Digitale Gästemappe für Hotels: Effizienz und Gästebindung

Was ist eine digitale Gästemappe?

Eine digitale Gästemappe kommt den Bedürfnissen der Gäste nach Unabhängigkeit entgegen: Heute soll ein Hotelaufenthalt von der Buchung bis zum Check-out möglichst flexibel und effizient sein und gern durch die Gäste selber durchführbar. Dabei ist die Gästemappe ein wichtiger Bestandteil. Sie bietet die Möglichkeit, alle relevanten Informationen über dein Hotel und die Umgebung weiterzugeben – die Gäste haben diese auf ihrem eigenen Smartphone oder Tablet jederzeit griffbereit. Das macht einen modernen Eindruck und bietet Service und Komfort auf höchstem Niveau. Dazu kommt, dass sie nicht veraltet, wie es bei gedruckten Varianten schnell der Fall sein kann: Mit einem Klick ist sie für alle Gäste aktualisiert. Darüber hinaus gibt es auch die Option, diverse Services einzubinden, die wir im Folgenden erläutern.

Journey Mail: Kontaktiere deine Gäste vor deren Ankunft

Idealerweise erhalten Gäste bereits vor Anreise eine automatisierte Pre-Arrival-Mail, um die Kundenerfahrung zu verbessern. Sie ist der perfekte Einstieg in den Aufenthalt deiner Gäste und enthält neben einem durchdachten Begrüßungstext und den Buchungsdaten und eben auch eine Verlinkung zur digitalen Gästemappe. Besonders praktisch ist die Anpassung dieser E-Mails an verschiedene Gästetypen oder Jahreszeiten. Stammgäste können durch Personalisierungen individuell angesprochen werden und Neuankömmlinge fühlen sich optimal informiert.

Beliebte Funktionen der digitalen Gästemappe

Hotelinformationen und lokale Attraktionen

Na klar, Hauptaufgabe der Gästemappe ist immer, den Gästen zur Begrüßung alle für den Aufenthalt relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Das beginnt bei den Räumlichkeiten – wo sind Fitnessraum und Sauna? – und beinhaltet wichtige Daten wie die Frühstückszeiten oder das WLAN-Passwort. In der digitalen Mappe ist alles übersichtlich aufbereitet und schnell zu finden, so fühlen sich Gäste schnell wie zu Hause.

Neben den Informationen zum Hotel an sich, kann eine digitale Gästemappe auch als Reiseführer dienen. Tipps zu Sehenswürdigkeiten, Restaurants und Veranstaltungen in der Umgebung geben den Gästen Inspiration und heißt sie willkommen. Das erhöht die Zufriedenheit und das Erlebnis der Gäste und ermöglicht Hoteliers die Bewerbung von Partnerangeboten, derartige Kooperationen bieten Vorteile für die Partner, die Hotels und erfüllen gleichzeitig Gästeerwartungen.

Online-Check-in und Online-Check-out

Bei den klassischen Informationen ist noch lange nicht Schluss. Der Vorteil einer digitalen Gästemappe ist die optionale Einbindung digitaler Services. Eine der beliebtesten Funktionen ist der digitale Check-in und Check-out. Gäste können das vor ihrer Ankunft bequem nutzen, was Wartezeiten an der Rezeption reduziert und das Hotelteam entlastet. Auch der Check-out erfolgt einfach und schnell über die Gästemappe, wobei die Rechnung online eingesehen und bezahlt werden kann.

Buchung Angebote

Über die digitale Gästemappe können auch Angebote gebucht werden. Sei es ein Spa-Termin, Frühstück oder ein Late-Check-out – alle Anfragen und Buchungen werden digital unkompliziert und ohne, dass persönlicher Kontakt und damit verbundene Wege und Wartezeiten notwendig sind, abgewickelt. Das erleichtert den Gästen den Aufenthalt und fördert die Nutzung – und auch die erhöhte Buchung – der Angebote.

Zimmerreinigung abbestellen

Nachhaltigkeit ist ein wichtiges Thema und immer mehr Gäste legen Wert darauf. Die digitale Gästemappe kann als Option eingesetzt werden, um die tägliche Zimmerreinigung abzubestellen. Das schon nicht nur die Umwelt, sondern spart auch Kosten und Aufwand für das Hotel.

Tischreservierung

Darf es morgen ein Dinner sein? Über digitale Reservierungsfunktionen können Gäste bequem einen Tisch im Hotelrestaurant buchen. Das wird über das System direkt an den zuständigen Bereich weitergeleitet.

Raumsteuerung

In Hotels, die Technologie sehr umfassend nutzen, kann über die Integration eines Energiemanagement-Systems in der digitalen Gästemappe sogar die Raumtemperatur angepasst werden. Das gehört schon zu den fortgeschritteneren Maßnahmen, erhöht aber den Komfort und senkt gleichzeitig den Energieverbrauch – und kann ein gutes Argument im Marketing sein.

Vorteile der digitalen Gästemappe

Nachdem Blick auf mögliche Inhalte digitaler Gästemappen, liegen die Vorteile eigentlich schon auf der Hand:

Verbesserte Kommunikation mit Gästen

Ein riesiger und enorm wichtiger Vorteil ist die flexible Kommunikation. Das kann die Guest Journey erheblich positiv beeinflussen. Werden Fragen direkt geklärt, ohne lange Wege oder ohne dass erst einmal die drei Gäste vor einem abgewartet werden müssen, macht das einen guten Eindruck. Wer möchte nicht gern persönlich betreut werden? Funktionen wie ein integrierter Chat ermöglichen es, Fragen zu stellen, die in Echtzeit übermittelt und beantwortet werden. Das entlastet gleichzeitig auch die Mitarbeiter.

Kostenersparnis und Effizienzsteigerung

Durch eine digitale Gästemappe können Kosten erheblich gesenkt werden. Da sind zum einen die Druck- und Papierkosten der haptischen Gästemappen und Flyer, die wegfallen – die müssen bei jeder Änderung neu gedruckt werden. Dazu kommt der Arbeitsaufwand des Personals, der durch automatisierte Prozesse und Optionen wie beispielsweise abbestellbare Zimmerreinigung enorm reduziert werden kann.
 
Außerdem kann der Umsatz gesteigert werden. Sind Angebote und Services rund um die Uhr digital buchbar, werden diese häufiger genutzt. Abends mal eben eine Massage für den nächsten Tag buchen oder mit Blick auf den Wetterbericht ein Ausflug – das geschieht weitaus häufiger als wenn Wege zur Rezeption und das Erfragen von Verfügbarkeiten notwendig sind.

Umweltfreundlichkeit

Maßnahmen wie wegfallender Papierdruck oder abbuchbare Zimmerreinigungen sparen natürlich nicht nur Geld, sondern sind auch umweltfreundlicher als die herkömmlichen Varianten. Das ist doch ein willkommener Nebeneffekt!

Feedback & Bewertungen

Gästebewertungen sind der wichtigste Hebel für Buchungen, sowohl über die eigene Webseite als auch über Buchungsportale. Feedback ist nicht nur eine gute Rückmeldung für das Hotel, um den Service kontinuierlich zu verbessern, sondern bewegt auch andere Gäste zu einer Buchung. Mit der digitalen Gästemappe kann während des Aufenthaltes Feedback eingeholt und auch darum gebeten werden, eine Bewertung auf gewünschten Portalen zu hinterlassen. Mit einer Erinnerung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Gäste diese Option wahrnehmen.

Fazit

Die digitale Gästemappe ist ein unverzichtbares Tool für moderne Hotels. Sie verbessert die Kommunikation mit den Gästen, erhöht die Effizienz und reduziert Kosten, während sie gleichzeitig die Umwelt schont. Durch die Verbindung mit dem Property-Management-System können Gästeinformationen automatisch übermittelt und eine nahtlose Guest Journey ermöglicht werden. So profitieren beide Seiten von einem effizienten, modernen und umweltfreundlichen Service, der die Zufriedenheit deiner Gäste steigert und die Hotelprozesse effizienter gestaltet.

Weitere Tipps, die bei Stoßzeiten für eine gute Gästebetreuung sorgen, sind in diesem kostenlosen Guide zu finden: „10 Tipps für hektische Zeiten “