Wat is een hotelbudget?
In de kern is een hotelbudget je financiële routekaart, die is afgestemd op de strategische doelen van je hotel om te bepalen hoe je geld uitgeeft en genereert in een bepaalde periode (meestal een boekjaar). Het is niet alleen een hulpmiddel voor de financiële afdeling; het is van invloed op de besluitvorming op alle niveaus van je bedrijf en bepaalt hoe middelen worden toegewezen tijdens de budgetperiode.
Een goed uitgewerkt hotelbudget houdt rekening met verschillende inkomstenstromen, zoals kamerreserveringen, aanvullende diensten en de verkoop van eten en drinken, maar ook met operationele kosten, marketingbudgetten en algemene uitgaven.
Waarom is een hotelbudget van belang?
Een hotelbudget is cruciaal omdat het je in staat stelt om middelen effectiever toe te wijzen, bedrijfskosten te beheren, realistische omzetdoelen te stellen en je voor te bereiden op onverwachte uitdagingen, zoals plotselinge problemen met de accommodatie of economische tegenvallers. Door rekening te houden met al deze aspecten, kan je hotel op koers blijven om de gestelde doelen te behalen en succesvol te blijven, ongeacht de macro- en micro-economische factoren.
Elk hotel heeft een solide financieel plan nodig om ervoor te zorgen dat de financiële resultaten in lijn zijn met de bedrijfsdoelen en dat elke afdeling haar steentje bijdraagt aan het behalen van deze doelstellingen.
Hebben alle hotels een budget nodig?
Kort gezegd: ja. Zonder een goed gestructureerd budget wordt het moeilijk om een georganiseerd hotel te behouden en de dagelijkse activiteiten effectief te beheren. Met een budget blijft je team gefocust, het verbetert de organisatie en zijn je processen gestroomlijnd. Daarnaast geeft het je waardevolle inzichten in hoe goed je hotel wordt beheerd.
Verschillende soorten hotelbudgetten
Er zijn verschillende soorten hotelbudgetten, elk gericht op specifieke aspecten van je financiële planning. Samen vormen ze een overkoepelende financiële structuur die ervoor zorgt dat je hotel soepel en efficiënt functioneert.
Afdelingsbudget
Voor elke afzonderlijke afdeling wordt een afdelingsbudget opgesteld, waarbij rekening wordt gehouden met zowel vaste als variabele kosten. Dit omvat ook marketingbudgetten, die geld en middelen toewijzen aan marketing- en promotieactiviteiten die gericht zijn op het vergroten van het aantal boekingen en de zichtbaarheid.
Operationeel budget
Een operationeel budget is gericht op de dagelijkse uitgaven die nodig zijn om het hotel goed te laten functioneren. Denk aan essentiële kosten voor eten en drinken, nutsvoorzieningen, personeelskosten en materiaal voor housekeeping.
Geconsolideerd budget
Een geconsolideerd budget heeft betrekking op de totale uitgaven van het hele bedrijf samen. Het is een combinatie van de financiële prestaties van elke afdeling, individuele afdelingsbudgetten en het totale budget voor de hele accommodatie, wat een duidelijk beeld geeft van de totale uitgaven en de financiële gezondheid van het bedrijf.
Kasbudget
Een kasbudget – of liquiditeitsbudget – wordt gebruikt om de in- en uitgaande cashflow beter te plannen en beheren. Inkomend geld kan bestaan uit leningen, investeringen of verkoopopbrengsten. Voor uitgaande financiën kun je denken aan uitgaven zoals personeelskosten, huur, belastingen en andere operationele kosten.
Kapitaalbudget
Een kapitaalbudget is gericht op langetermijninvesteringen, zoals een upgrade naar slimme kamertechnologie. Een kapitaalbudget wordt opgesteld om te evalueren hoe deze projecten op de langere termijn waarde zullen toevoegen en groei zullen stimuleren, en is dus niet gericht op kortetermijnrendement.
In 5 stappen naar je hotelbudget
Nu we bekend zijn met enkele technische aspecten van budgettering, bespreken we hoe je in 5 stappen je hotelbudget opstelt.
Stap 1: Data verzamelen
De eerste stap is het verzamelen van alle relevante data. Begin met het in beeld brengen van je operationele kosten, inclusief salarissen van medewerkers, onderhoud, nutsvoorzieningen, marketingkosten, kantoorbenodigdheden, kosten voor eten en drinken, inventaris, voorzieningen en alle andere kosten die verband houden met de bedrijfsvoering van je hotel. Daarnaast is het belangrijk om de meest relevante statistieken van vorig jaar te analyseren, zoals bezettingsgraad, gemiddelde dagtarieven (ADR), RevPAR (omzet per beschikbare ruimte) en kosten voor klantenwerving.
Je wilt ook gegevens verzamelen uit feedback van gasten. Hiermee kun je verbeterpunten identificeren waarvoor mogelijk extra investeringen nodig zijn. Als gasten bijvoorbeeld regelmatig melding maken van oncomfortabele bedden, is het misschien tijd om geld uit te trekken voor nieuwe matrassen om de gastervaring te verbeteren.
Stap 2: Doelstellingen en doelen bepalen
Het is belangrijk om specifieke, meetbare doelen voor specifieke tijdsperioden te stellen, zodat je inzicht krijgt in hoe goed je hotel presteert. Deze individuele doelen moeten de bredere doelstelling van je hotel ondersteunen.
Stap 3: Prognose opstellen
Een hotelprognose is essentieel voor het voorspellen van toekomstige inkomsten op basis van historische gegevens, markttrends en komende promotionele activiteiten of lokale evenementen. Voorspellingen kunnen worden gedaan per maand, kwartaal en jaar om periodes van lage en hoge vraag te voorspellen.
Stap 4: Middelen toewijzen
Het toewijzen van middelen is nauw verbonden met voorspellen, omdat je in perioden met een hoge vraag meer middelen moet toewijzen voor de personeelskosten, terwijl je in perioden met een lage vraag minder middelen nodig hebt. Naast de operationele kosten moet je ook nadenken over hoeveel je wilt toewijzen aan marketing, vastgoedverbeteringen en technologie.
Stap 5: Monitoren, aanpassen, implementeren
Budgetten moeten goed worden bewaakt en regelmatig worden aangepast om de resultaten te vergelijken met de prognoses en ervoor te zorgen dat je je strategische doelen haalt. Zorg ervoor dat je het budget deelt met de afdelingen en dat iedereen zich actief inzet om de prestatiestatistiekente behalen.
Tips voor een effectieve hotelbudgettering
Voor een effectief hotelbudget richt je je op de gebieden die de meeste inkomsten genereren en wijs je meer middelen toe aan die activiteiten. Het is ook een goed idee om de marketing gedetailleerd te benaderen, met verantwoording voor elk kanaal en elke afzonderlijke uitgave.
Voorspel voor kamerinkomsten de factoren bezettingsgraad, ADR (gemiddeld dagtarief) en RevPAR (omzet per beschikbare ruimte) om je budget te bepalen. Maak ook een schatting van de inkomsten uit eten en drinken op basis van de gemiddelde uitgaven van gasten, waarbij je in gedachten moet houden dat niet alle gasten de bar of het restaurant van je hotel zullen bezoeken. Houd veranderingen in het gedrag van gasten bij om je prognoses voor het volgende jaar te verfijnen.
Wanneer je een budget opstelt voor de kosten van je bedrijfsvoering, deel dit dan op in specifieke posten zodat je een nauwkeuriger beeld krijgt van je verwachte operationele kosten. Reserveer geld voor onverwachte uitgaven zoals reparaties of noodgevallen en plan grote renovaties strategisch: spreid je kapitaaluitgaven om te voorkomen dat alles in één keer moet worden aangepakt.
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een hotelbudget en hoe je ze vermijdt
Te optimistisch zijn
Budgetteren is niet makkelijk en we willen allemaal dat onze hotels aan de verwachtingen voldoen. Maar overdreven optimisme kan leiden tot onrealistische doelen. Die kunnen vervolgens resulteren in frustratie onder je medewerkers wanneer ze moeite hebben om je te ambitieuze doelstellingen te halen. Voorkom dit door je prognoses te baseren op realistische data die rekening houden met alle marktomstandigheden en prestaties uit het verleden.
Geen rekening houden met het onverwachte
Een buffer is altijd nodig als het gaat om budgettering, en hotelbudgetten vormen hierop geen uitzondering. Onvoorspelbare gebeurtenissen – of het nu gaat om verschuivingen in de markt, schommelingen in de vraag, noodgevallen of problemen binnen je hotel – kunnen je budget aanzienlijk beïnvloeden als je niet voorbereid bent. Om deze valkuilen te voorkomen, is het essentieel om een ‘noodfonds’ in te bouwen als onderdeel van je budget. Met zo'n financiële buffer ben je gedekt als er iets onverwachts gebeurt, waardoor je hotel stabiel blijft.
Inflexibiliteit
Inflexibiliteit is een ander veelvoorkomend probleem, omdat budgetten niet stil mogen blijven staan. De marktomstandigheden en operationele behoeften veranderen namelijk voortdurend. Het is belangrijk om budgetten regelmatig aan te passen. Dit kan jaarlijks of maandelijks gedaan worden, afhankelijk van de grillen van de markt. Wanneer je te star bent, kan dit leiden tot onnauwkeurige of onvolledige financiële voorspellingen die de winstgevendheid negatief kunnen beïnvloeden.
Conclusie
In deze handleiding hebben we alle essentiële aspecten van hotelbudgettering behandeld om je hotel beter voor te bereiden op de toekomst en te zorgen voor winstgevendheid. Als je begrijpt hoe je goed budgetteert, stel je je personeel beter in staat om naar een overkoepelend doel toe te werken en kan je managementteam zowel de medewerkers als de algehele bedrijfsvoering beter aansturen. Effectieve hotelbudgettering is niet alleen een strategie, het is een noodzaak voor succes.
.webp)