¿Cuál es el horario de check-out habitual en un hotel?
Por lo general, la hora de check-out suele ser a las 11:00, aunque algunos hoteles la prolongan hasta las 12:00. De este modo, el personal de limpieza dispondrá de tiempo suficiente para preparar las habitaciones, ya que pasarán al menos dos horas antes de que llegue el siguiente huésped.
¿Hasta qué punto debe ser estricto el hotel con los horarios de check-in y check-out?
Contar con horarios estándar de check-in y check-out aumenta la eficiencia operativa y favorece la organización diaria. Además, cuanto antes se desocupe una habitación, más rápido podrá limpiarla el personal, permitiendo así que vuelva a estar disponible para la venta. Una misma habitación también puede generar más ingresos gracias a las tasas por check-in anticipado.
Aunque es necesario ofrecer cierto margen para garantizar la satisfacción y fidelidad de los huéspedes y la reputación del hotel, debe haber un equilibrio entre rigidez y flexibilidad, sin inclinar demasiado la balanza hacia ninguna de ellas.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de determinar la hora de check-in de tu hotel
Al momento de establecer la hora de check-in del hotel, es importante tener en cuenta el tiempo que necesita el personal de limpieza para preparar las habitaciones. Aunque lo normal es que algunos huéspedes se marchen mucho antes de la hora de check-out, es necesario estar preparado en caso de que todos los huéspedes se marchen a último momento.
Explica a tus huéspedes de forma clara cuál es tu política de llegadas y salidas antes de la estancia. Así estarán informados y no se verán sorprendidos.
Para mejorar la satisfacción de los huéspedes, considera la posibilidad de disponer de algunas habitaciones libres para los check-in anticipados. Tras un largo viaje, es probable que los huéspedes agradezcan la posibilidad de acceder a sus habitaciones nada más llegar.
Si optas por no ofrecer el check-in anticipado como cortesía, puedes cobrar una tasa por las llegadas antes de la hora prevista o permitir que los huéspedes seleccionen su propio horario de check-in por un coste adicional. Si la tasa es baja, a muchos clientes no les importará pagarla, lo que aumentará tus ingresos.
Además, si usas herramientas como el Informe de actividad de Mews PMS, sabrás cuándo tus habitaciones están listas para el check-in y cuándo llegarán los huéspedes a tu hotel. Esta información te permitirá saber qué tan flexible puedes ser con la hora de check-in.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de determinar la hora de check-out
Por otro lado, en lo relativo a la gestión de los horarios de check-out, debes tener en cuenta los estándares del sector. Por ejemplo, la hora habitual de check-out es entre las 11:00 y las 12:00, lo que deja tiempo suficiente para preparar las habitaciones para los nuevos huéspedes. También debes tener en cuenta los horarios de limpieza, ya que preparar una habitación para nuevos huéspedes requiere más tiempo que la limpieza diaria.
Plantéate la opción de ofrecer un check-out tardío cuando la disponibilidad y la ocupación del hotel lo permitan (hablaremos de ello más adelante) y sé transparente sobre las tasas aplicables. Asegúrate de que tu personal está bien formado en los procedimientos operativos para que la transición sea fluida. También es buena idea revisar y actualizar periódicamente los procesos y la formación del personal para garantizar un funcionamiento óptimo.
¿Es recomendable permitir a los huéspedes salir más tarde?
Permitir el check-out tardío puede aumentar la satisfacción de los huéspedes al ofrecerles mayor comodidad, lo que se traduce en reseñas positivas y supone una ventaja competitiva. Además, representa una oportunidad para generar ingresos adicionales si se cobra por este servicio.
Dicho esto, el check-out tardío puede tener algunas desventajas y generar desafíos operativos, como el aumento de las horas de limpieza, una rotación más lenta de las habitaciones y dificultades en la gestión.
Si decides ofrecer el check-out tardío, asegúrate de tener una política clara al respecto. Esta política debe incluir información como, por ejemplo, si conlleva el pago de alguna tasa. También puedes aprovechar la tecnología para hacer que el proceso sea más eficiente, asegurándote de que este servicio se pueda ofrecer con mínimos desafíos o problemas operativos.
¿Qué procesos intervienen en el check-in y check-out de un hotel?
Procesos de check-in del hotel
Cuando un huésped llega a tu hotel, suele dirigirse directamente al mostrador de recepción. A su llegada, tus empleados deberían saludar cordialmente al huésped y proceder a verificar su reserva. Una vez confirmada la reserva, el personal debe explicar brevemente las instalaciones y los servicios especiales que ofrece el hotel.
A continuación, es importante proporcionar información clave, como la contraseña del Wi-Fi, la disponibilidad del personal de recepción y la hora de check-out con el fin de crear expectativas claras. A continuación, se entregan al huésped las llaves de su habitación. Es entonces cuando el personal debe ofrecerse a acompañar al huésped a la habitación, pedir al conserje que lo haga o dejar que el huésped vaya por su cuenta si lo prefiere.
Procesos de check-out del hotel
Para crear un proceso de check-out fluido, tendrás que seguir varios pasos. En primer lugar, recuerda a los huéspedes la hora de check-out enviándoles un SMS, un correo electrónico o dejándoles una nota en la habitación. Antes del check-out, la recepción debe preparar la cuenta final para que cualquier cargo adicional o discrepancia pueda pagarse rápidamente.
Los huéspedes tendrán que devolver sus llaves. Si había un depósito por las llaves, o cualquier otro depósito de seguridad, asegúrate de devolverlo. La recepción también debe preguntar si los huéspedes necesitan ayuda con el transporte o el equipaje.
Es fundamental preguntar la opinión de los huéspedes después de la estancia. Actualiza los perfiles de los huéspedes añadiendo sus preferencias y agradéceles su estancia, animándoles a dejar una reseña.
Nuevas tendencias en los procesos de check-in
Dado que un proceso de check-in fluido es crucial para la satisfacción del cliente, debes estar al tanto de las nuevas tendencias del sector para satisfacer las expectativas y necesidades cambiantes de tus huéspedes. A continuación, analizaremos algunas de estas tendencias emergentes.
Quiosco de check-in
Como ya hemos mencionado, los quioscos de check-in son, sin duda, una de las principales tendencias del sector hotelero. Estos quioscos permiten a los huéspedes gestionar sus procesos de llegada y salida de forma independiente y en cualquier momento. Al incorporar este tipo de tecnología, tu hotel puede diversificar y adaptar sus procesos para satisfacer mejor las necesidades de los huéspedes.
Además, esto ayuda a reducir los tiempos de espera, lo que supone una importante mejora en la satisfacción del cliente.
Check-in desde tu smartphone
Los huéspedes dependen cada vez más de sus teléfonos móviles para todo, así que ¿por qué no ofrecerles la opción de completar el proceso de check-in a través de sus dispositivos? Entre otras cosas, esto te ayudará a agilizar tus procesos, permitiendo que la recepción se ocupe de tareas más importantes y útiles que contribuirán a los índices de retención, como ofrecer la mejor experiencia posible en el hotel. Descubre las 6 principales ventajas del check-in móvil para hoteles.
Además, permitir que los clientes tomen el control de la experiencia contribuye a que la interacción con la marca sea más positiva, ya que los clientes pueden interactuar como mejor saben hacerlo las generaciones más jóvenes: a través de sus smartphones. Esto también ofrece la posibilidad de realizar ventas adicionales, ya sea ofreciendo un check-in anticipado con un coste adicional, una mejor categoría de habitación o simplemente permitiéndoles reservar servicios adicionales como el spa o el restaurante.
Aplicaciones
Las aplicaciones personalizadas también han demostrado ser populares en el sector hotelero. Representan una magnífica forma de mantener el interés del huésped antes de su llegada, durante la estancia y mucho después de que se retire del hotel. Una aplicación también puede ayudar a los huéspedes a reservar servicios mientras se alojan en tu propiedad, como solicitar toallas adicionales o pedir servicio a la habitación, pero también se puede utilizar para realizar el check-in y el check-out. Más información sobre las tendencias en tecnología para hoteles.
Check-in flexible
Para atraer a un público más joven, considera la posibilidad de ofrecer un horario flexible para las llegadas. Como a los viajeros más jóvenes les gusta ser espontáneos, cuanta más flexibilidad puedas ofrecerles, mejor. Puedes plantearte cobrar por estas diferentes opciones, permitiéndoles decidir por sí mismos sus horarios de llegada y salida, o simplemente ofrecer esto como parte de la propuesta de valor de tu hotel.
Check-in biométrico
El reconocimiento facial y los escáneres de huellas dactilares son cada vez más frecuentes en el sector hotelero, ya que ofrecen rapidez y seguridad. Los huéspedes pueden registrar previamente sus huellas dactilares o sus datos faciales antes de llegar, lo que les permite acceder a las instalaciones y a su habitación con facilidad. Esta tecnología garantiza un proceso de check-in rápido, cómodo y ágil que permite ofrecer una experiencia más fluida a los huéspedes.
Comunicación automatizada
Los sistemas automatizados, como un chatbot, un asistente digital o un PMS integrado, permiten ofrecer información en tiempo real sobre el estado del check-in y la disponibilidad de habitaciones. Estas herramientas son una excelente forma de mantener informados a los huéspedes y reducir el volumen de consultas en recepción. Las notificaciones automáticas sobre la disponibilidad del check-in en línea también ayudan a agilizar el proceso, manteniendo a los huéspedes comprometidos y aliviando la presión sobre el personal de recepción.
Opciones sostenibles
Otra tendencia emergente son los recibos digitales y los servicios sostenibles. Los huéspedes pueden optar por prescindir del papel en favor de la tecnología digital o escoger opciones respetuosas con el medio ambiente, como no cambiar las toallas o utilizar controles inteligentes en la habitación para reducir el consumo de energía cuando la habitación está vacía.
¿Y cuáles son las tendencias para el check-out del hotel?
Ahora veamos algunas de las tendencias más comunes relacionadas con el check-out de los hoteles.
Check-out móvil
El check-out desde el teléfono móvil es cada vez más común, ya que los smartphones son ahora el compañero de viaje preferido de muchos. De este modo, los huéspedes pueden evitar pasar por recepción antes de marcharse, ya que sus llaves se desactivan automáticamente.
Check-out en línea de forma anticipada
Realizar el check-out con antelación tiene ventajas tanto para los huéspedes como para el personal de recepción. Para los huéspedes, significa que pueden pagar sus cuentas en línea antes de marcharse, lo que agiliza y facilita el proceso. Para la recepción, reduce la cantidad de trabajo manual necesario y agiliza las operaciones.
Feedback en tiempo real
Cuando el check-out se realiza en línea, los hoteles tienen la oportunidad de conocer en tiempo real la experiencia de los huéspedes. De este modo, el personal de recepción podrá resolver cualquier problema rápidamente. Además, recompensar a los huéspedes con puntos de fidelización por responder una encuesta puede ser una buena forma de conseguir que se sientan involucrados y vuelvan a alojarse en tu propiedad.
Devolución de llaves sin contacto
Es fundamental ofrecer opciones de devolución de llaves sin contacto para garantizar un proceso de check-out fluido. Los huéspedes pueden depositar sus llaves en un buzón sin hacer cola o éstas pueden ser automáticamente desactivadas en el momento de la salida.
Haz que el proceso de check-in y check-out de tu propiedad sea más fluido con Mews
El huésped moderno demanda métodos de check-in y check-out modernos, y Mews ofrece distintas herramientas para permitir que el huésped tome las riendas de su experiencia.
- Con Mews Kiosk, puedes convertir tu tablet en un quiosco autoservicio personalizado que ofrece a los huéspedes una forma rápida y sencilla de realizar el check-in, codificar sus llaves, reservar productos adicionales, pagar su cuenta y realizar el check-out.
- Si usas unconserje virtual, tus huéspedes podrán realizar el check-in o el check-out desde su propio dispositivo, así como utilizar la función de mensajería directa, lo que ahorrará tiempo al personal.
- Y ahora, con el reciente lanzamiento de Mews Digital Key, los hoteleros pueden crear un proceso totalmente sin contacto para sus clientes. De este modo, tus huéspedes podrán acceder inmediatamente a la habitación a su llegada a través de la aplicación, sin necesidad de ayuda por parte del personal.
El principal objetivo de Mews es agilizar las operaciones hoteleras, proporcionando información actualizada en tiempo real sobre la disponibilidad de las habitaciones y reduciendo la carga de trabajo del personal de recepción. Con un terminal de pago integrado, el sistema genera automáticamente las facturas y las prepara para su revisión y pago en línea. Mews te permite personalizar la experiencia de los huéspedes creando perfiles y enviando mensajes antes de la llegada, durante la estancia y después de la salida.
Puedes usar los datos y las herramientas de análisis de Mews para seguir perfeccionando la experiencia de los huéspedes y recopilar sus opiniones para mejorar la calidad del servicio. Gracias a las integraciones de terceros y a la posibilidad de conectarte con distintas API, tendrás a mano todo lo que necesitas en un mismo lugar.
Conclusión
Los horarios y procesos de check-in y check-out de tu hotel deben ser constantemente evaluados para maximizar la eficiencia y ofrecer siempre un servicio impecable. Adaptarse a la evolución de las expectativas de los huéspedes requiere actualizar los procedimientos. Si integras el uso de smartphones en tus procesos, podrás llevar tu experiencia hotelera a la era digital. Además de aumentar la calidad del servicio, también mejorará la percepción que los huéspedes tienen de tu marca.
Los quioscos autoservicio, el check-in desde el smartphone, las aplicaciones y las llaves digitales representan el futuro del sector hotelero. Si te mantienes al tanto de estas tendencias, podrás conseguir que tu marca aproveche la tecnología de forma eficaz, mejorando la experiencia del huésped y aumentando la satisfacción del cliente. Esto, a su vez, contribuye a aumentar los ingresos y a mejorar las tasas de retención.
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