Qu'est-ce qu'un plan budgétaire hôtelier ?
Le plan budgétaire d'un hôtel peut être considéré comme votre feuille de route financière. Il est en adéquation avec les objectifs stratégiques de votre hôtel et présente les dépenses que vous devrez effectuer et les revenus que vous devrez générer au cours d'une période donnée, généralement un exercice. Il ne s'agit pas seulement d'un outil destiné à votre service Finances : il impacte la prise de décisions à tous les niveaux de l'entreprise et détermine la stratégie d'allocation des ressources pour l'exercice concerné.
Un plan budgétaire précis englobe différentes sources de revenus, telles que les réservations, les services supplémentaires et les ventes de votre département F&B, tout en tenant compte de vos frais de fonctionnement, des fonds pour soutenir votre stratégie marketing, et de vos dépenses globales.
Plan budgétaire d'un hôtel : quelle importance ?
Le plan budgétaire d'un hôtel est crucial, car il vous aide à appuyer votre stratégie d'allocation des ressources, à gérer vos frais d'exploitation, à fixer des objectifs réalistes en matière de revenus et à mieux gérer les imprévus, tels que les pannes système (et les coûts liés) ou les replis de l'activité. En tenant compte de tous ces éléments, votre hôtel bénéficie d'un cap clair pour atteindre ses objectifs et se maintenir à flot, quel que soit le contexte micro ou macroéconomique.
Chaque hôtel a donc besoin d'un plan financier solide pour veiller à ce que ses résultats financiers soient en adéquation avec ses objectifs commerciaux. Et pour réaliser ces objectifs, chaque département a son rôle à jouer.
Tous les hôtels ont-ils besoin d'un plan budgétaire ?
La réponse est simple : oui. Sans un plan budgétaire bien structuré, il serait très difficile pour votre hôtel de gérer et d'organiser efficacement ses opérations quotidiennes. Un plan budgétaire optimise vos processus et améliore votre organisation, tout en vous permettant de mieux comprendre votre situation financière grâce à des données précieuses.
Les différents types de plans budgétaires hôteliers
On distingue plusieurs types de plans budgétaires et chacun d'entre eux vise à répondre à des enjeux spécifiques. Une fois tous ces plans budgétaires réunis, vous bénéficiez d'une représentation complète de votre structure financière, ce qui vous permet d'assurer un fonctionnement optimal de votre hôtel et de ses opérations.
Plan budgétaire par département
Ce type de plan est conçu pour chaque département de manière individuelle, en tenant compte de ses dépenses fixes et variables. Il comprend également les budgets marketing, c'est-à-dire les fonds et ressources alloués pour soutenir les différentes activités promotionnelles visant à stimuler les réservations (contenu disponible en anglais) et à renforcer la visibilité de la marque.
Plan budgétaire opérationnel
Comme son nom l'indique, ce plan est axé sur les dépenses quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement de l'hôtel. Il couvre les frais essentiels, tels que la nourriture et les boissons, les charges (eau, électricité, etc.), le salaire des employés ainsi que le matériel et les fournitures d'entretien et de nettoyage.
Plan budgétaire consolidé
Ce plan fait référence aux dépenses globales de l'ensemble de l'entreprise. Il englobe les résultats financiers de chaque département et leurs budgets respectifs ainsi que le budget global de l'ensemble de l'établissement. Vous obtenez alors une représentation fidèle et claire des dépenses totales de votre entreprise et de sa santé financière.
Plan budgétaire de trésorerie
Ce plan est utilisé pour améliorer la planification et la gestion des flux de trésorerie entrants et sortants. Les flux entrants peuvent inclure les revenus des ventes tandis que les flux sortants englobent le salaire des employés, le loyer, les impôts et taxes et autres frais de fonctionnement.
Plan budgétaire sur les immobilisations
Ce plan est axé sur les investissements à long terme, par exemple, les frais engagés pour transformer vos chambres d'hôtel en chambres intelligentes équipées des technologies dernier cri. Il ne tient pas compte des rendements à court terme et a pour objectif d'évaluer la viabilité, autrement dit, la rentabilité financière de ces projets à long terme.
Établir le plan budgétaire de votre hôtel : cinq étapes clés
Maintenant que vous êtes au point avec les subtilités techniques liées aux plans budgétaires, découvrons les cinq étapes à suivre pour établir celui de votre hôtel.
Étape n° 1 : rassembler des données
La première étape consiste à rassembler autant de données pertinentes que possible. Pour commencer, il est fondamental de bien comprendre vos frais de fonctionnement, y compris le salaire de vos employés, vos frais de maintenance, vos charges, vos dépenses marketing, vos fournitures de bureau, les coûts liés à votre département F&B, à votre inventaire et à vos équipements, et toutes autres dépenses relatives aux opérations quotidiennes de votre hôtel. De plus, vous devez analyser les indicateurs clés de performance de l'exercice précédent, notamment vos taux d'occupation, votre ADR, votre RevPAR ainsi que vos coûts d'acquisition client.
N'oubliez également pas de collecter des données sur les avis et commentaires des clients. Ces informations vous aideront à identifier vos axes d'amélioration et donc, les dépenses supplémentaires que vous devrez engager en ce sens. Par exemple, si vos clients vous font régulièrement savoir que les lits de vos chambres ne sont pas confortables, il peut être judicieux de prévoir un budget pour l'achat de matelas de meilleure qualité afin d'améliorer l'expérience client.
Étape n° 2 : avoir des objectifs
Se fixer des objectifs spécifiques et quantifiables pour des périodes données est primordial pour obtenir une meilleure visibilité sur les performances de votre hôtel. Chaque objectif que vous vous fixez doit venir appuyer et être en adéquation avec les ambitions globales de votre hôtel.
Étape n° 3 : faire des prévisions
Les prévisions hôtelières (contenu disponible en anglais) sont une pratique qui consiste à estimer les revenus futurs en se basant sur des données historiques, des tendances du marché et des activités promotionnelles ou événements locaux à venir. Ces projections peuvent être effectuées tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans afin de prévoir les périodes de forte affluence et les périodes creuses.
Étape n° 4 : allouer des ressources
L'allocation des ressources est intimement liée aux prévisions, car dans les périodes où la demande est forte, vous devez allouer plus de ressources aux salaires des employés, et inversement en périodes creuses. Et ce n'est pas tout ! Vous devez également déterminer le budget que vous souhaitez allouer à vos stratégies marketing, à vos initiatives pour améliorer votre établissement et à votre environnement technologique.
Étape n° 5 : suivre, ajuster et mettre en œuvre
Si vous voulez comparer vos résultats à vos prévisions et vous assurer que vous atteindrez vos objectifs stratégiques, effectuez un suivi rigoureux et des ajustements réguliers de vos plans budgétaires. Un bon conseil : partagez-les avec tous vos départements et veillez à ce que toutes les parties prenantes s'efforcent de réaliser leurs objectifs de performance.
Bonnes pratiques pour établir un plan budgétaire hôtelier solide
Pour établir un plan budgétaire hôtelier solide, concentrez-vous sur les aspects qui génèrent le plus de revenus et allouez-leur davantage de ressources. Adoptez également une approche granulaire en matière de marketing et tenez spécifiquement compte de chaque canal et de chaque dépense.
En ce qui concerne les revenus générés par les chambres, faites des prévisions pour estimer les taux d'occupation, l'ADR et le RevPAR et ainsi pouvoir définir un budget en conséquence. De la même manière, estimez les revenus de votre département F&B sur la base des dépenses moyennes des clients. Gardez toutefois à l'esprit que tous les clients ne fréquentent pas le bar ou le restaurant de votre hôtel. Assurez-vous également de suivre l'évolution des habitudes de consommation de vos clients afin d'affiner vos projections pour l'année suivante.
Lorsque vous définissez le budget de vos frais de fonctionnement, divisez ces derniers en plusieurs postes de dépenses. De cette façon, vous obtiendrez un prévisionnel plus précis de vos coûts d'exploitation. Pensez à inclure un certain montant pour couvrir les dépenses imprévues, telles que des réparations ou des urgences, et planifiez les travaux de rénovation de votre établissement de manière stratégique en échelonnant les dépenses d'investissement, afin de ne pas devoir tout régler en même temps.
Établir un plan budgétaire hôtelier : les principales erreurs et comment les éviter
Faire preuve d'un excès d'optimisme
Établir un plan budgétaire n'est pas une mince affaire et chaque hôtelier souhaite que son hôtel dépasse tous les objectifs fixés. Seulement, l'excès d'optimisme est souvent synonyme d'objectifs difficiles, voire impossibles, ce qui peut être source de frustration pour votre personnel, particulièrement s'il n'arrive pas à les atteindre. Pour éviter cette situation, basez vos prévisions sur des données réalistes qui tiennent compte des conditions du marché dans son ensemble et des performances passées.
Omettre les imprévus
On dit toujours qu'il faut avoir un « coussin financier » lorsque l'on fait des prévisions budgétaires. L'hôtellerie ne déroge pas à cette règle d'or. Qu'il s'agisse d'évolutions du marché, de fluctuations de la demande, d'urgences ou de problèmes dans votre hôtel, tous les événements que vous ne pouvez pas anticiper sont susceptibles d'avoir un impact considérable sur votre budget, surtout si vous êtes pris de court. C'est pourquoi il est primordial de prévoir un « fonds d'urgence » dans votre plan budgétaire. Ce matelas de sécurité vous permet de faire face aux imprévus tout en maintenant l'équilibre financier de votre hôtel.
Le manque de flexibilité
Il s'agit d'un autre problème très répandu. Les plans budgétaires ne devraient jamais rester au point mort, car les conditions du marché et les besoins opérationnels ne cessent d'évoluer. Il est donc crucial de les ajuster régulièrement (mensuellement ou annuellement, en fonction de la volatilité du marché). Faire preuve d'une trop grande rigidité peut entraîner des prévisions financières erronées ou incomplètes susceptibles d'avoir un impact négatif sur votre rentabilité.
Conclusion
Dans cet article, nous vous avons présenté les principaux aspects à prendre en compte pour établir un plan budgétaire hôtelier solide qui vous aidera à assurer votre rentabilité et votre réussite à long terme. En comprenant et en appliquant les bonnes pratiques en matière de plan budgétaire, vos équipes seront en mesure de travailler plus efficacement pour atteindre un objectif plus large. Votre équipe de direction, quant à elle, aura une visibilité accrue sur les performances des employés et de vos opérations globales. Un plan budgétaire hôtelier efficace n'est pas seulement une stratégie, c'est un facteur clé de réussite.
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