Je overweegt een van de grootste stappen die je kunt nemen. Laten we je voorbereiden om over te stappen naar een nieuw accommodatiebeheersysteem, waaronder:
- Dingen om te overwegen bij het zoeken naar een aanbieder
- Belangrijke punten voor een succesvolle implementatie
- Hoe de tijdlijn van een normale onboarding eruit zou moeten zien
Geen rookgordijnen of mooie woorden, gewoon jarenlange expertise over hoe het migreren van je belangrijkste hotelsoftware echt gaat.
Eerst het goede nieuws: je accommodatie overzetten op een nieuwe PMS is geen frustrerende ervaring meer waarbij je je afvraagt waarom je überhaupt ooit in de hospitalitysector bent gaan werken. Als dat je ervaring is tot nu toe, dan kunnen we alleen maar onze excuses maken voor de oude systemen die ons voorgingen.
Dat gezegd hebbende, overstappen op een nieuw accommodatiebeheersysteem is niet zo simpel als van internetaanbieder veranderen. Hoewel er veel is geautomatiseerd en gedigitaliseerd, is voor de overstap naar een nieuwe PMS nog steeds een goede voorbereiding, een goede inzet en goed projectmanagement nodig.
Wanneer weet je wanneer het tijd is om van PMS te veranderen?
Vroeger veranderden hoteliers elke zeven jaar van PMS. Nu flexibelere, cloud-gebaseerde oplossingen steeds vaker favoriet zijn, neemt die tijd sterk af. Een van de belangrijkste redenen waarom hotels niet vaker overstappen, is de angst voor verandering. Wat als het veranderen van PMS niet tot grote verbeteringen en kostenbesparingen leidt?
Maar met innovatie zit het zo: om je bedrijf aan de top te krijgen, moet je in beweging blijven. Hoteliers die stil blijven staan, verliezen op den duur hun plek. Een moderne PMS biedt niet alleen een persoonlijkere, naadloze gastervaring, maar maakt ook aanvullende inkomstenbronnen mogelijk en verbetert de bedrijfsvoering. Je hoeft alleen maar de nieuwe mogelijkheden te accepteren.
Dus hoe weet je wanneer het het juiste moment is? Je eerste stap is om het je team te vragen. Vraag ze wat ze van het systeem vinden en wat de grootste pijnpunten zijn. Als je het helemaal goed wilt aanpakken, dan kun je hun geluk doorlopend bijhouden via ENPS (employee net promotor score) of een vergelijkbare meettool. Als ze het gevoel hebben dat ze veel tijd verspillen aan taken waardoor ze niet met gasten kunnen praten, is dat een groot waarschuwingssignaal.
Hier is nog een simpele test: klinken open API's, geautomatiseerde tariefdistributie en intelligente inventarisupdates op eigen en externe kanalen je als sciencefiction in de oren? Als het antwoord ja is, is het tijd om van PMS te veranderen.
Handige tips om in gedachten te houden bij het overstappen naar een nieuwe PMS
Als je een PMS nog steeds als een veredelde spreadsheet ziet, loop je heel veel voordelen mis. De cloudtechnologie heeft alles veranderd. Enthousiaste aanbieders van een nieuwe generatie bieden meer open, verbonden platforms en flexibelere systemen. Dat betekent dat de vragen die je een PMS-aanbieder moet stellen ook anders zijn.
Dit zijn enkele belangrijke onderwerpen om te onderzoeken als je wilt overstappen naar een nieuw accommodatiebeheersysteem:
1. De voordelen voor je gasten
Hoe een PMS je gastervaring kan verbeteren is waarschijnlijk de belangrijkste factor als je naar een nieuw accommodatiebeheersysteem wilt overstappen. Belangrijke functies om naar te kijken: een betaaloplossing die transacties automatiseert, een intuïtieve boekingsmodule en een makkelijke berichtentool.
2. Het potentieel om je omzet een boost te geven
Een PMS zou op verschillende manieren je omzet een boost moeten geven en de kosten moeten verlagen voor je accommodatie, van meer conversies en upsells tot het verminderen van operationele overhead. Ontdek hoe je met een PMS meer winst kunt maken. Vraag hoeveel het precies zou schelen: casestudy's met specifieke datapunten zijn heel waardevol om vage antwoorden te voorkomen.
3. Integraties
Eén enkele aanbieder kan je niet alles geven wat je nodig hebt, daarom is het essentieel om je in integraties met andere apps en tools te verdiepen. Hoe groter de appstore, hoe beter, maar houd ook rekening met hoe vaak er nieuwe integraties worden toegevoegd. Hoe makkelijk is het om verbinding te maken? Kijk of er plug-and-play opties zijn en of er een apart contract nodig is voor add-ons, of dat ze kunnen worden geïmplementeerd in je PMS-contract.
4. Beveiliging
Een PMS slaat persoonlijke gastgegevens en gevoelige bedrijfsdata op en verwerkt ondertussen talloze transacties. De PMS moet betrouwbaar zijn, dus vraag om platformdocumentatie en een exemplaar van het beveiligingscertificaat. Bekijk hoe vaak het platform actief is en welke processen ze hebben om de continue werking te garanderen.
5. Analyses
Geloof het of niet, bij sommige PMS-aanbieders moet je nog steeds betalen voor rapporten (geschokte pauze). Zorg er dus voor dat je makkelijk inzichten en data kunt bekijken in (bijna) real time en op elk apparaat. Analysetools zijn een pluspunt, die helpen je om strategische beslissingen te nemen op basis van trends, rapporten en slimme business intelligence.
6. Onboarding en ondersteuning
Als de klantenservice van een nieuwe PMS goed is, zou je accommodatie binnen een maand de nieuwe PMS in gebruik genomen moeten hebben. Daarom zijn contractmethoden en reactietijden zo veelzeggend. Om de onboarding te versnellen, moet je nieuwe PMS ook een uitgebreide kennisbank of hulpsite hebben die makkelijk te doorzoeken en te begrijpen is. Zijn er ook videotutorials? Dan zit je zeker goed.
7. De innovatiefactor
Inzicht krijgen in de plannen en ambities van je toekomstige PMS-aanbieder is essentieel voor een succesvolle relatie. Bespreek hun visie op innovatie en vraag gerust naar hun productroadmap om te zien welke nieuwe functies er worden ontwikkeld. Je hebt een oplossing nodig waarmee je je kunt onderscheiden van de concurrentie en waarmee je bijzonder kunt zijn. Als je potentiële nieuwe aanbieder de PMS alleen maar wil houden zoals die nu is, is het tijd om verder te kijken en groter te denken.
De voordelen van overstappen op accommodatiebeheersoftware van Mews
De verwachtingen van gasten zijn veranderd en blijven veranderen. Onze vertrouwde, cloud-native PMS kan je helpen om bij te blijven en zelfs op deze veranderende verwachtingen anticiperen. Lees hieronder hoe.
1. Behaal meer omzet
Door over te stappen op Mews verlaag je de operationele kosten van je hotel, geef je je omzet een boost en kun je slimmer werken. Door inefficiënte handmatige processen te stroomlijnen, lopen de werkzaamheden van je team op rolletjes. Als vertrouwd accommodatiebeheersysteem in de cloud dat geen handenvol geld kost, willen we je graag meer geven. Meer omzet, meer tijd, meer power, meer besparingen, meer gasten. Wat wil je nog meer?
2. Verhoog de productiviteit
Wil je elke dag meer tijd? Laten we je hotelteam meer tijd geven. Je hoeft alleen maar van PMS te veranderen om de vervelende, herhalende en tijdrovende taken achter je te laten. Mews automatiseert ze, waardoor de productiviteit en het geluk van je team omhoog gaan. Je kunt ook afscheid nemen van de night audit, die hebben we niet meer nodig in het nieuwe hospitality-tijdperk.
3. Houd je data veilig
Je doet de deur van je hotelkamer op slot. Doe je je gastgegevens ook op slot? Gooi je reputatie niet weg met het risico op een datalek. Mews heeft de hoogste beveiligingsnormen en geeft je de volledige controle over toegang tot data. Onze toonaangevende beveiliging vermindert het risico op fraude, diefstal en menselijke fouten dankzij slimme, beveiligde automatiseringen.
Conclusie
Nu weet je hoe je de juiste vragen moet stellen en de beste hospitality cloud voor jouw accommodatie moet kiezen. Wij denken natuurlijk dat wij dat zijn. In onze handleiding voor het veranderen van PMS staan nog veel meer details, plus succesverhalen van onze klanten en zelfs nog meer redenen om slechte ervaringen met implementatie voor altijd achter je te laten.
Handleiding downloaden
.webp)