Der ultimative Leitfaden zur effektiven Budgetplanung für Unterkünfte im Jahr 2024

Was versteht man unter einem Unterkunftsbudget?

Ein Unterkunftsbudget ist im Wesentlichen ein finanzieller Fahrplan, der mit den strategischen Zielen deiner Unterkunft übereinstimmt und als Leitfaden dafür dient, wie du innerhalb eines bestimmten Zeitraums (meist eines Geschäftsjahres) Umsatz generierst und Ausgaben planst. Es ist nicht nur ein Tool für die Finanzabteilung, sondern beeinflusst die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen der Betriebsabläufe und bestimmt, wie Ressourcen im geplanten Zeitraum zugeteilt werden.

Ein ausgewogenes Budget für eine Unterkunft berücksichtigt unterschiedliche Einnahmequellen wie Zimmerbuchungen, zusätzliche Services sowie den Verkauf von Speisen und Getränken und bezieht gleichzeitig die Kosten für Betriebsabläufe, Marketing und Gesamtausgaben mit ein.

Warum ist ein Unterkunftsbudget wichtig?

Ein Budget für Unterkünfte ist essenziell, weil es dir hilft, Ressourcen besser zu verteilen, Betriebskosten zu kontrollieren, realistische Umsatzziele zu setzen und dich auf unerwartete Herausforderungen wie plötzliche Ausfälle oder wirtschaftliche Rückgänge vorzubereiten. Wenn all diese Elemente berücksichtigt werden, kann deine Unterkunft ihre Ziele erreichen und unabhängig von makro- oder mikroökonomischen Faktoren stabil bleiben.

Jede Unterkunft benötigt einen soliden Finanzplan, um sicherzustellen, dass die finanziellen Ergebnisse mit den Geschäftszielen übereinstimmen und jede Abteilung ihren Beitrag zur Erreichung dieser Ziele leistet.

Brauchen alle Unterkünfte ein Budget?

Die einfache Antwort lautet: Ja. Ohne ein gut strukturiertes Budget wäre es für deine Unterkunft schwierig, die täglichen Betriebsabläufe zu organisieren und effektiv zu verwalten. Ein Budget sorgt dafür, dass dein Team fokussiert bleibt. Es verbessert die Organisation und optimiert Prozesse. Gleichzeitig bietet es wertvolle Einblicke in die Qualität des Managements deiner Unterkunft.

Verschiedene Arten von Budgets für Unterkünfte

Es gibt verschiedene Arten von Budgets für Unterkünfte, die jeweils auf spezifische Aspekte deiner Finanzplanung zugeschnitten sind. Gemeinsam bieten sie eine umfassende Finanzstruktur, die sicherstellt, dass deine Unterkunft reibungslos und effizient betrieben wird.

Abteilungsbudget

Für jede Abteilung wird ein eigenes Budget erstellt, das sowohl feste als auch variable Ausgaben umfasst. Dazu gehören auch Marketingbudgets, die Mittel und Ressourcen für Marketing- und Werbeaktivitäten zuteilen, die darauf abzielen, Buchungen und Sichtbarkeit zu erhöhen.

Betriebsbudget

Ein Betriebsbudget konzentriert sich, wie der Name schon sagt, auf die täglichen Ausgaben, die für den reibungslosen Betrieb der Unterkunft erforderlich sind. Es deckt wesentliche Kosten wie Lebensmittel- und Getränkevorräte, Versorgungsleistungen, Löhne der Mitarbeiter/-innen und Vorräte für das Housekeeping ab.

Konsolidiertes Budget

Ein konsolidiertes Budget bezieht sich auf die Gesamtausgaben des Unternehmens. Es kombiniert die finanzielle Leistung jeder Abteilung, die einzelnen Abteilungsbudgets und das Gesamtbudget für die gesamte Unterkunft und gibt dir so ein klares Bild über die Gesamtausgaben und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

Bargeldbestände

Bargeldbestände werden genutzt, um den ein- und ausgehenden Cashflow besser zu planen und zu verwalten. Zu den Zuflüssen gehören Darlehen, Investitionen oder Umsätze, während Abflüsse Kosten wie Mitarbeiterlöhne, Miete, Steuern und andere Betriebsausgaben abdecken.

Kapitalbudget

Kapitalbudgets konzentrieren sich auf langfristige Investitionen, wie zum Beispiel das Upgrade auf intelligente Zimmer-Technologie. Anstatt sich auf kurzfristige Renditen zu konzentrieren, sind Kapitalbudgets darauf ausgelegt, zu bewerten, wie sich langfristige Investitionen auf die zukünftige Rentabilität auswirken.

5 Schritte zur Erstellung deines Unterkunftsbudgets

Nachdem wir einige technische Aspekte der Budgetplanung besprochen haben, werfen wir nun einen Blick auf die fünf Schritte zur Erstellung deines Unterkunftsbudgets.

Schritt 1: Sammle Daten

Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Daten zu sammeln. Verschaffe dir zunächst einen Überblick über deine Betriebskosten, einschließlich Personalkosten, Instandhaltung, Versorgungsleistungen, Marketingkosten, Büromaterial, Kosten für Lebensmittel und Getränke, Inventar, Annehmlichkeiten und alle anderen Ausgaben, die zu den täglichen Betriebsabläufen deiner Unterkunft gehören. Zusätzlich solltest du die Schlüsselkennzahlen des letzten Jahres analysieren, wie Belegung, Durchschnittsrate pro Tag (ADR), RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer) und Kosten für die Kundengewinnung.

Du solltest auch Daten aus dem Gästefeedback sammeln. Das kann dir helfen, Bereiche zu identifizieren, die verbesserungswürdig sind und möglicherweise zusätzliche Investitionen erfordern. Wenn Kunden beispielsweise häufig über unbequeme Betten klagen, könnte es sinnvoll sein, in neue Matratzen zu investieren, um das Gästeerlebnis zu verbessern.

Schritt 2: Setze dir Ziele und Vorgaben

Die Festlegung spezifischer, messbarer Ziele für bestimmte Zeiträume ist entscheidend, um die Leistung deiner Unterkunft zu bewerten. Diese individuellen Ziele sollten das übergeordnete Ziel deiner Unterkunft unterstützen.

Schritt 3: Prognose

Die Prognose für Unterkünfte ist entscheidend, um zukünftige Umsätze basierend auf historischen Daten, Markttrends und bevorstehenden Werbeaktivitäten oder lokalen Veranstaltungen vorherzusagen. Die Prognose kann auf Monats-, Quartals- und Jahresbasis erfolgen, um Zeiten mit hoher und niedriger Nachfrage zu identifizieren.

Schritt 4: Zuteilung von Ressourcen

Die Zuteilung von Ressourcen ist ebenfalls eng mit der Prognose verbunden. In Zeiten hoher Nachfrage musst du mehr Ressourcen für Mitarbeiterlöhne einplanen, während in Zeiten geringer Nachfrage weniger Ressourcen benötigt werden. Neben den Betriebskosten solltest du auch berücksichtigen, wie viel du für Marketing, Verbesserungen an der Unterkunft und Technologie einplanen möchtest.

Schritt 5: Überwachen, anpassen, implementieren

Budgets sollten sorgfältig überwacht und regelmäßig angepasst werden, um die Ergebnisse mit den Prognosen zu vergleichen und sicherzustellen, dass du deine strategischen Ziele erreichst. Stelle sicher, dass das Budget auf die Abteilungen verteilt wird und dass alle aktiv zur Erreichung ihrer Leistungskennzahlen beitragen.

Tipps für eine effektive Budgetplanung für Unterkünfte

Um ein effektives Budget für Unterkünfte zu erstellen, fokussiere dich auf die umsatzstärksten Bereiche und weise diesen Aktivitäten mehr Ressourcen zu. Es ist sinnvoll, beim Marketing einen granularen Ansatz zu verfolgen, bei dem jeder Kanal und jede Ausgabe genau erfasst und verbucht wird.

Nutze den prognostizierten Zimmerumsatz, die Belegung, die Durchschnittsrate pro Tag (ADR) und den RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer), um dein Budget fundiert zu gestalten. Schätze den Umsatz mit Speisen und Getränken basierend auf den durchschnittlichen Ausgaben der Gäste, wobei zu beachten ist, dass nicht alle Gäste in der Bar oder im Restaurant deiner Unterkunft essen werden. Achte darauf, das Verhalten der Gäste im Auge zu behalten, um deine Prognosen für das kommende Jahr anzupassen.

Teile bei der Planung der Betriebskosten diese in spezifische Posten auf, um ein genaueres Bild deiner voraussichtlichen Ausgaben zu erhalten. Berücksichtige einen Kapitalbetrag für unerwartete Ausgaben wie Reparaturen oder Notfälle und plane größere Renovierungen strategisch, indem du die Kapitalausgaben über einen längeren Zeitraum verteilst, um zu vermeiden, dass alles auf einmal erledigt werden muss.

Häufige Fehler bei der Erstellung eines Unterkunftsbudgets und wie du sie vermeidest

Zu optimistisch sein

Die Budgetplanung ist herausfordernd, und wir alle möchten, dass unsere Unterkünfte die Erwartungen übertreffen. Zu viel Optimismus kann jedoch zu unrealistischen Zielen führen, was deine Mitarbeiter/-innen frustrieren kann, wenn sie Schwierigkeiten haben, diese zu erreichen. Um das zu vermeiden, solltest du deine Prognosen auf realistischen Daten basieren, die alle Marktbedingungen und die bisherige Leistung berücksichtigen.

Nicht für Unerwartetes vorsorgen

Es wird immer empfohlen, bei der Budgetplanung ein „Polster“ einzuplanen, und Unterkunftsbudgets bilden da keine Ausnahme. Unvorhersehbare Ereignisse – sei es Marktveränderungen, Nachfrageschwankungen, Notfälle oder Probleme in deiner Unterkunft – können sich erheblich auf dein Budget auswirken, wenn du nicht vorbereitet bist. Um diese Falle zu vermeiden, ist es wichtig, einen „Notfallfonds“ in dein Budget einzuplanen. Dieser finanzielle Puffer stellt sicher, dass du abgesichert bist, wenn etwas Unerwartetes passiert, und sorgt dafür, dass deine Unterkunft auf einer stabilen Grundlage bleibt.

Starrheit

Starrheit ist ein weiteres häufiges Problem, da Budgets nicht stagnieren sollten, weil sich Marktbedingungen und betriebliche Anforderungen ständig weiterentwickeln. Die regelmäßige Anpassung der Budgets – je nach Marktvolatilität jährlich oder monatlich – ist der Schlüssel. Eine zu starre Haltung kann zu ungenauen oder unvollständigen finanziellen Prognosen führen, die sich negativ auf die Rentabilität auswirken könnten..

Fazit

In diesem Leitfaden haben wir alle wesentlichen Aspekte der Budgetplanung für Unterkünfte behandelt, um deine Unterkunft optimal auf die Zukunft vorzubereiten und die Rentabilität zu gewährleisten. Wenn deine Mitarbeiter/-innen verstehen, wie man richtig plant, können sie gezielter auf ein übergeordnetes Ziel hinarbeiten. Gleichzeitig hat dein Managementteam eine bessere Kontrolle darüber, wie gut sowohl die Mitarbeiter/-innen als auch die Betriebsabläufe insgesamt funktionieren. Eine effektive Budgetplanung für Unterkünfte ist nicht nur eine Strategie, sondern eine Notwendigkeit.